Egal, ob eine Praxis für Logopädie oder Podologie, ob Ergo- oder Physiotherapiepraxis: Spielen Sie mit dem Gedanken, eine Heilmittelpraxis zu eröffnen, sollten Sie die Gründung gut durchplanen. Markt- und Standortanalysen, sämtliche Richtlinien zur Kassenzulassung sowie eine solide Kostenkalkulation bilden nur einen Teil der Gründungsplanung. Unser umfangreicher Ratgeber bietet Ihnen einen ersten Überblick, worauf Sie bei der Gründung Ihrer Heilmittelpraxis achten müssen.
Grundsätzliche Voraussetzungen zur Gründung einer Heilmittelpraxis
Die Form der Praxis: Neugründung oder Übernahme? Einzelpraxis oder gemeinsame Praxis?
Die Behandlungssräume: Diese räumlichen Anforderungen muss Ihre Praxis erfüllen
Mindestanforderungen an Ausstattung, Equipment und Hilfsmittel
Die Heilmittel-Richtlinie und die jeweiligen Gesetze der Heilmittelberufe
Unterstützung in der Praxis: Freie Mitarbeiter oder Angestellte?
Marketing: Gehen Sie auf Patientensuche und machen Sie auf sich aufmerksam
Der Businessplan: Vom Geschäftskonzept über die Kapitalbedarfsplanung bis zur Finanzierung
Einkommenssteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer Ihrer Heilmittelpraxis
Der demokratische Wandel sorgt dafür, dass der Durchschnitt der deutschen Bevölkerung zunehmend altert – und Heilmittel mehr und mehr verschrieben werden. Sowohl AOK als auch Barmer geben an, dass 2018 in etwa jeder fünfte Versicherte Heilmittelleistungen in Anspruch genommen hat (18,6 % bei AOK und 21,3 % bei Barmer). Der Bedarf ist also da. Für Viele ist das ein Anreiz, eine eigene Heilmittelpraxis zu gründen – egal, ob Physiotherapie-, Logopädie-, Ergotherapiepraxis oder eine Praxis für Podologie.
Wer sich als Heilmittelerbringer selbstständig macht oder eine Praxis mit mehreren Kollegen oder Angestellten gründen möchte, sollte sich der hohen Verantwortung bewusst sein. Auf Sie kommt eine Arbeit zu, die fachliches Know-How mit den kaufmännischen Erfahrungen eines Unternehmers kombiniert. Wie gut haben Sie beides im Griff? Auch müssen Sie in Ihrem Businessplan alle Risiken abwägen – was z. B. passiert, wenn Sie krank sein sollten. Ebenso ist auch die familiäre Rückendeckung wichtig.
Was alles Sie beachten müssen, erfahren Sie in diesem Ratgeber. Planen Sie für Ihre Gründung auf jeden Fall ausreichend Zeit ein: Der Deutsche Verband der Ergotherapeuten (DVE) beispielsweise empfiehlt eine Vorbereitungszeit von 9 bis 12 Monaten. Insbesondere die Standortwahl und die Suche nach den passenden Räumlichkeiten für Ihre Praxis erfordern viel Zeit und sollten so früh wie möglich angegangen werden.
Ausreichend Kenntnisse und Erfahrungen – insbesondere mit der geplanten Zielgruppe – ist grundlegend für einen Heilmittelerbringer, der eine Praxis eröffnen möchte. Darüber hinaus gibt es aber keine weiteren Voraussetzungen – sofern Sie keine Leistungen der Gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) anbieten möchten. Wer jedoch als zulassungsberechtigter Heilmittelerbringer arbeitet, muss ein paar grundlegende Voraussetzungen vorweisen. Bestehen diese Voraussetzungen nicht, dürfen keine per Heilmittelverordnung veranlassten Maßnahmen durchgeführt und mit den Kassen abrechnet werden.
Voraussetzung für einen zugelassenen Heilmittelerbringer ist, dass dieser eine staatlich anerkannte Ausbildung absolviert hat. Auch ist der Heilmittelbereich entscheidend, denn nicht jede Form an Heilmittel wird von den Krankenkassen getragen. Beispielsweise Heilpraktiker, Osteopathen oder Mototherapeuten dürfen nicht auf Kosten der Krankenkassen behandeln. Ebenso unqualifiziert sind beispielsweise auch Fußpfleger ohne die staatliche Anerkennung nach dem Podologengesetz. Und Hauswirtschafter, Köche, Ernährungscoaches oder Fitnessberater dürfen mit der Unterstützung der gesetzlichen Krankenkassen keine Ernährungstherapie anbieten; das gilt selbst für staatlich geprüfte Ökotrophologen ohne entsprechende Qualifikationen.
Zulassungsberichtigt sind folgende Heilmittelbereiche:
Physiotherapeuten/ Krankengymnasten, Masseure, medizinische Bademeister
Ergotherapeuten
Logopäden, staatlich anerkannte Sprachtherapeuten, staatlich geprüfte Atem-, Sprech- und Stimmlehrer, Medizinische Sprachheilpädagogen (sowie ein paar Sonderfälle)
Podologen gemäß des Podologengesetzes, staatlich geprüfte Podologen, staatlich geprüfte oder anerkannte medizinische Fußpfleger
Diätassistent/in, Ökotrophologen mit entsprechender Qualifikation, Ernährungswissenschaftler mit entsprechender Qualifikation, Absolventen der Ernährungsmedizin oder Ernährungstherapie
Details und exakte Voraussetzungen führen die Zulassungsempfehlungen auf, die der GKV-Spitzenverband erstellt und veröffentlicht hat und an denen sich die Krankenkassen orientieren.
