So werden Transportscheine richtig ausgefüllt und abgerechnet

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So werden Transportscheine richtig ausgefüllt und abgerechnet

Für Taxi- und Mietwagenunternehmen sowie Rettungsdienste sind Krankenfahrten und -transporte ein wichtiges Standbein – hier ist der Transportschein unerlässlich. Ohne einen Transportschein ist eine solche Fahrt nicht möglich. Ärgerlich, sollte die „Verordnung einer Krankenbeförderung“ – so die offizielle Bezeichnung des als Muster 4 bekannten Transportscheins – falsch ausgefüllt worden sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Transportscheine korrekt ausfüllen bzw. worauf Sie bei der Überprüfung achten sollten. Und wie bei der Abrechnung der Fahrten alles glatt läuft. Außerdem: Bestellen Sie jetzt unser kostenloses Poster mit der praktischen Ausfüllhilfe!

Der Weg zum Arzt, zur Dialyse, zu Routineuntersuchungen oder zur Tagespflege ist für jene Menschen, die pflegebedürftig sind, sehr beschwerlich. Ohne Hilfe können diese Menschen nicht am alltäglichen Leben teilnehmen. Für diese Zwecke bieten die Krankenkassen an, die Kosten des Transports (ganz oder teilweise) zu übernehmen. Hierfür stellen die behandelnden Ärzte die „Verordnung einer Krankenbeförderung“, auch Transportschein genannt, aus.

Die Gründe für solche Verordnungen können unterschiedlich sein:

  • bei einer stationären Behandlung, sofern eine medizinische Notwendigkeit vorliegt
  • bei ambulant behandelten Patienten, die einen hohen Pflegebedarf haben oder sehr schwer erkrankt sind
  • bei hochfrequenten Behandlungen über längere Zeit (z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien, Chemotherapien oder dergleichen)

Es gibt weit mehr Gründe, die für die Verordnung einer Krankenbeförderung sprechen. Was definitiv nicht von der Krankenkasse getragen wird, sind z. B. Fahrten zum Arzt, um lediglich Befunde oder Rezepte abzuholen. Und Patienten die einigermaßen mobil sind, werden in vielen Fällen ebenfalls keine Verordnungen erwarten können. 

Was ist ein Transportschein?

Die Krankenfahrt oder der Krankentransport wird auf dem als Muster 4 bekannten Formular verordnet. Hier geben Ärzte alle notwendigen Daten an, die für die Beförderung notwendig sind. Unter Umständen ist aber auch die Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig. Ist die Verordnung ausgestellt, kann der Patient bei einem entsprechenden Fahrdienst seine Fahrt durchführen. Je nach Lage kommt hier ein normales Taxiunternehmen in Frage. Aber auch spezialisierte Anbieter von Rollstuhl-, Tragestuhl- oder Liegendfahrten oder aber auch Anbieter von qualifizierten Krankentransporten können ggf. zum Einsatz kommen. Übrigens: Manche Fahrten sind für den Versicherten komplett unentgeltlich, manche zuzahlungspflichtig.

Der Transportschein dient später dazu, dass das Krankentransport-, Taxi- oder Krankenfahrt-Unternehmen die Beförderung des Patienten abrechnen kann. Also ohne eine gültige Verordnung zur Krankenbeförderung kann das Unternehmen keine Leistungen mit den Krankenkassen abrechnen. Ebenso ist es auch wichtig, dass das Muster 4 korrekt ausgefüllt wurde. Worauf Arztpraxen sowie Transportunternehmen beim Transportschein achten müssen, verrät Ihnen dieser Ratgeber.

Die Gründe für den neuen Transportschein – gültig seit April 2019

Seit dem 1. April 2019 gibt es eine neue Fassung des Transportscheins. Der Grund dafür liegt darin, dass im Vorfeld Gesetzesänderungen vorgenommen wurden, die wiederum eine Änderung des Musters 4 voraussetzen.

Zu gesetzlichen Änderungen im § 60 SGB V (also des fünften Sozialgesetzbuchs) hat der Bundestag angemerkt, dass beispielsweise Pflegeheime nicht über die notwendige räumliche und technische Ausstattung für komplexe diagnostische und therapeutische Leistungen verfügen würden. „Die betroffenen Versicherten sind daher auch weiterhin regelmäßig auf Krankenfahrten im Sinne des § 7 Absatz 1 der Krankentransport-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) zur ambulanten Behandlung angewiesen. Dies gilt auch für Pflegebedürftige und Menschen mit Behinderungen, die in ihrer eigenen Häuslichkeit leben.“

