So werden Transportscheine richtig ausgefüllt und abgerechnet

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So werden Transportscheine richtig ausgefüllt und abgerechnet

Für Taxi- und Mietwagenunternehmen sowie Rettungsdienste sind Krankenfahrten und -transporte ein wichtiges Standbein – hier ist der Transportschein unerlässlich. Ohne einen Transportschein ist eine solche Fahrt nicht möglich. Ärgerlich, sollte die Verordnung einer Krankenbeförderung – so die offizielle Bezeichnung des als Muster 4 bekannten Transportscheins – falsch ausgefüllt worden sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Transportscheine korrekt ausfüllen bzw. worauf Sie bei der Überprüfung achten sollten. Und welche Änderungen der neue Transportschein vom Juli 2020 im Vergleich zu den älteren Fassungen hat.

Der Weg zum Arzt, zur Dialyse, zu Routineuntersuchungen oder zur Tagespflege ist für jene Menschen, die pflegebedürftig sind, sehr beschwerlich. Ohne Hilfe können diese Menschen nicht am alltäglichen Leben teilnehmen. Für diese Zwecke bieten die Krankenkassen an, die Kosten des Transports (ganz oder teilweise) zu übernehmen. Hierfür stellen die behandelnden Ärzte die Verordnung einer Krankenbeförderung, auch Transportschein genannt, aus.

Die Gründe für solche Verordnungen können unterschiedlich sein:

  • bei einer stationären Behandlung, sofern eine medizinische Notwendigkeit vorliegt
  • bei ambulant behandelten Patienten, die einen hohen Pflegebedarf haben oder sehr schwer erkrankt sind
  • bei hochfrequenten Behandlungen über längere Zeit (z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien, Chemotherapien oder dergleichen)

Es gibt weit mehr Gründe, die für die Verordnung einer Krankenbeförderung sprechen. Was definitiv nicht von der Krankenkasse getragen wird, sind z. B. Fahrten zum Arzt, um lediglich Befunde oder Rezepte abzuholen. Und Patienten die einigermaßen mobil sind, werden in vielen Fällen ebenfalls keine Verordnungen erwarten können. 

Was ist ein Transportschein?

Die Krankenfahrt oder der Krankentransport wird auf dem als Muster 4 bekannten Formular verordnet. Hier geben Ärzte alle notwendigen Daten an, die für die Beförderung notwendig sind. Unter Umständen ist aber auch die Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig. Ist die Verordnung ausgestellt, kann der Patient bei einem entsprechenden Fahrdienst seine Fahrt durchführen. Je nach Lage kommt hier ein normales Taxiunternehmen in Frage. Aber auch spezialisierte Anbieter von Rollstuhl-, Tragestuhl- oder Liegendfahrten oder aber auch Anbieter von qualifizierten Krankentransporten können ggf. zum Einsatz kommen. Übrigens: Manche Fahrten sind für den Versicherten komplett unentgeltlich, manche zuzahlungspflichtig.

Der Transportschein dient später dazu, dass das Krankentransport-, Taxi- oder Krankenfahrt-Unternehmen die Beförderung des Patienten abrechnen kann. Also ohne eine gültige Verordnung zur Krankenbeförderung kann das Unternehmen keine Leistungen mit den Krankenkassen abrechnen. Ebenso ist es auch wichtig, dass das Muster 4 korrekt ausgefüllt wurde. Worauf Arztpraxen sowie Transportunternehmen beim Transportschein achten müssen, verrät Ihnen dieser Ratgeber.