Machen Sie sich bewusst, dass für bestimme Heilmittelformen weitere Qualifikationen benötigt werden. Das können Vorgaben sein, die in den Zulassungsempfehlungen des GKV-Spitzenverbands aufgeführt werden oder von anderen Kostenträgern (z. B. den Berufsgenossenschaften) vorgegeben werden. Im Folgenden haben wir zwei solcher Fälle für Sie beschrieben.
Laut des Bundesverbands selbstständiger Physiotherapeuten IFK e. V. sind spezielle Voraussetzungen notwendig, wenn Physiotherapeuten Unfallverletzte und Berufserkrankte behandeln möchten. Andererseits haben sie bei Berufsgenossenschaften keinen Anspruch auf Vergütung. Voraussetzung ist die Behandlung von 20 Unfallverletzten innerhalb einer Erfahrungszeit von 2 Jahren in einer zugelassenen Praxis. Alternativ gilt (im Rahmen einer 2-jährigen Praxisphase) eine 6-monatige Erfahrungszeit mit der Behandlung Unfallverletzter/ Berufserkrankter in einem klinischen Fachbereich einer Chirurgie, Orthopädie oder Neurologie.
Die Zulassungsempfehlungen des GKV-Spitzenverbands geben auf Basis der Heilmittel-Richtlinie vor, dass Ernährungstherapeuten, die Patienten mit der Erbkrankheit Mukoviszidose (Indikationsschlüssel CF) oder mit einer sonstigen Stoffwechselerkrankung (Indikationsschlüssel SAS) behandeln, bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen. Sie benötigen bereits Therapieerfahrungen bei 50 Patienten (CF) bzw. 70 Patienten (SAS) mit der jeweiligen Krankheit. Auch ist eine Berufserfahrung von mindestens 1 Jahr Voraussetzung.
Grundlegend für die Überlegung, eine Physiotherapiepraxis, eine Ergotherapiepraxis, eine Podologiepraxis, eine Logopädiepraxis oder eine Praxis für Ernährungstherapie zu eröffnen, ist, zu überlegen, ob Sie diese komplett neu aufbauen möchten. Oder ob nicht am gewünschten Standort eine passende Praxis existiert, für die ein Nachfolger gesucht wird. Planen Sie also eine Neugründung oder eine Übernahme?
Eine Übernahme will gut überlegt sein, denn mit einer Nachfolge einer bereits bestehenden Praxis können ggf. auch Altlasten übernommen werden. Auch ist es nicht gerade einfach, zu definieren, welchen Wert die bisherige Praxis hat und wie viel das „Einkaufen“ in die Praxis kostet. Das Bundeswirtschaftsministerium und die Förderbank KfW haben auf ihrer Gründerplattform zusammengefasst, worauf auf eine Unternehmensnachfolge geachtet werden muss. Es empfiehlt sich, sich schon früh umzuhören und umzusehen. Der Deutsche Verband der Ergotherapeuten (DVE) rät zudem, dass bei einer gelungenen Übernahme eine gewisse Übergangszeit mit dem bisherigen Praxisinhaber sinnvoll sein kann.
Wollen Sie aber neugründen, dann kommen mehrere Formen der Praxisgründung für Sie in Frage. Hier ist zunächst entscheidend, ob Sie alleine oder mit anderen Heilmittelerbringern eine Praxis eröffnen möchten. Der Bundesverband selbstständiger Physiotherapeuten IFK e. V. hat 2016 in einer hauseigenen Umfrage ermittelt, dass rund vier von fünf Physiotherapiepraxen (82 Prozent) Einzelpraxen sind. In den anderen Heilmittelbereichen dürfte die Selbstständigkeit ebenfalls an vorderster Stelle stehen. Der Grund ist naheliegend: Die Praxis ist ihr alleiniges „Baby“, der Weg des Einzelkämpfers scheint zunächst der leichteste zu sein. Eine Gemeinschaftspraxis wiederum hat den Vorteil, dass die Verantwortung auf mehrere Schultern liegt. Doch ist hier Vertrauen gefragt und die Chemie muss natürlich stimmen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die gängigsten Praxisformen vor.
Als Inhaber einer Einzelpraxis sind Sie als Geschäftsführer für alles verantwortlich, tragen alle Risiken und müssen finanzielle Lasten allein stemmen. Dafür haben Sie aber auch den alleinigen Anspruch auf sämtliche Gewinne. Beachten Sie, dass Sie als Selbstständiger mit Ihrem gesamten Vermögen haften; es gibt keine rechtliche Trennung zwischen Privat- und Geschäftsvermögen. Auch als Selbstständiger können feste oder freie Mitarbeiter beschäftigt werden.
Die übliche Form, sich mit Gleichgesinnten zusammenzutun und ein gemeinsames Unternehmen zu eröffnen, ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Diese ist vergleichbar mit der Selbstständigkeit – denn auch hier haftet jeder der Gesellschafter mit dem Privatvermögen. Praktisch an der GbR (ganz im Gegensatz zu juristischen Personen wie z. B. einer GmbH) ist, dass es nur wenige gesetzliche Vorgaben zur Gründung und Führung gibt. Beispielsweise ist kein Gesellschaftervertrag notwendig; für eine solide und reibungslose Zusammenarbeit wird aber ein gemeinsamer Vertrag absolut empfohlen.
Exklusiv für Freiberufler besteht in Deutschland die Möglichkeit, eine Partnerschaftsgesellschaft (kurz PartG oder PG) zu gründen. Diese ist vergleichbar mit einer GbR, verfügt aber über die Option, die Haftung zu beschränken: Während bei einer GbR alle Partner gesamtschuldnerisch und persönlich haften, sind bei einer PartG die Gesellschafter nur die für den jeweiligen Auftrag verantwortlich. Verursacht also ein Heilmittelerbringer bewusst einen Fehler, dann haftet nur dieser mit seinem Privatvermögen, nicht die anderen Heilmittelerbringer in der Partnerschaftsgesellschaft.