Voraussetzung war bisher immer, dass die Krankenkassen diese Fahrten im Vorfeld erst genehmigen müssen – was in diesen Fällen meist ohne Probleme funktionierte. Doch: „Dieses Verfahren führt zu einem erheblichen bürokratischen Aufwand sowohl für die Versicherten und für die sie betreuenden Personen und Pflegeeinrichtungen als auch für die Krankenkassen. Vor diesem Hintergrund wird das Genehmigungsverfahren für mobilitätseingeschränkte vulnerable Patientengruppen durch die Einführung einer Genehmigungsfiktion grundlegend vereinfacht.“

Diese neue „Genehmigungsfiktion“ sorgt dafür, dass bestimmte Fahrten auch ohne vorherige Absprache mit den Kostenträgern verordnet werden können. Gemeint sind damit die Fahrten zu ambulanten Behandlungen (und wieder zurück) für dauerhaft mobilitätsbeeinträchtigte Versicherte. Hierbei handelt es sich um Versicherte, die eine der folgenden Bedingungen aufweisen:

  • Schwerbehindertenausweis mit dem Merkzeichen „aG“ (außergewöhnliche Gehbehinderung), „Bl“ (Blindheit) oder „H“ (Hilflosigkeit)

  • Pflegegrad 4 oder 5

  • Pflegegrad 3, sofern man zuvor bereits mit Pflegestufe 2 eingestuft wurde (Hinweis: Die alten Pflegestufen wurden am 1. Januar 2017 durch die neuen Pflegegrade abgelöst.)

  • Pflegegrad 3, sofern ärztlich eine dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung festgestellt wurde.

Für alle Versicherte, auf die keine dieser Bedingungen zutrifft, ist weiterhin eine vorherige Genehmigung seitens der Krankenkasse notwendig.

Eine weitere Ausnahme: Ist der Versicherte als dauerhaft mobilitätsbeeinträchtigt eingestuft, benötigt aber Fahrten zu hochfrequenten Behandlungen (wie z. B. Dialysebehandlungen, Strahlentherapien oder Chemotherapien), dann bleibt die Verordnung weiterhin genehmigungspflichtig. Egal, welchen Pflegegrad der Versicherte besitzt.

Der Übergang vom alten zum neuen Transportschein

Interessant ist, dass die neue Genehmigungsfiktion bereits seit dem 1. Januar 2019 in Kraft getreten ist, die neuen Muster 4 aber erst seit dem 1. April 2019 genutzt werden konnten. Für den Zeitraum dazwischen galt eine Übergangsregelung: Der behandelnde Arzt nutzt hier wie gewohnt die alte Fassung des Transportscheins und kreuzt hierauf an, dass es sich um eine genehmigungspflichtige Fahrt handelt. Der Patient jedoch muss die Genehmigung nicht einholen; die Verordnung ist in dieser Form gültig und kann bei Fahrtbeginn dem Transportdienst überreicht werden.

Übrigens: Taxi- oder Transportunternehmen, die über DMRZ.de mit den Krankenkassen abrechnen, können die Transportscheine der Übergangszeit weiterhin wie gewohnt abrechnen. Für Fahrten, die ab dem 1. April 2019 genehmigt wurden, ist jedoch das neue Muster 4 notwendig. Wenden Sie sich an den verantwortlichen Arzt, sollte dieser hier fälschlicherweise den veralteten Vordruck verwendet haben.

Auf die Schnelle: Das ist neu an dem aktuellen Transportschein

Der seit 1. April 2019 gültige Transportschein weist folgende Merkmale auf:

  • Das neue Muster 4 ist jetzt im Hochformat und nicht mehr im Querformat.

  • Es gibt weniger auszufüllende Felder als zuvor.

  • Alle auszufüllenden Felder (z. B. zum Grund und zur Art der Beförderung) sind nun strukturierter angeordnet worden.

  • Es ist (vor allem für Patienten) weit einfacher zu sehen, ob eine genehmigungsfreie oder genehmigungspflichtige Fahrt verordnet wurde.

  • Auf der Rückseite können keine Genehmigungsdaten oder Positionsnummern mehr eingetragen werden.

Die Vorderseite des neuen Muster 4: Darauf sollten Sie beim Ausfüllen bzw. Überprüfen achten

1 Zuzahlung
2 Krankenkasse & Versichertendaten
3 Beeinträchtigung
4 Hin-/Rückfahrt
5 Genehmigungsfreie Fahrten
6 Genehmigungspflichtige Fahrten
7 Behandlung
8 Beförderung
9 Stempel & Unterschrift
Zuzahlung

1 Zuzahlung

Die komplette Vorderseite des Transportscheins füllt nur der behandelnde Arzt aus. Auch z. B. das Feld, in dem festgelegt wird, ob die Fahrt zuzahlungspflichtig oder zuzahlungsbefreit ist. „Zuzahlungsfrei“ wird in der Regel nur bei Arbeitsunfällen oder bei Vorlage eines Befreiungsausweises angekreuzt.

