Krankenfahrten und Krankentransporte: Die wichtigsten News und Infos

Lukas Tekath

Tekath Taxi- und Mietwagen

Deutsches Medizinrechenzentrum

Das sollten Sie zu Krankenfahrten und -transporten wissen

  • News und Informationen
  • Für Anbieter von Taxi/Mietwagen, Rollstuhlfahrten, Krankentransporten und mehr
  • Mit Ausfüllhilfe zum neuen Muster 4

Gewusst
wie

Krankenfahrten und Krankentransporte: Die wichtigsten News und Infos

Als Anbieter von Krankenfahrten oder Krankentransporten ist es nicht immer einfach, den Überblick über alle relevanten Informationen und Neuigkeiten zu behalten. Egal, ob es um den Transportschein (Muster 4), um Positionsnummern oder um passende Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) geht: Wir haben hier alles Wichtige für Sie zusammengetragen.

LEGS und IK - Alle wichtigen Infos für Anbieter von Krankenfahrten und Krankentransporten

Egal, ob Sie sich auf Krankentransporte, Rollstuhl-/Liegend-/Sitzend-Fahrten oder ähnliches spezialisiert haben oder lediglich Krankenfahrten neben dem üblichen Taxi-Geschäft anbieten: Ohne bestimmte Kennzeichen geht gar nichts! Damit die Abrechnung mit den Krankenkassen oder sonstigen Kostenträgern funktioniert, sind ein Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) sowie ein Institutionskennzeichen (IK) notwendig.

IK
LEGS
Institutionskennzeichen

Institutionskennzeichen

Das Institutionskennzeichen, kurz IK, ist eine bundesweit gültige eindeutige Identifikation für alle Leistungserbringer im Gesundheitswesen, die mit den gesetzlichen Kassen abrechnen möchten. Es handelt sich beim IK um eine neunstellige Zahl, die wie folgt aufgebaut ist:

  • Ziffer 1-2: „Klassifikation“ – Art der Einrichtung oder die Branche
  • Ziffer 3-4: „Regionalbereich“ – Bundesland der Einrichtung
  • Ziffer 5-8: „Seriennummer“ – fortlaufende ID
  • Ziffer 9: Prüfziffer

Wir haben für Sie gesondert zusammengestellt, wie Sie ein IK beantragen können.

MEHR ZU DEN INSTITUTIONSKENNZEICHEN
Leistungserbringergruppenschlüssel

Leistungserbringergruppenschlüssel

Jede Preisvereinbarung im deutschen Gesundheitswesen zwischen den Krankenkassen und den Leistungserbringern ist ein eindeutiger Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) zugeordnet – auch bei Krankentransporten bzw. -fahrten. Der siebenstellige Schlüssel setzt sich aus dem 2-stelligen Abrechnungscode (AC) der Preisvereinbarung, dem 2-stelligen Geltungsbereich und der 3-stelligen Vertragsnummer. Die letzten fünf Ziffern bilden das Tarifkennzeichen (TK). In der Regel können Sie den LEGS Ihrer Vergütungsvereinbarung mit den Kostenträgern bzw. den Verbänden entnehmen. Falls nicht, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner.
 

Weitergehende Infos zu den LEGS

Positionsnummern für Krankentransporte und Krankenfahrten

Für die Abrechnung von Leistungen im Bereich Krankentransport sind Positionsnummern unerlässlich. Mit diesen sechsstelligen Nummern lassen sich Leistungen direkt zuweisen. So sind die Positionsnummern aufgebaut:

  • Verordnungsart (1. Stelle): Die erste Stelle der Positionsnummer sagt aus, um welche Form des Transport es sich handelt bzw. welcher Dienstleister diesen macht. Handelt es sich um einen Notarztwagen (1), ein Taxi (5) oder gar um einen Transport über Luft (8 und 9)?
  • Transportart (2. Stelle): Die genaue Angabe zu der Fahrt wird in der zweiten Stelle definiert. Hier wird angegeben, ob es z.B. ein Mehrpersonentransport (2) oder eine Fahrt mit Tragestuhl (4) ist. 
  • Tarifart (3. und 4. Stelle): Diese Position der Nummer gibt den Tarif an. Das können Pauschaltarife (ab 01), Streckentarife (ab 30), Zeittarife (ab 50), Mehrpersonentransporte (ab 63) oder „Sondertarife, Zuschläge, Ausstattung“ (ab 70). Zu letzterem gehört z.B. die Reinigung und Desinfektion der Fahrzeuge.
  • Ausprägungen (5. und 6. Stelle): Die „Ausprägung“ bezeichnet zum einen die Art und Weise, wie der Fahrgast behandelt wird. Geht es z.B. um die Fahrt zu bzw. von einer Krankenhausbehandlung (01 und 02) oder einer ambulanten Operation (10)? Zum anderen wird hier auch definiert, ob es sich um eine Serienfahrt handelt (30–39).

Gesammelt sind die Nummern im sogenannten „Bundeseinheitliches Positionsnummernverzeichnis für Krankentransportleistungen“. Online finden Sie ein Verzeichnis des GKV zum Anschauen und Herunterladen: PDF VOM 15.03.2010 (12 KB). Hier finden Sie mehr Informationen zu den Positionsnummernverzeichnissen.

Der Transportschein – die Basis der Krankenfahrt oder des Krankentransports

Damit eine Krankenfahrt oder ein Krankentransport überhaupt mit den Kassen abgerechnet werden kann, sind Transportscheine, auch Muster 4 genannt, unerlässlich. So eine „Verordnung einer Krankenbeförderung“ wird vom Arzt ausgestellt. Beispielsweise, wenn eine stationäre Behandlung notwendig ist, ein ambulanter Patient einen hohen Pflegegrad hat oder hochfrequente Behandlungen (z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien oder Chemotherapien) anstehen.

Auf Grundlage gesetzlicher Änderungen gibt es seit April 2019 eine neue Fassung des Musters 4. Bisher mussten die meisten Fahrten immer erst von der Kasse genehmigt werden, bevor diese angetreten werden durften – was in der Praxis fast schon unmöglich war. Doch eine sogenantne „Genehmigungsfiktion“ sorgt dafür, dass bestimmte Fahrten auch ohne vorherige Absprache mit den Kostenträgern verordnet werden können. In Frage kommt das bei Patienten, die eine der folgenden Bedingungen aufweisen: 

  • Schwerbehindertenausweis mit dem Merkzeichen „aG“ (außergewöhnliche Gehbehinderung), „Bl“ (Blindheit) oder „H“ (Hilflosigkeit)
  • Pflegegrad 4 oder Pflegegrad 5
  • Pflegegrad 3, sofern man zuvor bereits mit Pflegestufe 2 eingestuft wurde (Hinweis: Die alten Pflegestufen wurden am 1. Januar 2017 durch die neuen Pflegegrade abgelöst.)
  • Pflegegrad 3, sofern ärztlich eine dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung festgestellt wurde.

Für alle Versicherte, auf die keine dieser Bedingungen zutrifft, ist weiterhin eine vorherige Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig. Auch für Fahrten zu hochfrequenten Behandlungen (wie z.B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien oder Chemotherapien) ist – unabhängig vom Pflegegrad – auch eine Genehmigung notwendig.

Die Vorderseite des neuen Muster 4: Darauf sollten Sie beim Ausfüllen bzw. Überprüfen achten

1 Zuzahlung
2 Krankenkasse & Versichertendaten
3 Beeinträchtigung
4 Hin-/Rückfahrt
5 Genehmigungsfreie Fahrten
6 Genehmigungspflichtige Fahrten
7 Behandlung
8 Beförderung
9 Stempel & Unterschrift
Zuzahlung

1 Zuzahlung

Die komplette Vorderseite des Transportscheins füllt nur der behandelnde Arzt aus. Auch z. B. das Feld, in dem festgelegt wird, ob die Fahrt zuzahlungspflichtig oder zuzahlungsbefreit ist. „Zuzahlungsfrei“ wird in der Regel nur bei Arbeitsunfällen oder bei Vorlage eines Befreiungsausweises angekreuzt.