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Die Gründe für den neuen Transportschein – gültig seit Juli 2020

  • Im April 2019 gab es eine neue Fassung des Transportscheins. Der Grund dafür liegt darin, dass im Vorfeld Gesetzesänderungen vorgenommen wurden, die wiederum eine Änderung des Musters 4 voraussetzen. (Kennzeichnung unten rechts: 4.2019)

  • Seit Juli 2020 wurde eine weitere Fassung des Transportscheins eingeführt, die kleine Mängel des Muster 4 von 2019 beseitigte. Diese aktuelle Fassung ist seit dem 1. Juli verpflichtend. (Kennzeichnung unten rechts: 7.2020)

Zu gesetzlichen Änderungen im § 60 SGB V (also des fünften Sozialgesetzbuchs) hat der Bundestag  angemerkt, dass beispielsweise Pflegeheime nicht über die notwendige räumliche und technische Ausstattung für komplexe diagnostische und therapeutische Leistungen verfügen würden. „Die betroffenen Versicherten sind daher auch weiterhin regelmäßig auf Krankenfahrten im Sinne des § 7 Absatz 1 der Krankentransport-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) zur ambulanten Behandlung angewiesen. Dies gilt auch für Pflegebedürftige und Menschen mit Behinderungen, die in ihrer eigenen Häuslichkeit leben.“

Voraussetzung war bisher immer, dass die Krankenkassen diese Fahrten im Vorfeld erst genehmigen müssen – was in diesen Fällen meist ohne Probleme funktionierte. Doch: „Dieses Verfahren führt zu einem erheblichen bürokratischen Aufwand sowohl für die Versicherten und für die sie betreuenden Personen und Pflegeeinrichtungen als auch für die Krankenkassen. Vor diesem Hintergrund wird das Genehmigungsverfahren für mobilitätseingeschränkte vulnerable Patientengruppen durch die Einführung einer Genehmigungsfiktion grundlegend vereinfacht.“

Diese neue „Genehmigungsfiktion“ sorgt dafür, dass bestimmte Fahrten auch ohne vorherige Absprache mit den Kostenträgern verordnet werden können. Gemeint sind damit die Fahrten zu ambulanten Behandlungen (und wieder zurück) für dauerhaft mobilitätsbeeinträchtigte Versicherte. Hierbei handelt es sich um Versicherte, die eine der folgenden Bedingungen aufweisen:

  • Schwerbehindertenausweis mit dem Merkzeichen „aG“ (außergewöhnliche Gehbehinderung), „Bl“ (Blindheit) oder „H“ (Hilflosigkeit)

  • Pflegegrad 4 oder 5

  • Pflegegrad 3, sofern man zuvor bereits mit Pflegestufe 2 eingestuft wurde (Hinweis: Die alten Pflegestufen wurden am 1. Januar 2017 durch die neuen Pflegegrade abgelöst.)

  • Pflegegrad 3, sofern ärztlich eine dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung festgestellt wurde.

Für alle Versicherte, auf die keine dieser Bedingungen zutrifft, ist weiterhin eine vorherige Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig.

Eine weitere Ausnahme: Ist der Versicherte als dauerhaft mobilitätsbeeinträchtigt eingestuft, benötigt aber Fahrten zu hochfrequenten Behandlungen (wie z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien oder Chemotherapien), dann bleibt die Verordnung weiterhin genehmigungspflichtig. Egal, welchen Pflegegrad der Versicherte besitzt.

Der Übergang zum aktuellen Transportschein

Die neue Genehmigungsfiktion galt bereits seit dem 1. Januar 2019, die neuen Muster 4 konnten aber erst seit dem 1. April 2019 genutzt werden. (Für den Zeitraum dazwischen galt damals eine Übergangsregelung, bei der der behandelnde Arzt wie gewohnt die alte Fassung des Transportscheins nutzen durfte, und im Falle der Genehmigungsfiktion auf dem Vordruck ankreuzte, dass es sich um eine genehmigungspflichtige Fahrt handeln würde.)

Die Fassung von 2019 war aber nicht ohne Fehler und Gedankenlücken. Folgende Angaben konnte ein Fahrunternehmen auf dem Schein beispielsweise nicht vornehmen:

  • Tritt der Fall „Merkzeichen aG, Bl, H, Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung, Pflegegrad 4 oder 5“ ein, muss eine solche Verordnung aufgrund der neuen Genehmigungsfiktion nicht mehr vom Kostenträger genehmigt werden. Auf dem 2019er Vordruck war dieser genehmigungsfreie Fall fälschlicherweise im Bereich „Genehmigungspflichtige Fahrten“ zu finden.