Eine Praxisgemeinschaft darf nicht mit der namensähnlichen „Gemeinschaftspraxis“ (ist gleichbedeutend mit der GbR oder PartG) verglichen werden. Bei einer Praxisgemeinschaft handelt es sich um eine Kooperation von Selbstständigen/Einzelpraxen: Jeder Heilmittelerbringer in der Praxis ist komplett für sich verantwortlich und haftet mit seinem Privatvermögen für seinen eigenen Tätigkeitsbereich. Auch hat jeder ein eigenes Institutionskennzeichen und eine eigene Kassenzulassung. Jedoch die Praxisräume, die Einrichtung sowie mögliche Mitarbeiter werden gemeinsam getragen und genutzt. Laut der IFK sei die Praxisgemeinschaft die einfachste Form der Kooperation unter Heilmittelerbringern und sei zugleich mit den geringsten juristischen Konsequenzen verbunden.
Weitere mögliche Rechtsformen sind beispielsweise die GmbH oder die UG (haftungsbeschränkt). Details hierzu – sowie zu den steuerlichen Unterschieden der jeweiligen Rechtsformen – finden Sie weiter unten.
Übrigens: Spielen Sie mit dem Gedanken, von Vornherein direkt eine Zweitpraxis zu eröffnen, sind damit einige Formalitäten verbunden. Neben einer höheren Verantwortung müssen Sie auch mit weiteren Vorgaben hinsichtlich der Kassenzulassung rechnen. Der Deutsche Bundesverband für Logopädie (dbl) hat ausführliche Informationen zum Thema Zweitpraxis zusammengestellt.
Der Bedarf an Heilmitteln aller Art steigt – allein schon durch den demographischen Wandel sowie durch den Anstieg von Volkskrankheiten wie Rückenschmerzen, Verspannungen oder Adipositas. Neben den von den Krankenkassen getragenen Leistungen gibt es auch viele Menschen, die für die Kosten bestimmter Behandlungen gerne persönlich aufkommen. Für Sie bedeutet das: Was genau bieten Sie an? Ihr Leistungsangebot sowie Ihr Standort sind eng miteinander verbunden.
Wie bei jeder Neugründung müssen Sie fest definieren, was genau Sie anbieten möchten und ob Sie sich spezialisieren möchten. Ggf. planen Sie, Ihre Praxis ausschließlich an bestimmte Personengruppen zu richten – z. B. Kinder oder Senioren. Je nach dem, für welchen Weg Sie sich entscheiden, ist die Vermarktung Ihrer Praxis eine unterschiedliche. Auch sollten Sie überlegen, was Sie bieten, was andere Praxen im Umkreis nicht bieten: Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal (auch USP genannt, für „Unique Selling Proposition“)? Möchten Sie beispielsweise herausstellen, dass Sie Hausbesuche als private Zusatzleistung anbieten?
Ganz wichtig ist die Entscheidung, welche Art der Heilmittelleistungen Sie anbieten möchten. Manche Leistungserbringer konzentrieren sich nur auf die Kassenleistungen der gesetzlichen Krankenversicherungen, andere ausschließlich auf Privatleistungen.
Laut der Gründerplattform (des Bundeswirtschaftsministeriums und der KfW) sind die meisten Menschen in Deutschland gesetzlich versichert. Einen Großteil der ärztlichen Verordnungen würden daher gesetzlich Versicherte erhalten.
Vorteil der Zusammenarbeit mit den gesetzlichen Krankenversicherungen ist die Einnahmesicherheit.
Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Kassenleistungen, sind Sie zu einem gewissen Maße auch von den Vorgaben der Kassen abhängig. Möglicherweise werden nicht alle Leistungen ausreichend vergütet (z. B. ausführliche Therapieberichte).
Die Gründerplattform betont, dass bei der Abrechnung über private Krankenversicherungen häufig mehr Behandlungen pro Diagnose verordnet werden würden und auch der Satz pro Behandlung höher ausfallen würde als bei den gesetzlichen Kassen.
Privatleistungen bieten sich vor allem an Standorten in einem Einzugsgebiet mit gut situierten Privatpatienten an.
Besondere Serviceleistungen (Stichwort USPs) lassen sich als Privatleistung anbieten.
Nachteil bei einem reinen Angebot von Privatleistungen ist, dass das finanzielle Risiko sehr hoch ist. Gerade zu Beginn ist ein Erfolg nicht garantiert.
Für viele Leistungserbringer ist eine Kombination aus beiden Leistungsformen sinnvoll. Welche der Leistungen Sie vermehrt anbieten wollen, liegt ganz bei Ihnen.
Insbesondere dann, wenn Privatleistungen den größten Teil Ihres Angebots ausmachen, ist die Wahl des Standorts entscheidend: Ihre Praxis steht und fällt mit der Kaufkraft der Selbstzahler und Privatversicherten in Ihrem Einzugsgebiet. Aber auch dann, wenn Sie (größtenteils) Kassenleistungen anbieten, sollte der Standort gut geplant sein.
Laut der Unternehmensberatung E & E Starthilfe sollten Existenzgründer als Einzugsgebiet einer Heilmittelpraxis ein Radius von drei bis fünf Kilometern berücksichtigen. In Ihrer Standortanalyse müssen Sie recherchieren, wie die Bevölkerung im Einzugsgebiet ist, wie viele Praxen es hier bereits gibt und welche Leistungen ggf. noch fehlen. Schauen Sie in den Bewertungsportalen der regionalen Leistungserbringer auch nach, wie die Konkurrenz bewertet wird und überlegen Sie, was Sie ggf. besser machen können.