Krankenkasse & Versichertendaten

2 Krankenkasse & Versichertendaten

Vollständige und korrekte Bezeichnung der Krankenkasse des Versicherten unbedingt eintragen. Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Adresse des Versicherten ebenfalls notieren. Ist die Adresse nicht Start- bzw. Zieladresse, wird diese unter „Sonstiges“ (ganz unten) eingetragen. Hier werden auch festgehalten: Kostenträgerkennung und Versicherten-Nr. (beides steht auf der Gesundheitskarte), Status (Mitglied, Familienangehöriger, Rentner), Betriebsstätten-Nummer, Arztnummer und Ausstellungsdatum der Verordnung. Das Ausstellungsdatum muss immer eingetragen sein!

Beeinträchtigung

3 Beeinträchtigung

Hier kreuzt der Arzt den Auslöser für die Gesundheitsschädigung an. Zu Auswahl stehen „Unfall, Unfallfolge“ und „Arbeitsunfall, Berufskrankheit“. Es wird entweder Unfall/Unfallfolge oder Arbeitsunfall/Berufskrankheit angekreuzt. Ergänzend zu beiden kann auch „Versorgungsleiden“ angekreuzt werden. Trifft keine der zur Auswahl stehenden Fälle zu, dann diese Felder leer lassen.

Hin-/Rückfahrt

4 Hin-/Rückfahrt

Der Arzt legt fest, ob die Verordnung für Hin- und Rückfahrt oder nur für eine Strecke gilt. (Mindestens eines der beiden Felder muss angekreuzt sein.) Ein Transportschein, der nur eine Rückfahrt ermöglicht, könnte z. B. ausgestellt werden, wenn ein mobiler Patient mit dem Bus zum Arzt fährt und dort ein Kniespiegelung erhält. Entsprechend beeinträchtigt, benötigt der Versicherte dann für den Rückweg eine Krankenfahrt.

5 Genehmigungsfreie Fahrten

„Voll-/teilstationäre Krankenhausbehandlung“ wird angekreuzt, wenn es sich um eine Aufnahmefahrt, Entlassungsfahrt oder um eine Fahrt zu/von einer teilstationären Behandlung handelt. Auch kann ein „anderer Grund“ gewählt werden – wie z. B. ambulante Operationen, eine Patientenverlegungen oder eine Fahrt zu einem Hospiz (bitte in das Feld dahinter unbedingt angeben). Bei OP oder Nachsorge das entsprechende Datum dann ganz unten auf der Seite unter „Sonstiges“ eintragen. Wird „vor-/nachstationäre Behandlung“ angekreuzt, bitte unter „Sonstiges“ das Aufnahmedatum (bei vorstationär) oder das Datum der stationären Zeit (bei nachstationär) eintragen.

Genehmigungspflichtige Fahrten

6 Genehmigungspflichtige Fahrten

Der behandelnde Arzt kreuzt hier bei an, ob eine „hochfrequente Behandlung“, eine „dauerhafte Mobilitätseinschränkung“ oder ein „anderer Grund“ der Beförderung vorliegt.

Behandlung

7 Behandlung

Hier trägt der Arzt den Behandlungstag bzw. die Behandlungsfrequenz ein. Das Datum unbedingt eintragen! Bei Serienfahrten zusätzlich ein voraussichtliches Enddatum und die Anzahl der Fahrten nennen. Die Adresse der „Behandlungsstätte“ muss nur dann genannt werden, sofern diese von der im Arztstempel genannten Adresse abweicht.

8 Beförderung

An dieser Stelle legt der Arzt fest, welche Art der Beförderung und ggf. welche technische Ausstattung in Anspruch genommen werden soll.