  • Die Spalte, in der auf der Rückseite alle Fahrten aufgelistet werden, bot keinen Platz für den Einzelpreis jeder einzeln durchgeführten Fahrt, für die gefahrenen Kilometer, für mögliche Wartezeiten oder für die Höhe von Zuzahlungen. Auch konnte ein Fahrdienst nirgendwo die Positionsnummer der jeweiligen Transportleistung angeben. Für all diese Angaben bot es sich höchstens an, das Feld „Rechnungsnummer“ (ganz unten) zu missbrauchen. Experten empfahlen hier Schreibweisen wie z. B. „12 km = 27,20 € x 2 = 54,40 € ./. ZZ 10,- €“.

Das neue Muster 4, das seit dem 1. Juli 2020 gilt, hat diese Kinderkrankheiten bis zu einem gewissen Grad beseitigt. Die grundsätzlichen Pläne des 2019 eingeführten Transportschein wurden hier in optimierter Form fortgeführt. Das neue Muster 4 ist in der praktischen Nutzung vor allem einfacher und effektiver.

Nach Aussage des Bundesverbands Taxi und Mietwagen hatte man für die Einführung des neuen Musters 4 ursprünglich den 1. Oktober 2020 angedacht. Der 1. Juli sei dann aber so kurzfristig gewesen, so dass die Druckversion des Formulars nicht wie geplant zum Start flächendeckend vorliegen würde. Um Ärger mit den Abrechnungen zu vermeiden, hat der GKV-Spitzenverband im Juli mitgeteilt, dass noch bis zum 31.12.2020 die alten Vordrucke genutzt werden dürften. Im gleichen Atemzug wurde aber auch mitgeteilt, dass diese Übergangsregelung für die Kostenträger „nicht zwingend bindend“ sei oder eher eine „Empfehlung“ ist (Quelle: taxi heute).

Übrigens: Rechtzeitig zur Einführung des neuen Musters 4 war DMRZ.de selbstverständlich bereits auf dem aktuellsten Stand. Die Eingabemaske zur Abrechnung von Krankenbeförderungen orientiert sich nun nach dem Aussehen des neuen Transportscheins von 2020. Abrechnungen gehen so noch einfacher von der Hand. Unsere innovative Texterkennung funktioniert auch mit den neuen Verordnungen nahtlos: Fotografieren Sie das Muster 4 mit der App-Funktion „SmartSnapp“, laden Sie die Scans ins DMRZ.de-System hoch und erstellen Sie mit wenigen Klicks die Abrechnung Ihrer Fahrten. So einfach!

Das ist neu am aktuellen Transportschein

Der seit 1. Juli 2020 gültige Transportschein weist folgende Merkmale auf:

  • Während das ganz alte Muster 4 noch im Querformat war, sind die neueren Fassungen (2019 und 2020) im Hochformat.

  • Alle auszufüllenden Felder wurden strukturierter angeordnet. Das wurde mit dem neuen Muster 4 im Juli 2020 noch weiter optimiert. (Im Großen und Ganzen hat sich aber das Aussehen im Vergleich zur 2019er Fassung nicht stark geändert.) Unter anderem wurden einzelne Formulierungen etwas überarbeitet: Zum Beispiel wurde unter „Begründung/Sonstiges“ (bisher nur „Sonstiges“) auch „Gewicht bei Schwergewichttransport“ als Beispiel hinzugefügt.

  • Bei dem Muster 4 von 2019 kam das Missverständnis auf, dass die Angaben „Rollstuhl“, „Tragestuhl“ und „liegend“ nur für Taxi/Mietwagen ausgewählt werden konnten. Auf dem neuen Transportschein von 2020 wurde unter „3. Art und Ausstattung der Beförderung“ die Darstellung entsprechend geändert, so dass nun ersichtlich ist, dass diese Ausstattung für alle Beförderungsmittel angegeben werden kann.

  • Bereits seit der Fassung von 2019 ist es (vor allem für Patienten) weit einfacher zu sehen, ob eine genehmigungsfreie oder genehmigungspflichtige Fahrt verordnet wurde.