Für Ihre Patienten beginnt die Behandlung schon mit der Anreise. Lässt die Infrastruktur zu wünschen übrig, kann das bereits negative Auswirkungen auf Ihre Bewertung in den einschlägigen Onlineverzeichnissen haben. Achten Sie deshalb auch auf Faktoren wie Erreichbarkeit (auch öffentlichen Verkehrsmitteln) oder Parkplätze.
Von Vorteil ist es, wenn Arztpraxen und Apotheken in direkter Nähe sind. Auch nahe Krankenhäuser oder Pflegeheime können sich positiv auf die Patientenzahlen auswirken. Es empfiehlt sich, dass Sie (sobald der Eröffnungstermin steht) frühzeitig bei Ärzten, Krankenhäusern und Pflegeheimen vorstellig werden. Vielleicht ergeben sich direkt schon zu Beginn enge Kooperationen zwischen den Einrichtungen und Ihrer Praxis.
Wer als Physiotherapeut, Logopäde, Podologe oder Ergotherapeut Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) in Anspruch nehmen möchte, benötigt dafür eine entsprechende Zulassung. Geregelt wird diese unter § 124 SGB V (fünftes Sozialgesetzbuch). Dort heißt es, dass Physiotherapie, Stimm-, Sprech- und Sprachtherapie, Ergotherapie, Podologie und Ernährungstherapie nur von Leistungserbringern erbracht werden dürfen, die
die für die Leistungserbringung erforderliche Ausbildung sowie eine entsprechende zur Führung der Berufsbezeichnung berechtigende Erlaubnis oder einen vergleichbaren akademischen Abschluss besitzen,
über eine Praxisausstattung verfügen, die eine zweckmäßige und wirtschaftliche Leistungserbringung gewährleistet, und
die für die Versorgung mit Heilmitteln geltenden Verträge nach § 125 Absatz 1 und § 125a anerkennen.
Eine ausführliche Beschreibung aller Vorgaben hat der GKV-Spitzenverband in Zulassungsempfehlungen zusammengestellt, an der sich alle Kassen und Verbände entsprechend orientieren. Einen ersten Überblick über die wichtigsten Punkte der Zulassungsempfehlung bieten wir nachfolgend in unserem Ratgeber; beachten Sie aber, dass Sie früh in Ihrer Gründungsphase die vollständige Zulassungsempfehlung studieren und die Vorgaben in Ihre Planung einbeziehen.
Beantragen können Sie die Zulassung über zentrale Zulassungsstellen der GKV. Das Zulassungsverfahren ist einheitlich und kassenartenübergreifend und wird von Arbeitsgemeinschaften (ARGE) der Kranken- und Ersatzkassen durchgeführt. Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) bietet unter zulassung-heilmittel.de genaue Informationen, an welchen Stellen Sie für Ihre Region die Zulassung beantragten können. Über diese Webseite können Sie später auch sämtliche für die Zulassung hinterlegte Daten einsehen und anpassen. Ab voraussichtlich Mitte 2021 soll hier auch die Onlinebeantragung der Erstzulassung möglich sein.
Beachten Sie, dass die Bearbeitung des Antrags ein paar Wochen in Anspruch nehmen kann. Beantragen Sie die Zulassung also nicht zu kurzfristig vor der Eröffnung Ihrer Praxis. Selbstständige Heilmittelerbringer, die sich zu einer Praxisgemeinschaft zusammenschließen, müssen jeweils eine eigene Zulassung beantragen.
Die bereits erwähnten Zulassungsempfehlungen des GKV-Spitzenverbands führen genau auf, welche Mindestanforderungen für die Praxen gelten. Beispielsweise werden je nach Heilmittelbereich die jeweiligen Mindestmaße für die Nutzfläche definiert. Vorgegeben wird aber auch, dass die Praxis barrierefrei ist und dass es einen Wartebereich mit ausreichend Sitzgelegenheiten sowie eine Toilette mit Handwaschbecken und Möglichkeit zur Handdesinfektion gibt. Auch die Mindestausstattung an Geräten und Hilfsmitteln wird genau aufgelistet. Im Folgenden bieten wir Ihnen einen ersten Überblick über die räumlichen Vorgaben.
Eine Physiotherapiepraxis muss aus mindestens einem Behandlungsraum mit einer Therapiefläche von mindestens 20 m² (großer Behandlungsraum) und zwei Behandlungsbereichen mit je einer Behandlungsliege bestehen. Sofern gerätegestützte Krankengymnastik angeboten wird, ist innerhalb der Praxis ein zusätzlicher Behandlungsbereich von mindestens 30 m² (je nach Anzahl der Geräte auch mehr) vorzuhalten. Die Behandlungsbereiche dürfen i. d. R. keine Durchgangsräume sein. All diese Vorgaben gelten für Praxen, in denen mit zwei Vollzeit-Therapeuten zeitgleich tätig sein dürfen. Für jeden weiteren gleichzeitig tätigen Therapeuten muss ein weiterer Behandlungsbereich eingeplant werden.
Es ist ein Behandlungsraum mit einer Therapiefläche von mindestens 20 m² vorzuhalten. Jeder weitere Behandlungsraum muss mindestens 12 m² umfassen. Behandlungsräume dürfen keine Durchgangsräume sein, es sei denn, dahinter befinden sich ausschließlich Räume, die für den Praxisbetrieb während der Therapie nicht genutzt werden. Für jede weitere gleichzeitig tätige Fachkraft ist ein zusätzlicher Behandlungsraum von mindestens 12 m² erforderlich.