Krankenkasse & Versichertendaten

2 Krankenkasse & Versichertendaten

Vollständige und korrekte Bezeichnung der Krankenkasse des Versicherten unbedingt eintragen. Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Adresse des Versicherten ebenfalls notieren. Ist die Adresse nicht Start- bzw. Zieladresse, wird diese unter „Sonstiges“ (ganz unten) eingetragen. Hier werden auch festgehalten: Kostenträgerkennung und Versicherten-Nr. (beides steht auf der Gesundheitskarte), Status (Mitglied, Familienangehöriger, Rentner), Betriebsstätten-Nummer, Arztnummer und Ausstellungsdatum der Verordnung. Das Ausstellungsdatum muss immer eingetragen sein!

Beeinträchtigung

3 Beeinträchtigung

Hier kreuzt der Arzt den Auslöser für die Gesundheitsschädigung an. Zu Auswahl stehen „Unfall, Unfallfolge“ und „Arbeitsunfall, Berufskrankheit“. Es wird entweder Unfall/Unfallfolge oder Arbeitsunfall/Berufskrankheit angekreuzt. Ergänzend zu beiden kann auch „Versorgungsleiden“ angekreuzt werden. Trifft keine der zur Auswahl stehenden Fälle zu, dann diese Felder leer lassen.

Hin-/Rückfahrt

4 Hin-/Rückfahrt

Der Arzt legt fest, ob die Verordnung für Hin- und Rückfahrt oder nur für eine Strecke gilt. (Mindestens eines der beiden Felder muss angekreuzt sein.) Ein Transportschein, der nur eine Rückfahrt ermöglicht, könnte z. B. ausgestellt werden, wenn ein mobiler Patient mit dem Bus zum Arzt fährt und dort ein Kniespiegelung erhält. Entsprechend beeinträchtigt, benötigt der Versicherte dann für den Rückweg eine Krankenfahrt.

5 Genehmigungsfreie Fahrten

„Voll-/teilstationäre Krankenhausbehandlung“ wird angekreuzt, wenn es sich um eine Aufnahmefahrt, Entlassungsfahrt oder um eine Fahrt zu/von einer teilstationären Behandlung handelt. Auch kann ein „anderer Grund“ gewählt werden – wie z. B. ambulante Operationen, eine Patientenverlegungen oder eine Fahrt zu einem Hospiz (bitte in das Feld dahinter unbedingt angeben). Bei OP oder Nachsorge das entsprechende Datum dann ganz unten auf der Seite unter „Sonstiges“ eintragen. Wird „vor-/nachstationäre Behandlung“ angekreuzt, bitte unter „Sonstiges“ das Aufnahmedatum (bei vorstationär) oder das Datum der stationären Zeit (bei nachstationär) eintragen.

Genehmigungspflichtige Fahrten

6 Genehmigungspflichtige Fahrten

Der behandelnde Arzt kreuzt hier bei an, ob eine „hochfrequente Behandlung“, eine „dauerhafte Mobilitätseinschränkung“ oder ein „anderer Grund“ der Beförderung vorliegt.

Behandlung

7 Behandlung

Hier trägt der Arzt den Behandlungstag bzw. die Behandlungsfrequenz ein. Das Datum unbedingt eintragen! Bei Serienfahrten zusätzlich ein voraussichtliches Enddatum und die Anzahl der Fahrten nennen. Die Adresse der „Behandlungsstätte“ muss nur dann genannt werden, sofern diese von der im Arztstempel genannten Adresse abweicht.

8 Beförderung

An dieser Stelle legt der Arzt fest, welche Art der Beförderung und ggf. welche technische Ausstattung in Anspruch genommen werden soll.

Stempel & Unterschrift

9 Stempel & Unterschrift

Hier ist zwingend erforderlich, dass die Unterschrift des ausstellenden Arztes sowie ein gültiger Stempel gesetzt werden. Eine Unterschrift mit Angaben wie „i. A.“ oder dergleichen ist nicht zulässig. Ganz wichtig: Werden auf der Vorderseite des Muster 4 irgendwelche Angaben nachträglich geändert der ergänzt, ist hierfür eine erneute Unterschrift des Arztes samt Stempel und Datumsangabe notwendig!

Beachten Sie im Bereich 1. d) auf der Verordnung: Falls der Fall „Merkzeichen aG, Bl, H, Pflegegrad 3 mit dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung, Pflegegrad 4 oder 5“ vorliegt, handelt es sich nach aktueller Gesetzeslage (s. o.) um eine Verordnung, die nicht mehr genehmigt werden muss. Ist hier das entsprechende Feld angekreuzt, gilt die Verordnung also genaugenommen als bereits genehmigt! (Es ist zu erwarten, dass diese fehlerhafte Stelle auf dem Muster 4 in zukünftigen Versionen korrigiert werden wird.)

Die Rückseite des neuen Muster 4: Darauf sollten Sie beim Ausfüllen bzw. Überprüfen achten

1 Bestätigung
2 Zuzahlungsbefreiung
3 Stempel & Unterschrift
4 Abrechnung
Bestätigung

1 Bestätigung

Während die Vorderseite des Transportscheins ausschließlich vom Arzt auszufüllen ist, tragen die Daten auf der Rückseite die Anbieter der Fahrt bzw. die Krankenkasse aus. Unter „Bestätigung“ wird jede der verordneten Fahrten eingetragen. Hier angegeben werden das Datum, an dem die Fahrt absolviert wurde, Start und Ziel der Fahrt und ob es eine Hin- oder Rückfahrt ist. Die Nennung der Arztpraxis reicht unter „Fahrtstrecke“ nicht aus; es müssen immer Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer angegeben werden. Der Versicherte bestätigt jede Fahrt mit seiner Unterschrift.

Zuzahlungsbefreiung

2 Zuzahlungsbefreiung

Wenn der Versicherte keine Zuzahlung leisten muss, müssen unterhalb des Bereichs „Bestätigung des Transporteurs“ beide Datumsangaben des Befreiungsausweises eintragen werden.

Stempel & Unterschrift

3 Stempel & Unterschrift

Hier dürfen die Unterschrift sowie der Firmenstempel des Fahrdienstes nicht fehlen.

Abrechnung

4 Abrechnung

Wer über DMRZ.de abrechnet, braucht die Felder unten nicht ausfüllen. Bei der Abrechnung werden die Daten im DMRZ.de-System eingetragen und elektronisch an die Kostenträger übertragen. Darüberhinaus eignet sich das Feld „Rechnungsnummer“ auch für weitere Angaben – wie z. B. die gefahrenen Kilometer oder der Fahrtpreis (mehr dazu weiter unten).

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Anmerkung zum neuen Transportschein: Fahrstrecke, Fahrpreis, Zuzahlung, Wartezeit und Positionsnummer

Es verwundert nicht, dass nach Aussage mehrerer Quellen bereits eine weitere Überarbeitung des Transportscheins für 2020 angedacht sein soll. Denn in der Praxis weist das neue Muster 4 ein paar Lücken auf. Folgende Angaben kann ein Fahrunternehmen auf dem Schein beispielsweise nicht vornehmen:

  • den Einzelpreis für jede einzelne durchgeführte Fahrt in der Spalte auf der Verordnungs-Rückseite

  • die Höhe der Zuzahlung in der Spalte auf der Rückseite

  • die Erfassung der gefahrenen Kilometer (bisher kann man nur Ziel und Start, aber keinen Kilometer-Wert angeben)

  • mögliche Wartezeiten

  • die Positionsnummer der jeweiligen Transportleistung

Aktuell bietet es ich an, all diese Angaben auf der Rückseite der Verordnung unter „Rechnungsnummer“ (ganz unten) anzugeben. Das könnte dann z. B. wie folgt aussehen: „12 km = 27,20 € x 2 = 54,40 € ./. ZZ 10,- €“.

Es bleibt abzuwarten, inwiefern die von der Taxi- und Krankentransport-Branche angemerkten Makel in einer kommenden Version von Muster 4 gelöst werden.

Transportscheine abrechnen: Rückläufer vermeiden

Ist ein Transportschein falsch ausgefüllt, ist der Ärger groß. Denn Fahrer und Taxiunternehmer dürfen Korrekturen auf der Vorderseite der Verordnung nicht selber vornehmen. Nur der behandelnde Arzt darf den Krankentransportschein ausfüllen, ergänzen und ändern. Ist eine Verordnung fehlerhaft, sorgt das später bei der Abrechnung mit der Krankenkasse für Rückläufer und somit zu Verzögerungen bei der Auszahlung.

Praktisch: Rechnen Sie als Taxiunternehmen oder Krankentransportdienst über DMRZ.de mit den Krankenkassen ab, warnt Sie eine Plausibilitätsprüfung vor fehlerhaften Angaben. Und das noch, bevor Sie den Rechnungslauf starten.

Transportscheine abfotografieren statt abtippen
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