  • Es gibt nun mehr Platz für bestimmte Angaben. Beispielsweise ist unter „3. Art und Ausstattung der Beförderung“ das Feld zur Begründung für die Nutzung eines Krankentransportwagens (KTW) nun zweizeilig. Außerdem wurde bemängelt, dass mit dem Transportschein von 2019 weniger Fahrten eingetragen werden konnten. Mit dem neuen Muster 4 gibt es Platz für zwei Fahrten mehr.

  • Krankenfahrten bei dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung sind nun unter „Genehmigungsfreie Fahrten“ (unter 1b auf dem neuen Vordruck) zu finden. Hierbei handelt es sich um Krankenfahrten zur ambulanten Behandlung mit Taxi oder Mietwagen für Patienten mit Merkzeichen „aG“, „Bl“, „H“, Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung, Pflegegrad 4 oder 5. Diese sind bereits seit 2019 genehmigungsfrei, doch das Angabefeld ist derzeit fälschlicherweise noch unter den „Genehmigungspflichtigen Fahrten“ zu finden.

  • Mit dem neuen Transportschein können nun endlich wieder der Gesamt-Brutto-Preis sowie die Zahlungskosten angegeben werden. (Diese Felder waren früher selbstverständlich, sind aber mit der Fassung von 2019 weggefallen.)

  • Der neue Verordnungsvordruck bietet endlich wieder die Angabe vonPositionsnummern. Und zwar zwei Positionsnummern samt Anzahl und Kilometer der Einzelfahrt an. (Zur Info: In der vorletzten Fassung konnten sogar vier verschiedene Leistungen aufgeführt werden. Es bleibt abzuwarten, ob die entsprechenden Felder des aktuellen Vordrucks in der Praxis ausreichen werden.)

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Angabe des Behandlungstags und Entlassmanagement: Das änderte sich mit dem neuen Transportschein noch

Unter „2. Behandlungstag/Behandlungsfrequenz und nächsterreichbare, geeignete Behandlungsstätte“ musste in der Regel immer der Behandlungstag angegeben werden. Seit Juli 2020 gibt es hier aber eine Ausnahme: Ist bei genehmigungsfreien Fahrten der Behandlungstag nicht bekannt, kann auf diese Angabe verzichtet werden. Möglich ist das beispielsweise bei der Überweisung zu einem Facharzt oder bei der Terminvergabe über die Terminservicestelle.

Eine weitere Neuerung sind Verordnungen im Umfeld des sogenannten Entlassmanagements: Der Gemeinsame Bundesausschuss hat beschlossen, dass Krankenhäuser nach einer stationären Behandlung Entlassfahrten verordnen dürfen, sofern das medizinisch notwendig ist.

Ausfüllhilfe für den Transportschein: Darauf sollten Sie beim Ausfüllen bzw. Überprüfen achten

Im Folgenden finden Sie eine Ausfüllhilfe für das Muster 4 (gültig seit Juli 2020).

1 Zuzahlung
2 Krankenkasse/Versichertenangaben
3 Beeinträchtigung
4 Hin-/Rückfahrt
5 Genehmigungsfreie Fahrten
6 Genehmigungspflichtige Fahrten
7 Behandlung
8 Beförderung
9 Stempel & Unterschrift
Zuzahlung

1 Zuzahlung

Die komplette Vorderseite der Verordnung einer Krankenbeförderung füllt nur der behandelnde Arzt aus. Auch z. B. das Feld, in dem festgelegt wird, ob die Fahrt zuzahlungspflichtig oder zuzahlungsbefreit ist. „Zuzahlungsfrei“ wird in der Regel nur bei Arbeitsunfällen oder bei Vorlage eines Befreiungsausweises angekreuzt.

Krankenkasse/Versichertenangaben

2 Krankenkasse/Versichertenangaben

Hier müssen alle Angaben vollständig und korrekt notiert werden (auch die vollständige Bezeichnung der Krankenkasse). Ist die Adresse des Versicherten nicht die Start- bzw. Zieladresse, wird letztere unter „4. Begründung/Sonstiges“ (ganz unten) eingetragen. Außerdem: Immer Betriebsstätten-Nummer und Arztnummer angeben! Auch muss das Ausstellungsdatum der Verordnung immer eingetragen sein.