Stempel & Unterschrift

9 Stempel & Unterschrift

Hier ist zwingend erforderlich, dass die Unterschrift des ausstellenden Arztes sowie ein gültiger Stempel gesetzt werden. Eine Unterschrift mit Angaben wie „i. A.“ oder dergleichen ist nicht zulässig. Ganz wichtig: Werden auf der Vorderseite des Muster 4 irgendwelche Angaben nachträglich geändert der ergänzt, ist hierfür eine erneute Unterschrift des Arztes samt Stempel und Datumsangabe notwendig!

Zuzahlung

Krankenkasse & Versichertendaten

Beeinträchtigung

Hin-/Rückfahrt

Genehmigungspflichtige Fahrten

Behandlung

Stempel & Unterschrift

Beachten Sie im Bereich 1. d) auf der Verordnung: Falls der Fall „Merkzeichen aG, Bl, H, Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung, Pflegegrad 4 oder 5“ vorliegt, handelt es sich nach aktueller Gesetzeslage (s. o.) um eine Verordnung, die nicht mehr genehmigt werden muss. Ist hier das entsprechende Feld angekreuzt, gilt die Verordnung also genaugenommen als bereits genehmigt! (Es ist zu erwarten, dass diese fehlerhafte Stelle auf dem Muster 4 in zukünftigen Versionen korrigiert werden wird.)

Die Rückseite des neuen Muster 4: Darauf sollten Sie beim Ausfüllen bzw. Überprüfen achten

1 Bestätigung
2 Zuzahlungsbefreiung
3 Stempel & Unterschrift
4 Abrechnung
Bestätigung

1 Bestätigung

Während die Vorderseite des Transportscheins ausschließlich vom Arzt auszufüllen ist, tragen die Daten auf der Rückseite die Anbieter der Fahrt bzw. die Krankenkasse aus. Unter „Bestätigung“ wird jede der verordneten Fahrten eingetragen. Hier angegeben werden das Datum, an dem die Fahrt absolviert wurde, Start und Ziel der Fahrt und ob es eine Hin- oder Rückfahrt ist. Die Nennung der Arztpraxis reicht unter „Fahrtstrecke“ nicht aus; es müssen immer Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer angegeben werden. Der Versicherte bestätigt jede Fahrt mit seiner Unterschrift.

Zuzahlungsbefreiung

2 Zuzahlungsbefreiung

Wenn der Versicherte keine Zuzahlung leisten muss, müssen unterhalb des Bereichs „Bestätigung des Transporteurs“ beide Datumsangaben des Befreiungsausweises eintragen werden.

Stempel & Unterschrift

3 Stempel & Unterschrift

Hier dürfen die Unterschrift sowie der Firmenstempel des Fahrdienstes nicht fehlen.

Abrechnung

4 Abrechnung

Wer über DMRZ.de abrechnet, braucht die Felder unten nicht ausfüllen. Bei der Abrechnung werden die Daten im DMRZ.de-System eingetragen und elektronisch an die Kostenträger übertragen. Darüberhinaus eignet sich das Feld „Rechnungsnummer“ auch für weitere Angaben – wie z. B. die gefahrenen Kilometer oder der Fahrtpreis (mehr dazu weiter unten).

Bestätigung

Zuzahlungsbefreiung

Stempel & Unterschrift

Abrechnung

Transportscheine abrechnen: Rückläufer vermeiden

Ist ein Transportschein falsch ausgefüllt, ist der Ärger groß. Denn Fahrer und Taxiunternehmer dürfen Korrekturen auf der Vorderseite der Verordnung nicht selber vornehmen. Nur der behandelnde Arzt darf den Krankentransportschein ausfüllen, ergänzen und ändern. Ist eine Verordnung fehlerhaft, sorgt das später bei der Abrechnung mit der Krankenkasse für Rückläufer und somit zu Verzögerungen bei der Auszahlung.

Praktisch: Wenn Sie als Taxiunternehmen oder Krankentransportdienst über DMRZ.de mit den Krankenkassen abrechnen, warnt Sie unsere Plausibilitätsprüfung automatisch vor fehlerhaften Angaben. Und das noch, bevor Sie den Rechnungslauf starten.