Im Gegensatz zu den anderen Heilmittelbereichen gibt es keine festen Vorgaben zu den Raumgrößen. Der Behandlungsraum ist so zu bemessen, dass dem Therapeuten auf der Fußseite des höhenverstellbaren Patientenstuhls ausreichend freie Bewegungsfläche mit einer Mindesttiefe von einem Meter zur Verfügung steht. Je nach Menge der gleichzeitig tätigen Fachkräfte sind entsprechend mehr Räume notwendig. Die Behandlungsräume müssen so beschaffen sein, dass die Wände abwaschbar sind. Der bei der Therapie entstandene Abfall sowie die gebrauchten Instrumente müssen an einem Sammelplatz aufbewahrt werden, der getrennt von Behandlungs- und Wartebereich liegt.
Die Praxis muss mindestens einen Behandlungsraum mit mindestens 12 m² Therapiefläche umfassen. Behandlungsräume oder Behandlungsbereiche dürfen keine Durchgangsräume sein, es sein denn, dahinter befinden sich ausschließlich Räume, die für den Praxisbetrieb während der Therapie nicht genutzt werden. Für jeden zusätzlich gleichzeitig tätigen Therapeuten ist ein weiterer Behandlungsraum erforderlich.
Planen Sie, Ihre Praxis in Ihre Privatwohnung zu integrieren? In diesem Fall gibt die GKV-Zulassungsempfehlung vor: „Die Praxis muss öffentlich zugänglich, von privaten Bereichen räumlich getrennt und auf die Abgabe von therapeutischen Leistungen aus den verschiedenen Tätigkeitsfeldern im Bereich der jeweiligen Heilmitteldisziplin (z. B. Prävention, Therapie, Rehabilitation) ausgerichtet sein. Die Praxisräume sollen zusammenhängend sein.“ (Auszug aus der GKV-Zulassungsempfehlung für Physio, Ergo, Podologie und Stimm-, Sprech-, und Sprachtherapie; Teil 1, § 8.2)
Beachten Sie, dass es je nach Bundesland ggf. auch baurechtliche Vorschriften gibt, die umgesetzt werden müssen (z. B. zur Bereitstellung von Parkplätzen). Informieren Sie sich hierzu am besten bei einem Berufsverband, welche Vorgaben Sie einhalten müssen. Außerdem: Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen, ist die sogenannte Arbeitsstättenverordnung einzuhalten.
Ist die perfekte Immobilie für Ihre Praxis gefunden, sollten Sie übrigens noch mit dem Mietvertrag warten, bis ein mögliches Darlehen oder eine entsprechende Förderung zugesagt wurde. (Mehr zur Finanzierung weiter unten) Idealerweise unterzeichnen Sie zunächst einen Vormietvertrag, der daran geknüpft ist, dass die geplante Finanzierung funktioniert. Überdies empfiehlt der IFK, dass die Laufzeit des Mietvertrags möglichst lang ist. Immerhin haben Sie ja lange nach dem perfekten Standort gesucht und sollten nicht riskieren, dass der Vermieter Sie schon nach einem Jahr gegen einen anderen Mieter eintauscht.
Die Planung Ihrer Heilmittelpraxis muss auch schon früh die Ausstattung einbeziehen. Je nach Größe der Räumlichkeiten müssen Sie mehrere Büromöbel sowie Geräte für Ihre Arbeit einplanen, die die Kosten in die Höhe treiben können. Deswegen ist die Ausstattung ein wichtiger Teil Ihres Businessplans.
Die Zulassungsempfehlungen des GKV-Spitzenverbands nennen auch Mindestanforderungen an Geräte, Hilfsmittel und anderem Equipment. Während bei einigen Heilmittelbereichen die Anforderungen eher übersichtlich sind, sind diese beispielsweise für Physiotherapeuten etwas umfassender. Verpflichtend für Letztere sind z. B. mehrere Behandlungsliegen, eine Sprossenwand, diverse Geräte zur Wärmetherapie, eine Notrufanlage für jene Behandlungsräume, in denen Patienten ohne die ständige Präsenz des Therapeuten Übungen machen können, und noch weitere Vorgaben. Logopäden andererseits haben weniger konkrete Vorgaben zur Grundausstattung und benötigen lediglich Matten oder Liegen zur Entspannungstherapie, Aufnahmegeräte, einen Artikulationsspiegel sowie diverse Materialien zu therapeutischen Arbeit (z. B. Bildmaterial).
Neben den Zulassungsempfehlungen des GKV-Spitzenverbands sollten Sie sich aber auch an den Gesetzen orientieren, die für Ihren Heilmittelbereich verpflichtend sind. Diese Gesetze regeln, wer den jeweiligen Beruf ausüben darf und wie die Ausbildung in den jeweiligen Berufen geregelt ist. Die für die Heilmittelberufe relevanten Gesetze sind:
Masseur- und Physiotherapeutengesetz (MPhG)
Ergotherapeutengesetz (ErgThG)
Logopädengesetz (LogopG)
Podologengesetz (PodG)
Diätverordnung (DiätV)
Ebenfalls maßgebend ist die Heilmittel-Richtlinie samt Heilmittelkatalog. Die Heilmittel-Richtiline regelt die genaue Verordnung und Durchführung von Heilmitteln.