Beeinträchtigung

3 Beeinträchtigung

Hier kreuzt der Arzt den Auslöser für die Gesundheitsschädigung an. Zur Auswahl stehen „Unfall, Unfallfolge“ und „Arbeitsunfall, Berufskrankheit“. Ergänzend zu beiden kann auch „Versorgungsleiden“ angekreuzt werden. Trifft keine der zur Auswahl stehenden Fälle zu, dann diese Felder leer lassen.

Hin-/Rückfahrt

4 Hin-/Rückfahrt

Der Arzt legt fest, ob die Verordnung für Hin- und Rückfahrt oder nur für eine Strecke gilt. (Mindestens eines der beiden Felder muss angekreuzt sein.) Ein Transportschein, der nur eine Rückfahrt ermöglicht, könnte z. B. ausgestellt werden, wenn ein mobiler Patient mit dem Bus zum Arzt fährt und dort ein Kniespiegelung erhält. Entsprechend beeinträchtigt, benötigt der Versicherte dann für den Rückweg eine Krankenfahrt.

Genehmigungsfreie Fahrten

5 Genehmigungsfreie Fahrten

  • „Ambulante Behandlung“: Nur ankreuzen, wenn der Fahrgast einen Behindertenausweis mit Merkzeichen aG, Bl oder H oder Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung oder Pflegegrad 4 oder 5 hat. Genehmigungsfrei zulässig sind in diesem Fall nur Fahrten mit Taxi/Mietwagen.

  • „Voll-/teilstationäre Krankenhausbehandlung“: Für Aufnahmefahrten, Entlassungsfahrten oder Fahrten zu/von teilstationären Behandlungen.

  • „Vor-/nachstationäre Behandlung“: Bitte unter „4. Begründung/Sonstiges“ das Aufnahmedatum (bei vorstationär) oder das Datum der stationären Zeit (bei nachstationär) eintragen.

  • „Anderer Grund“: z. B. für ambulante Operationen, eine Patientenverlegung oder eine Fahrt zu einem Hospiz (bitte in das Feld dahinter unbedingt angeben). Bei OP oder Nach- sorge das entsprechende Datum dann ganz unten auf der Seite unter „4. Begründung/Sonstiges“ eintragen.

Genehmigungspflichtige Fahrten

6 Genehmigungspflichtige Fahrten

Der behandelnde Arzt kreuzt hier an, wenn z. B. eine „hochfrequente Behandlung“ vorliegt. Dies gilt auch für jene Fahrgäste, die einen Behindertenausweis mit Merkzeichen aG, Bl oder H oder Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung oder Pflegegrad 4 oder 5 haben. Ebenso sind für Patienten dieser Gruppe Fahrten genehmigungspflichtig, wenn die Behandlung länger als 6 Monate beträgt (e) oder wenn ein Krankentransportwagen (KTW) benötigt wird (f). Sämtliche Fahrten, die eine Beförderung mit KTW erfordern, müssen zusätzlich unten in den Bereichen 3 und ggf. 4 begründet werden.

Behandlung

7 Behandlung

Hier trägt der Arzt den Behandlungstag bzw. die Behandlungsfrequenz ein. Ist der Behandlungstag nicht bekannt, kann auf die Angabe des Behandlungstages verzichtet werden. Das ist z. B. dann denkbar, wenn bei einem Hausbesuch die Notwendigkeit eines Facharztbesuches festgestellt wird oder wenn über eine Terminservicestelle ein Termin vergeben wird. Ansonsten muss das Datum unbedingt eingetragen werden. Bei Serienfahrten zusätzlich ein voraussichtliches Enddatum und die Anzahl der Fahrten nennen. Die Adresse der „Behandlungsstätte“ muss nur dann genannt werden, sofern diese von der im Arztstempel genannten Adresse abweicht.

