News, wichtige Kennzeichen, Tipps zur Abrechnung: Hier finden Sie alles, was Sie als Leistungserbringer für Hilfsmittel wissen müssen. Alle Leistungserbringer von A bis Z, vom Augenoptiker bis zum Zweithaarspezialisten werden hier fündig – egal, ob es um die Präqualifizierung, die richtigen Positionsnummern oder Hilfsmittelkennzeichen geht. DMRZ.de hat alle relevanten Informationen für Orthopädiemechaniker, Sanitätshäuser und sonstige Hilfsmittellieferanten zusammengetragen.
Unabhängig davon, ob Sie Hilfsmittel wie Prothesen, Zahnersatz, Brillen, Hörgeräte, Pflegehilfsmittel oder medizinische Geräte vertreiben oder selber produzieren: Für Leistungserbringer müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um Hilfsmittel anzubieten und mit den Pflege- und Krankenkassen abzurechnen. Zum einen ist eine bestimmte Präqualifizierung notwendig, zum anderen benötigen Sie bestimmte Kennzeichen wie Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) oder Institutionskennzeichen (IK). Hier finden Sie alle relevanten Informationen.
Das Institutionskennzeichen, kurz IK, ist eine bundesweit gültige eindeutige Identifikation für alle Leistungserbringer im Gesundheitswesen, die mit den gesetzlichen Kassen abrechnen möchten. Es handelt sich beim IK um eine neunstellige Zahl, die wie folgt aufgebaut ist:
Wir haben für Sie gesondert zusammengestellt, wie Sie ein IK beantragen können.
MEHR ZU DEN INSTITUTIONSKENNZEICHENDie Leistungserbringer von Hilfsmitteln müssen zur ordnungsgemäßen sowie fachgerechten Ausübung ihres Berufes bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu müssen auch die gegebenenfalls erforderlichen berufsrechtlichen Voraussetzungen (z. B. Gewerbe- oder Handwerksrecht) eingehalten werden. Diese Anforderungen an die Leistungserbringer werden im § 126 Abs. 1 Satz 3 SGB V konkret beschrieben. Hier heißt es unter anderem: „Vertragspartner der Krankenkassen können nur Leistungserbringer sein, die die Voraussetzungen für eine ausreichende, zweckmäßige und funktionsgerechte Herstellung, Abgabe und Anpassung der Hilfsmittel erfüllen.“
Mehr Informationen zur PräqualifizierungJede Preisvereinbarung im deutschen Gesundheitswesen zwischen den Krankenkassen und den Leistungserbringern ist ein eindeutiger Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) zugeordnet – auch bei Anbietern von Rehasport oder Funktionstrainung. Der siebenstellige Schlüssel setzt sich aus dem 2-stelligen Abrechnungscode (AC) der Preisvereinbarung, dem 2-stelligen Geltungsbereich und der 3-stelligen Vertragsnummer. Die letzten fünf Ziffern bilden das Tarifkennzeichen (TK). In der Regel können Sie den LEGS Ihrer Vergütungsvereinbarung mit den Kostenträgern bzw. den Verbänden entnehmen. Falls nicht, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner.
Weitergehende Infos zu den LEGSWer was verordnen darf, regelt die sogenannte Hilfsmittel-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses. Diese trat 2012 in Kraft, wurde aber bereits regelmäßig überarbeitet und aktualisiert. Die Richtlinie regelt die Verordnung von Hilfsmitteln durch Vertragsärztinnen und Vertragsärzte sowie durch Krankenhäuser. Vor allem zu Sehhilfen und Hörhilfen gibt es im „HilfsM-RL“ (wie die Richtlinie verkürzt genannt wird) detaillierte Informationen. Zudem beinhaltet die Richtlinie allgemeine Anforderungen an das vom GKV-Spitzenverband zu erstellende Hilfsmittelverzeichnis. Hier finden Sie die aktuellste Fassung der HILFSMITTEL-RICHTLINIE.