Niemand schafft alles alleine und so verwundert es nicht, dass manche Heilmittelerbringer, die als Selbstständige mit einer Einzelpraxis starten, direkt von Anfang an Mitarbeiter beschäftigen. Überlegen Sie sich also rechtzeitig, welche Aufgaben Sie selber übernehmen wollen und können und welche andere machen sollen. Planen Sie, freie Mitarbeiter zu beschäftigen, Angestellte zu haben oder bestimmte Aufgaben vielleicht ganz auszulagern (z. B. Buchhaltung an den Steuerberater übergeben).
In Ihrem Businessplan müssen Sie auch mögliche Risiken samt Lösungen aufführen. Befassen Sie sich mit der Frage: Was passiert, wenn Sie einmal krank sind? Wer kann kurzfristig einspringen? Was passiert, wenn Sie länger ausfallen sollten? Ggf. planen Sie direkt von Vornherein mit einem angestellten Therapeuten an Ihrer Seite. Oder Sie suchen nach freiberuflichen Therapeuten, mit denen Sie zusammenarbeiten können und die als Vertretung einspringen können.
Stellen Sie sich darauf ein, dass es etwas dauern kann, bis Sie passende Mitarbeiter gefunden haben. Je urbaner Ihre Praxis liegt, desto einfacher wird die Personalsuche ausfallen. Empfehlenswert ist auch das Networking mit Schulen, die in Ihren Heilmittelbereich ausbilden.
Für den Fall, dass Sie auf freiberufliche Mitarbeiter setzen möchten, hat die IFK alle wesentlichen Voraussetzungen zur Beschäftigung zusammengefasst.
Nicht nur der Antrag der Kassenzulassung – auch weitere Anträge müssen zur Praxisgründung von Ihnen beachtet werden. Die folgende Liste gibt Ihnen einen Überblick, worauf Sie neben der Kassenzulassung noch achten müssen und was Sie in Ihrer Gründungsphase nicht übersehen sollten.
Berufsgenossenschaft: Alle selbstständigen Heilmittelerbringer müssen sich in der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) pflichtversichern.
Krankenversicherung: In Deutschland gibt es die Pflicht zur Krankenversicherung – die Wahl, ob Sie gesetzlich oder privat krankenversichert sein möchten, liegt bei Ihnen.
Rentenversicherung: Laut der IFK sind freiberuflich tätige Physiotherapeuten grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Diese Pflicht entfällt aber, wenn Sie sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigen.
Gesundheitsamt: Melden Sie Ihre Heilmittelpraxis beim örtlichen Gesundheitsamt an.
Finanzamt: Freiberufliche Heilmittelerbringer müssen Ihre Selbstständigkeit beim örtlichen Finanzamt melden. (Mehr zum Thema Steuern weiter unten.)
Berufshaftpflicht: Um sich gegen Regressansprüche von Patienten abzusichern, ist eine Berufshaftpflichtversicherung sehr wichtig. Die Gründerplattform des Bundeswirtschaftsministeriums und der KFW-Förderbank rät, in der Police genau zu überprüfen, ob auch verordnungsfreie Behandlungen (wie z. B. Präventionskurse) mitversichert sind.
Geschäftsversicherung: Das Hab und Gut in Ihrer Praxis lässt sich durch eine Geschäftsversicherung absichern. Diese ist vergleichbar mit der Hausratversicherung und schützt Sie gegen Einbruch oder Wasserschäden. Eine Geschäftsversicherung ist nicht verpflichtend.
Institutionskennzeichen: Damit Sie Ihre Leistungen mit den Kassen abrechnen können, müssen Sie im Vorfeld ein Institutionskennzeichen beantragen.
Software zur Abrechnung: Für Heilmittelerbringer besteht die Pflicht, Leistungen per Datenträgeraustauschverfahren (DTA) mit den Kostenträgern abzurechnen. Wenn Sie das nicht tun, drohen Rechnungskürzungen in Höhe von bis zu 5 Prozent. DMRZ.de bietet für Ihre Heilmittelpraxis eine attraktive Lösung zur DTA-Abrechnung an. Rechnen Sie Ihre Heilmittel über DMRZ.de ab – egal wann, egal von wo!
Rundfunkbeitrag: Heilmittelpraxen gehören zu den sogenannten Betriebsstätten und für diese wird der Rundfunkbeitrag erhoben. Erkundigen Sie sich beim Beitragsservice für den Fall, sollte sich Ihre Praxis in Ihrer Privatwohnung befinden.
Nutzungsänderung beim örtlichen Bauamt: Laut der Gründerplattform müssen Nutzungsänderungen der Praxisräumlichkeiten beim örtlichen Bauamt angemeldet bzw. beantragt werden.
Berufsverband: Die Mitgliedschaft in einem passenden Berufsverband ist für Heilmittelerbringer nicht verpflichtend, aber empfehlenswert. Gerade in der Gründungsphase können die Experten Sie mit wertvollen Ratschlägen unterstützen. Auch besteht die Möglichkeit, über den Verband Sonderkonditionen für Versicherungen, Software oder Abrechnungszentren zu bekommen. Auch DMRZ.de bietet attraktive Sonderkonditionen für die Mitglieder bestimmter Berufsverbände an!
Eine Mitgliedschaft in einer Kammer ist – im Gegensatz bei Ärzten – übrigens nicht notwendig. Auch bei der IHK besteht keine Pflichtmitgliedschaft.
Eine der besten Formen, um Patienten zu gewinnen, ist Mund-zu-Mund-Propaganda. Aber das fällt niemanden in den Schoß. Deswegen ist es ratsam schon vor der Gründung von der neuen Praxis zu erzählen – zum einen im privaten Umfeld (Freunde, Sportverein etc.) als auch bei den Ärzten, Krankenhäusern und Pflegeheimen im Umkreis.