Beförderung

8 Beförderung

An dieser Stelle legt der Arzt fest, welche Art der Beförderung und ggf. welche technische Ausstattung in Anspruch genommen werden sollen. Soll ein Patient bei einer Fahrt im „Taxi/Mietwagen“ mit „Rollstuhl“, im „Tragestuhl“ oder „liegend“ befördert werden, so wird das zusätzlich gekennzeichnet. Eine besondere Einrichtung des Fahrzeugs wird in diesem Fall nicht verordnet; eine medizinisch-fachliche Betreuung der Patienten findet nicht statt.

Stempel & Unterschrift

9 Stempel & Unterschrift

Hier ist zwingend erforderlich, dass die Unterschrift des ausstellenden Arztes sowie ein gültiger Stempel gesetzt werden. Eine Unterschrift mit Angaben wie „i. A.“ oder dergleichen ist nicht zulässig. Ganz wichtig: Werden auf der Vorderseite des Muster 4 irgendwelche Angaben nachträglich geändert oder ergänzt, ist hierfür eine erneute Unterschrift des Arztes samt Stempel und Datumsangabe notwendig!

Ausfüllhilfe für die Rückseite des Transportscheins

1 Bestätigung
2 Zuzahlungsbefreiung
3 Stempel & Unterschrift
4 Abrechnung
Bestätigung

1 Bestätigung

Während die Vorderseite des Transportscheins ausschließlich vom Arzt auszufüllen ist, tragen die Daten auf der Rückseite die Anbieter der Fahrt ein. Unter „Bestätigung durch den Versicherten“ wird jede der verordneten Fahrten eingetragen. Die Nennung der Arztpraxis reicht unter „Fahrtstrecke“ nicht aus; es müssen immer Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer angegeben werden. Der Versicherte bestätigt jede Fahrt mit seiner Unterschrift.

Zuzahlungsbefreiung

2 Zuzahlungsbefreiung

Wenn der Versicherte keine Zuzahlung leisten muss, muss dies im Bereich „Bestätigung des Transporteurs“ mit der Angabe des Datums quittiert werden.

Stempel & Unterschrift

3 Stempel & Unterschrift

Hier dürfen die Unterschrift sowie der Firmenstempel des Fahrdienstes nicht fehlen.

Abrechnung

4 Abrechnung

Hier können Daten wie Gesamtpreis, Positionsnummern oder Zuzahlungen angegeben werden.

Wer über DMRZ.de abrechnet, braucht all die Felder unter „Abrechnungsdaten des Transporteurs“ nicht ausfüllen! Bei der Abrechnung werden die Daten im DMRZ.de-System eingetragen und elektronisch an die Kostenträger übertragen.

Transportscheine abrechnen: Rückläufer vermeiden

Ist ein Transportschein falsch ausgefüllt, ist der Ärger groß. Denn Fahrer und Taxiunternehmer dürfen Korrekturen auf der Vorderseite der Verordnung nicht selber vornehmen. Nur der behandelnde Arzt darf den Krankentransportschein ausfüllen, ergänzen und ändern. Ist eine Verordnung fehlerhaft, sorgt das später bei der Abrechnung mit der Krankenkasse für Rückläufer und somit zu Verzögerungen bei der Auszahlung.

Praktisch: Rechnen Sie als Taxiunternehmen oder Krankentransportdienst über DMRZ.de mit den Krankenkassen ab, warnt Sie eine Plausibilitätsprüfung vor fehlerhaften Angaben. Und das noch, bevor Sie den Rechnungslauf starten.

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Fazit zum neuen Transportschein

Im Zuge der Einführung des 2019er Transportscheins hat die Branche der Taxi-/Mietwagen-Unternehmen sowie der Krankentransport-Anbieter einige Mängel des aktuellen Musters 4 aufgezeigt. Manches ist auch mit der im Juli 2020 eingeführten Verordnung einer Krankenbeförderung noch nicht gelöst: Beispielsweise lassen sich auf der Verordnungs-Rückseite die Einzelpreise der einzelnen Fahrten nicht angeben. Auch mögliche Wartezeiten können hier nicht aufgeführt werden. Im Großen und Ganzen wurden aber die meisten Wünsche der Branche umgesetzt und die wichtigsten Kinderkrankheiten wurden erfolgreich beseitigt.

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