Sofern für Hilfsmittel bundeseinheitlich zehnstellige Hilfsmittelpositionsnummern (Abrechnungspositionsnummern für Hilfsmittel) gelten, sind diese immer bei der Abrechnung anzugeben. Dies gilt auch, wenn die Leistungen aufgrund eines genehmigten Kostenvoranschlages erbracht, Festbeträge für Hilfsmittel festgesetzt oder Vertragspreise auf Produktart- oder Untergruppenebene vereinbart wurden. Die Ziffern in den 10-stelligen Positionsnummern für Hilfsmittel sind wie folgt aufgebaut:
Produktgruppen (Stellen 1 und 2): Die Produktgruppe gibt an, um welchen Typ es sich bei dem Hilfsmittel handelt. Die Auswahl reicht von „Absauggeräten“ (01) über „Schuhe“ (31) bis zu „Verschiedenes“ (99).
Anwendungsorte (Stellen 3 und 4): Die 3. und 4. Stelle der Positionsnummer gibt z. B. an, für welchen Bereich des Körpers das Hilfsmittel benötigt wird. Beispielsweise gibt die Nummer 18 die „behaarte Kopfhaut“ an, während die Nummer „08“ den Ellenbogen bezeichnet. Es kann mit diesem Wert aber auch eine räumliche Bezeichnung abseits vom menschlichen Körper beschrieben werden: Die Nummer „46“ bezeichnet den „Innenraum“, was z. B. beim Typ von Gehhilfen benötigt wird. Nummer „40“ nennt grundsätzlich den „häuslichen Bereich“ (z. B. für Krankenpflegeartikel aller Art).
Untergruppen (Stellen 5 und 6): Das bei der Produktgruppe definierte Hilfsmittel wird über die Untergruppen spezifiziert. Ist eine Gehhilfe beispielsweise ein Gehstock (01), eine Unterarmgehstütze (02), eine Achselstütze (03), eine fahrbare Gehhilfe (04) oder eine fahrbare Gehhilfe mit Rollstuhlfunktion (05)?
Produktarten (Stelle 7): Noch mehr ins Detail des verschriebenen Hilfsmittel geht die 7. Stelle der Positionsnummer. Die Produktart gibt z. B. unterschiedliche Varianten an Gehstöcken oder die verschiedenen Arten von orthopädischen Maßschuhen an (Straßenschuhe, Hausschuhe, Sportschuhe etc.).
Vertragspositionsnummer (Stellen 8 bis 10): Die dreistellige Vertragspositionsnummer ist ein individueller Wert für ein ganz bestimmtes Produkt.
Beachten Sie: In einigen Verzeichnissen, Registern oder Formularen werden die Hilfsmittelpositionsnummern zur besseren Gliederung mit Leerstellen oder Punkten gekennzeichnet (z. B. 24 03 03 0 123). In der Regel wird die Nummer aber komplett zehnstellig ausgeschrieben.
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Das Bundeseinheitliche Hilfsmittelpositionsnummernverzeichnis ist ein sehr umfangreiches Werk, das zudem kontinuierlich erweitert wird. Die GKV hat hierzu aber ein praktisches ONLINE-TOOL entwickelt. Klicken Sie hier einfach auf die Produktgruppe, die Sie wünschen. Klicken Sie sich dann ebenso durch die anderen Angaben weiter, bis Sie die vollständige 7-stellige Positionsnummer haben. Tippen Sie auf den letzten Wert (die Produktart), werden alle Details sowie möglichen Produkte angezeigt (mit der vollständigen, 10-stelligen Nummer).
Es gibt Einzelfälle in denen für Hilfsmittelabrechnung weder eine Pharmazentralnummer (PZN) des Hilfsmittels noch eine Hilfsmittelnummer vorhanden ist. (Die Hilfsmittelnummer des Hilfsmittelverzeichnisses ist überwiegend zehnstellig). Für diese Fälle in denen weder PZN noch Hilfsmittelnummer vorhanden sind, vergibt der Kostenträger bzw. die Krankenkassen eine Pseudo-Hilfsmittelnummer.
Wurden bundeseinheitlich noch keine zehnstelligen Hilfsmittelpositionsnummern vergeben, aber die Struktur der jeweiligen Produktgruppe des Hilfsmittelverzeichnisses nach Paragraph § 128 SGB V existiert bereits, muss bei der Abrechnung die erste bis siebte Stelle der Hilfsmittelposition (Produktart) angegeben werden. An die achte Stelle ist die Ziffer „9“ einzufügen. Die neunte und zehnte Stelle ist mit Nullen zu füllen (also „900“ am Ende).
Ist ein Festbetrag auf Basis einer zehnstelligen Positionsnummer festgelegt worden, ist diese bei der Abrechnung anzugeben. Besteht noch keine Struktur einer Produktgruppe (z. B. Prothesen), aber eine Vertragspositionsnummer, muss an der ersten und zweiten Stelle die Nummer der Produktgruppe und rechtsbündig die Vertragspositionsnummer angegeben werden. Die insgesamt zehnstellige Pseudo-Hilfsmittelpositionsnummer ist in der Mitte mit Nullen zu vervollständigen. Das sieht dann z. B. wie folgt aus: 2400000123.
Sofern auch keine Vertragspositionsnummer existiert, muss die Nummer der Produktgruppe angegeben werden. Die insgesamt zehnstellige Pseudo-Hilfsmittelpositionsnummer ist mit den Ziffern „0“ zu vervollständigen (Beispiel: Produktgruppe Prothesen 2400000000).
Sofern abweichend von der Verordnung höherwertige Hilfsmittel abgegeben werden, so ist bei der Abrechnung entsprechend der Vergütungssystematik die verordnete Produktuntergruppe (Hilfsmittelpositionsnummer bis zur sechsten Stelle) oder die verordnete Produktart (Hilfsmittelpositionsnummer bis zur siebten Stelle) anzugeben.
Die insgesamt zehnstellige Hilfsmittelpositionsnummer ist mit den Ziffern "0" zu vervollständigen. Darüber hinaus ist das Kennzeichen für Hilfsmittel "06" = Abgabe eines von der Verordnung abweichenden, höherwertigen Hilfsmittels und in der Beschreibung der Rechnungsposition die zehnstellige Hilfsmittelpositionsnummer (oder – sofern noch nicht vergeben – der Name des tatsächlich abgegebenen Hilfsmittels) aufzuführen.
Hilfsmittelkennzeichen sind zweistellige Nummern, die genau aussagen, um welches Hilfsmittel bzw. um welche Leistung es sich handelt. Die Hilfsmittelkennzeichen sind für alle Positionen vertraglich vereinbart. Bitte geben Sie bei der Abrechnung die vertraglich vereinbarten Hilfsmittelkennzeichen immer an.
| Kennzeichen | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| 00 | Neulieferung | Erstmalige Versorgung (Leistungsabgabe) mit einem neuen Hilfsmittel (Kauf/Erstlieferung) |
| 01 | Reparatur | Instandsetzungen des vorhandenen Hilfsmittels bzw. Austausch von Einzelteilen; evtl. auch Pauschalbetrag für eine einmalige Reparatur |
| 02 | Wiedereinsatz | Lieferung eines im Wiedereinsatz befindlichen Hilfsmittels, ggf. inkl. Instandsetzungen (für Instandsetzungen während der Nutzung gilt das Kennzeichen 01) |
| 03 | Miete | - |
| 04 | Nachlieferung | Erneute Versorgung mit dem gleichen Hilfsmittel, (Nachlieferung eines Produkts mit identischer Hilfsmittelpositionsnummer) |
| 05 | Zurichtung | Anpassung von Hilfsmitteln an die spezifischen Anforderungen der Anwender (für Instandsetzungen gilt das Kennzeichen 01) |
| 06 | Abgabe eines von der Verordnung abweichenden, höherwertigen Hilfsmittels | Z. B. Abgabe von Gleitsichtgläsern bei verordneten Bifokalgläsern |
| 07 | Arbeitszeit | - |
| 08 | Vergütungspauschale | Fall- und Versorgungspauschale |
| 09 | Folgevergütungspauschale | Erneute Abrechnung desselben Hilfsmittels für einen weiteren Gewährleistungs- bzw. Versorgungszeitraum |
| 10 | Folgeversorgung | Erneute Versorgung mit einem anderen Hilfsmittel der gleichen Produktart |
| 11 | Ersatzbeschaffung | Erneute Versorgung mit dem gleichen Hilfsmittel innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. bei Verlust eines Hörgeräts) |
| 12 | Zubehör | Zurüstung des Hilfsmittels an die spezifischen Anforderungen des Anwenders |
| 13 | Reparaturpauschale | Pauschale Abgeltung der Reparaturkosten während eines vereinbarten Zeitraums |
| 14 | Wartung | Wartung bzw. Pflege/Überprüfung des vorhandenen Hilfsmittels (evtl. auch Pauschalbetrag für einmalige Wartung) |