Darüber hinaus, ist es aber ratsam, auch online gefunden zu werden. Das Basis dafür ist eine suchmaschinenoptimierte Website, auf der Sie sich und Ihr Team präsentieren, Ihre Leistungen vorstellen und vor allem Kontaktdaten und Öffnungszeiten nennen. Viel mehr muss Ihre Website nicht können. Natürlich können Sie die Website noch optimieren und z. B. eine einfach zu bedienende Online-Terminbuchung (von DMRZ.de) auf der Website integrieren.
Laut der Plattform selbststaendig.de spielen vor allen Bewertungsportale eine immer wichtigere Rolle bei der Auffindbarkeit von Heilmittelpraxen. Behalten Sie solche Bewertungsportale immer im Blick und kommentieren Sie dort, um zu zeigen, wie wichtig Ihnen die Meinungen der Patienten sind.
Bei jeglicher Werbung sollten Sie immer das sogenannte Heilmittelwerbegesetz (HWG) sowie das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) im Blick behalten. Beispielsweise ist untersagt, konkret zu versprechen, dass eine bestimmte Therapie mit Sicherheit erfolgreich sein wird. Verstöße werden mit hohen Geldbußen geahndet.
Ein Businessplan bezeichnet nicht nur die reinen Zahlen zu den Kosten und den erwarteten Einnahmen; ein Businessplan umfasst das gesamte Geschäftskonzept. Die bisherigen Recherchen – insbesondere die Geschäftsidee und die Markt- und Standortanalyse – werden im ersten Teil des Businessplans ausführlich, transparent und nachvollziehbar zusammengefasst. Wer ist die Zielgruppe? Wo und wie sollen die Patienten gefunden werden? Und welche Alleinstellungsmerkmale (USP) bieten Sie?
Auch Risiken werden im Businessplan behandelt. Der Deutsche Verband der Ergotherapeuten rät, sich im Vorfeld mit möglichen negativen Eventualitäten auseinanderzusetzen: Was tun, wenn die Anfragen nicht so hoch sind wie erwartet? Oder wie gehe ich mit Behandlungsausfällen und dem Kostenrisiko um? Und was ist der Plan, wenn Sie krankheitsbedingt ausfallen sollten?
Die Kapitalbedarfsplanung ist ein wesentlicher Schritt in Ihrer Gründungsphase. Sie müssen hier kalkulieren, mit welchen Kosten Sie in der Gründung sowie für die ersten paar Jahre des laufenden Betriebs rechnen müssen. Die IFK empfiehlt, folgende Kostenpunkte zu berücksichtigen:
alle laufenden regelmäßigen Betriebsausgaben (fixe Kosten) wie Miete, Personalkosten, Verwaltungskosten, Fahrzeugkosten, Zinskosten etc.
die Eröffnungswerbung für Ihre Praxis, den Materialeinsatz für einen bestimmten Zeitraum,
die von Ihnen zu finanzierenden Außenstände,
allgemeine Gründungskosten, die nicht den Investitionen zugeordnet werden können (Beratungshonorare, Notargebühr etc.),
Ihre notwendigen Privatentnahmen (soweit dringend erforderlich),
eine ausreichende Liquiditätsreserve
Auf der anderen Seite sollten Sie auch kalkulieren, mit welchen Einnahmen Sie rechnen können. Dieser Schritt ist kein leichter, da natürlich niemand in die Zukunft sehen kann. Hier empfiehlt sich definitiv die Beratung durch Gründungsexperten, die im Rahmen vieler Berufsverbände angeboten werden. Auch sind spezielle Existenzgründungsberatungen empfehlenswert, da diese meist staatlich gefördert werden und somit kostengünstiger ausfallen.
Je nachdem, mit welchen Kosten Sie zu rechnen haben, ist im Rahmen der Gründung eine finanzielle Unterstützung notwendig. Zwar können Sie überlegen, bestimmte Geräte oder Büromöbel vorerst noch nicht zu kaufen, aber auf der anderen Seite werden Darlehen im Rahmen einer Gründung oft staatlich gefördert und sind somit in der Regel attraktiver als Kredite, die Sie erst viel später in Anspruch nehmen.
Die IFK empfiehlt ein Eigenkapital in Höhe von mindestens 15 oder 20 Prozent des gesamten Kapitalbedarfs. Denn je geringer der Eigenkapitalanteil an der Gesamtfinanzierung ausfällt, umso krisenanfälliger ist Ihr Unternehmen. Das Eigenkapital kann aus Barmitteln bestehen oder aus privaten Gütern, die als Sachvermögen in das geplante Unternehmen eingebracht werden (Computer, Kraftfahrzeuge usw.).
Zur Finanzierung werden oft die EU-Förderprogramme der KfW genannt, die Sie in Form eines Darlehens bei einer Hausbank in Anspruch nehmen können. So ein KFW-Gründungskredit ist immer vor der Aufnahme der Selbstständigkeit zu beantragen.
Wer im Vorfeld der Gründung arbeitslos ist, kann für den Einstieg in die Selbstständigkeit bei der Arbeitsagentur einen Gründungszuschuss beantragen. Das ist auch dann möglich, wenn Sie nur ganz kurz arbeitslos sind. Wichtig ist, dass Sie einen Anspruch auf Entgeltersatzleistungen nach SGB III (z. B. Arbeitslosengeld) haben oder in einer Arbeitsbeschaffungsmaßnahme beschäftigt sind. Bei Aufnahme der selbständigen Tätigkeit muss ein Anspruch auf Arbeitslosengeld von mindestens 150 Tagen bestehen. Der Bundesverband für Logopädie (dbl) hat das Wichtigste zum Gründungszuschuss zusammengefasst.