An anderer Stelle haben wir weit mehr Informationen rund um den Transportschein zusammengefasst. 

Gratis-Poster für Anbieter von Krankenfahrten und -transporten

Um Ihrer Prüfpflicht nachzukommen, erklärt Ihnen unser Poster Schritt für Schritt, wie die verschiedenen Felder eines Transportscheins auszufüllen sind. Gerne können Sie das Poster bei uns bestellen – wir schicken es Ihnen kostenlos zu.

Poster kostenlos bestellen

Alle Unterschiede erklärt: Rundfahrten, Zielfahrten und Sammelfahrten

  • Rundfahrt: Eine Fahrt mit Wartezeit (und anschließender Rückfahrt) bezeichnet man als Rundfahrt.
  • Zielfahrt: Eine Fahrt ohne Wartezeit (und anschließender leerer Rückfahrt) bezeichnet man als Zielfahrt. Für eine Zielfahrt erhalten Sie von den Krankenkassen pro Kilometer etwa doppelt soviel Geld wie für eine Rundfahrt.
  • Sammelfahrt/-transporte: Bei Sammelfahrten und -transporten gilt die anteilige Berechnung. Das heißt: Pro befördertem Versicherten ist ein Anteil der Vergütung für die gemeinsam zurückgelegte Krankenfahrt abrechnungsfähig. Oft ist bei einer Sammelfahrt von zwei Versicherten die Vergütung hälftig, bei drei Versicherten zu einem Drittel pro Person anzusetzen usw. Je nach Land ist aber auch eine ganz anderere Verteilung möglich.

Hier finden Sie umfassendere Informationen zu Rundfahrten, Zielfahrten und Sammelfahrten/-transporten

Serienfahrten mit unterschiedlichen Wartezeiten abrechnen

Bei einer Serienfahrt fährt ein Taxiunternehmen oder ein anderer Fahrdienst denselben Patienten an mehreren Tagen vom gleichen Ort (z. B. von zu Hause) ins Krankenhaus bzw. zum Arzt. Die Verordnung dieser Fahrten muss mit den Krankenkassen als sogenannte Serienfahrt abgerechnet werden. So kommen Serienfahrten beispielsweise bei Dialysepatienten vor, wenn schon bei der Verordnung der Krankenfahrt feststeht, dass der Patient regelmäßig transportiert werden muss. Der Taxifahrer holt den Patienten dann zu Hause ab und bringt ihn ins Krankenhaus. Je nach Behandlungsdauer wartet er vor dem Krankenhaus, um den Patienten im Anschluss zurück nach Hause zu bringen. Diese Wartezeit kann unterschiedlich lang ausfallen und muss in der Abrechnung gesondert erfasst werden.

Schnell und einfach abrechnen: Serienfahrten

Rechnen Sie Ihre Serienfahrten über DMRZ.de ab, lassen sich auch unterschiedliche Wartezeiten sehr einfach und komfortabel eingeben. Verwalten Sie sämtliche Abrechnungen über das DMRZ.de-System. Und sparen Sie wertvolle Zeit. So einfach geht Abrechnung heute!

Mehr zur Abrechnung

Hier haben wir für Sie weiterführende Details zur Abrechnung von Serienfahrten mit DMRZ.de zusammengestellt.

Zuzahlung bei Transportverordnungen: Darauf müssen Sie achten

Viele Transportleistungen sind für den Fahrgast zuzahlungspflichtig. Deswegen sollten Sie als Anbieter von Taxi/Mietwagen, Rollstuhlfahrten oder Krankentransporten immer das Thema Umsatzsteuer im Blick behalten. Sind Sie als Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, rechnen Sie Ihre Leistungen bei den Kassen ganz normal mit der Umsatzsteuer ab. Doch bei Zuzahlungsrechnungen an die Patienten sollten Sie dies nicht tun: Aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht werden die Leistung nicht gegenüber dem Versicherten erbracht. Tatsächlich erfolge die Lieferung umsatzsteuerrechtlich an die Krankenkassen, so das Bundesfinanzministerium. Bei Abrechnungen an den Versicherten gibt es nun zwei Möglichkeiten, diese rechtskonform zu gestalten.

  • Einerseits kann die Krankenkasse als Leistungsempfänger bezeichnet werden, zum Beispiel durch Hinzufügen folgenden Satzes auf der Rechnung: „Leistungsempfänger ist die Krankenkasse. Diese Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.“ auf der Rechnung.

  • Andererseits besteht die Möglichkeit, auf den gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer zu verzichten.

Wir haben für Sie ausführliche Informationen zum Vorsteuerabzug in Zuzahlungsrechnungen zusammengetragen. Nutzen Sie DMRZ.de, um mit den Kassen abzurechnen und Zuzahlungsrechnungen an die Versicherten auszustellen, dann brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Wir haben den Satz „Leistungsempfänger ist die Krankenkasse. Diese Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.“ automatisch in Zuzahlungsrechnungen mit eingebaut. So sind Sie mit DMRZ.de in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Praktische Features: Navi-Anbindung und Umsatzstatistiken

  • Statistik-Funktion: Allen Taxi-, Mietwagen- und Krankentransportkunden, die über DMRZ.de ihre Fahrten mit den Krankenkassen abrechnen, steht eine umfassende Statistikfunktion zur Verfügung. Beispielsweise können Sie den Erlös oder Umsatz nach Krankenkassen, Patienten, Rechnungstyp oder Pflegegrad analysieren. Erfahren Sie hier, was Ihnen die Statistik-Funktion noch alles bietet.
  • Navi-Anbindung: Die DMRZ.de Krankentransport- und Taxisoftware bietet mit der Fahrtenplanung ein geniales Modul zur Disposition von Fahrten an. Zur Vernetzung zwischen Zentrale und allen Fahrzeugen können Sie entweder die Krankentransport-App oder aber TomTom-Navigationsgeräte verwenden. Hier haben wir für Sie zusammengetragen, was alles die Anbindung von TomTom-Navis bietet und wie die Einrichtung funktioniert.

OnTrabio: Kennen Sie schon die Mobilitätshilfe von DMRZ.de?

Mobilität ist vor allem für jene ein schwierig, die aufgrund einer Behinderung nur erschwert am gemeinschaftlichen und kulturellen Leben teilnehmen können. Denn Bahnhöfe, Busse, Straßenbahnen und Züge sind nicht immer behindertengerecht. Und zudem sind nicht alle Ecken an den öffentlichen Nahverkehr angebunden. 

Für diesen Zweck bieten viele Städte und Landkreise einen Beförderungsdienst für schwerstbehinderte Menschen an. Doch das ist einfacher gesagt als getan! Das Verwalten eines solchen Angebots ist überaus komplex. Hier kommt DMRZ.de ins Spiel: Das Deutsche Medizinrechenzentrum hat mit OnTrabio ein einfaches und günstiges System entwickelt, mit dem die Mobilitätshilfen geplant, verwaltet und abgerechnet werden können.

Die Ausgestaltung eines Mobilitätsangebotes kann von Kommune zu Kommune sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund lässt sich OnTrabio ganz an den Bedarf der jeweiligen Stadt individualisieren. DMRZ.de dient dabei als Bindeglied zwischen Sozialverwaltung und der Beförderungsunternehmen. Zu den begeisterten Nutzern von OnTrabio gehören unter anderem Städte wie Karlsruhe.

Erfahren Sie hier, wie genau die Mobilitätshilfe funktioniert. Und hier lesen Sie, wie Sie sich als Transportunternehmen registrieren können.

Rückruf-Service Rückrufe erfolgen in der Regel Mo.-Fr.: 8.30-17.00 Uhr
Interessenten-Hotline 0211 6355-9087 Mo.-Fr.: 8.30-17.00 Uhr
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