| 15 | Wartungspauschale | Pauschale Abgeltung der Wartungskosten während eines bestimmten Zeitraums |
| 16 | Auslieferung | Gesonderte (ggf. pauschale) Vergütung der Auslieferung |
| 17 | Aussonderung | Gesonderte (ggf. pauschale) Vergütung der Aussonderung |
| 18 | Rückholung | Gesonderte (ggf. pauschale) Vergütung der Rückholung |
| 19 | Abbruch | Gesonderte (ggf. pauschale) Vergütung des Abbruchs |
| 20 | Erprobung | Gesonderte (ggf. pauschale) Vergütung der Erprobung |
Die Krankenkassen wünschen im Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V für Hilfsmittel die genaue Angabe des Versorgungszeitraum abhängig vom Hilfsmittelkennzeichen. Der Versorgungszeitraum muss für folgende Hilfsmittelkennzeichen angegeben werden:
Grundsätzlich ist die Angabe des Versorgungszeitraums für jedes Hilfsmittel möglich. Bitte beachten Sie, dass eine Angabe des Zeitraums auch vertraglich mit dem Kostenträger vereinbart worden sein kann. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Versorgungszeitraum angeben müssen:
prüfen Sie ihre Verträge mit den Kassen.
prüfen Sie, ob das abzurechnende Hilfsmittel auf der Liste der zum Verbrauch bestimmten Hilfsmitteln steht. Die Liste finden Sie auf der Seite des GKV Spitzenverbandes unter Verlautbarung zur Umsetzung gesetzlicher Neuregelungen.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Angabe des Versorgungszeitraums.
Im Dezember 2016 entschied das Bundesgerichtshof (BGH) in Karlsruhe, dass Händler von Produkten wie Schuheinlagen, Blutzuckertests, Hörgeräten oder anderen Hilfsmitteln ihren Kunden die Zuzahlung an die gesetzliche Krankenkasse erlassen dürfen. Zwar seien die Versicherten prinzipiell zur Selbstbeteiligung verpflichtet. Dem Händler stehe es aber frei, von der Einziehung des fälligen Betrags auf eigene Kosten abzusehen (Az. I ZR 143/15).
Infos zum ZuzahlungsverzichtSind Sie als Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, rechnen Sie Ihre Leistungen bei den Kassen ganz normal mit der Umsatzsteuer ab. Doch bei Zuzahlungsrechnungen an die Patienten sollten Sie dies nicht tun: Aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht werden die Leistung nicht gegenüber dem Versicherten erbracht. Tatsächlich erfolge die Lieferung umsatzsteuerrechtlich an die Krankenkassen, so das Bundesfinanzministerium. Bei Abrechnungen an den Versicherten gibt es nun zwei Möglichkeiten, diese rechtskonform zu gestalten.
Einerseits kann die Krankenkasse als Leistungsempfänger bezeichnet werden, zum Beispiel durch Hinzufügen folgenden Satzes auf der Rechnung: „Leistungsempfänger ist die Krankenkasse. Diese Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.“ auf der Rechnung.
Andererseits besteht die Möglichkeit, auf den gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer zu verzichten.
Wir haben für Sie ausführliche Informationen zum Vorsteuerabzug in Zuzahlungsrechnungen zusammengetragen. Nutzen Sie DMRZ.de, um mit den Kassen abzurechnen und Zuzahlungsrechnungen an die Versicherten auszustellen, dann brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen: Wir haben den Satz „Leistungsempfänger ist die Krankenkasse. Diese Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.“ automatisch in Zuzahlungsrechnungen mit eingebaut. So sind Sie mit DMRZ.de in jedem Fall auf der sicheren Seite.
Mehr Infos zum VorsteuerabzugWussten Sie schon, dass Sie über DMRZ.de auch private Hilfsmittel abrechnen können? Dafür erstellen Sie in Ihrem persönlichen DMRZ.de-Zugang (Maske "Abrechnungsfälle") in nur vier Schritten eine Privatrechnung. Wir haben für Sie genau aufgelistet, wie die Privatrechnung erstellt werden kann.
Mehr Infos zur Privatrechnung