Beachten Sie, dass kein Anrecht auf Gründungszuschuss besteht. Die Plattform www.gruendungszuschuss.de gibt an, dass Sie bei der Antragstellung möglicherweise Widerstände bei der Agentur überwinden müssen. Häufig würden die Gründer von den Agenturen falsche Angaben erhalten – mit der Zielsetzung, dass sie einen Antrag gar nicht erst stellen. Hier empfiehlt es sich, wenn Sie sich von unabhängigen Gründungsberatern (z. B. eines Berufsverbands) beraten lassen, wie Sie den Antrag auf Gründungszuschuss entsprechend verteidigen.
Je nach Rechtsform Ihrer Heilmittelpraxis herrscht eine ganz andere Situation, was die Steuern betrifft. Wie weiter oben schon beschrieben wurde, sind die üblichen Rechtsformen entweder die Selbstständigkeit (mit einer Einzelpraxis oder mit einer Praxisgemeinschaft) oder der Zusammenschluss mit anderen zur einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder zu einer Partnerschaftsgesellschaft (kurz PartG oder PG). Darüber hinaus besteht natürlich auch auch die Möglichkeit, eine Kapitalgesellschaft – wie eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) – zu gründen. Was für Ihre Zwecke steuerlich am sinnvollsten ist, sollten Sie mit einem Steuerberater klären.
Welche Steuern Sie zahlen, hängt von der Rechtsform ab. Die steuerliche Zuordnung wird durch § 18 EStG (Einkommensteuergesetz) geklärt. Folgende Orientierungspunkte können Ihnen bei der Zuordnung helfen:
Heilmittelerbringer gehören laut § 18 EStG den freien Berufen an. Sie sind somit kein Gewerbetreibender und unterliegen nicht der Gewerbesteuerpflicht. Deshalb melden Sie Ihre Praxis auch nicht beim Gewerbeamt, sondern ausschließlich beim Finanzamt an. Sie erhalten eine Steuernummer und führen Einkommenssteuer ab.
Hier verhält es sich ähnlich wie bei der Selbstständigkeit. Laut der IFK verliert die GbR ihre Eigenschaft als Freiberufler, wenn einer der Mitunternehmer keinem freien Beruf nach § 18 EStG angehört. Auch bestünde eine Gewerbesteuerpflicht, falls neben den freiberuflichen Umsätzen auch gewerbliche Umsätze – z. B. durch den Verkauf von Gegenständen – erzeugt werden. Laut dem Finanzsoftwareanbieter Sage müsse (z. B. aus rezeptfreien Produkten wie Salben, Bandagen etc.) erst ein jährlicher Gewinn von 24.400 Euro oder mehr anfallen, bevor Gewerbesteuer anfällt. Besprechen Sie sich hierzu mit einem Steuerberater.
Bei einer Partnerschaftsgesellschaft gelten die gleichen steuerlichen Regeln wie bei einer GbR. Beachten Sie, dass die PartG bei der Gründung in das Partnerschaftsregister des örtlichen Amtsgerichts eingetragen werden muss.
Planen Sie, Ihre Praxis als Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder als Unternehmensgesellschaft (haftungsbeschränkt) zu eröffnen, unterlegen Sie grundsätzlich der Gewerbesteuerpflicht. Sie sind bei Ihrem Betrieb als gesellschaftlicher Geschäftsführer angestellt, erhalten dann entsprechend Lohn und zahlen Lohnsteuer. Außerdem muss die Gründung notariell beglaubigt werden und Sie müssen die Praxis in das Handelsregister eintragen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über das Für und Wider einer solchen Kapitalgesellschaft und ob z. B. eine Partnerschaftsgesellschaft (PartG) eine mögliche Alternative wäre.
Weit öfters als eine Gewerbesteuerpflicht dürfte es bei Heilmittelpraxen eine mögliche Umsatzsteuerpflicht geben. Bieten Sie ausschließlich Kassenleistungen an, fällt in Ihrem Betrieb kein Umsatz an. Laut dem Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums weisen Sie dann auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Umsätze fallen aber an, sofern Sie rezeptfreie Privatleistungen oder Produkte wie Salben oder Bandagen in Rechnung stellen. Auch Behandlungen im Anschluss/Nachgang zu einer ärztlichen Verordnung wären laut Oberfinanzdirektion seit 2012 umsatzsteuerpflichtig (sofern Sie nicht über einen Heilpraktikerabschluss verfügen).
Gehen Sie davon ausm dass im Gründungsjahr umsatzsteuerpflichtige Einnahmen von 22.000 Euro oder mehr anfallen werden, besteht für Sie direkt von Anfang Umsatzsteuerpflicht. Andererseits fallen Sie zunächst unter die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz).
Beachten Sie: Besteht keine Umsatzsteuerpflicht, können Sie die sogenannte Vorsteuer – das ist die ausgewiesene Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) bei Ihren Betriebsausgaben – nicht vom Finanzamt „zurückholen“. Sie zahlen dann bei jedem Einkauf den vollen Bruttopreis. Besteht jedoch Umsatzsteuerpflicht, bekommen Sie die Vorsteuer erstattet. Aus diesem Grund kann es ggf. attraktiv zu sein, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Sprechen Sie dazu bitte mit Ihrem Steuerberater.
Unser Ratgeber gibt einen ersten Eindruck, was alles bei der Gründung einer Heilmittelpraxis beachtet werden sollte. Wir empfehlen aber, dass Sie sich ausreichend beraten lassen. Neben Steuerberatern und spezialisierten Unternehmensberatern ist es ratsam, die Gründungsberatungen eines Berufsverbands in Anspruch zu nehmen. Vielleicht ist einer der folgenden Verbände für Sie geeignet:
