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Heilmittelverordnung ab Januar 2021: Das ist neu!
Ab Januar 2021 werden die bisherigen Muster 13, 14 und 18 durch eine neue Heilmittelverordnung abgelöst. Wir erklären Ihnen, was an dem Formular neu sein wird und was die Gründe für die Änderungen sind. Erfahren Sie zudem in unserer praktischen Ausfüllhilfe, was in eine Heilmittelverordnung reingehört und worauf Sie achten müssen.
Aktuelles: Ursprünglich war die Änderung für Oktober 2020 vorgesehen, wurde aber vom Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) auf den Januar 2021 verschoben.
Inhaltsverzeichnis: Alles, was Sie zur neuen Heilmittelverordnung wissen sollten
Was ist eine Heilmittelverordnung?
Die Heilmittelverordnung dient dazu, dass Ärzte ein oder mehrere Heilmittel verschreiben können. Je nach Diagnose sieht der behandelnde Arzt die Verordnung einer medizinischen Maßnahme im Bereich der Heilmittel vor. Die Bandbreite reicht von Physiotherapie und Ergotherapie über Logopädie und Frühförderung bis hin zu Podologie. Hat der Arzt ein solches Rezept ausgestellt, werden die Kosten für die Heilmitteltherapie in der Regel von den gesetzlichen Krankenkassen getragen. Voraussetzung ist, dass eine Heilmittelverordnung korrekt und vollständig ausgefüllt wurde.
Heilmittelverordnung: Aus diesen Gründen gibt es ab Januar 2021 ein neues Formular
Bisher gab es drei verschiedene Varianten der Heilmittelverordnung:
für Maßnamen der Physikalischen Therapie / Podologischen Therapie (Muster 13)
für Maßnahmen der Stimm-, Sprech- und Sprachtherapie (Muster 14)
für Maßnahmen der Ergotherapie / Ernährungstherapie (Muster 18)
Ab dem 1. Januar 2021 wird es nur noch ein Formular geben, ein neues Muster 13. Die drei bisherigen Formulare wurden auf der neuen Heilmittelverordnung stark zusammengedampft, was für Ärzte und Leistungserbringer ein Stück Entbürokratisierung bedeutet.
Grund für die Änderung ist die überarbeitete Heilmittel-Richtlinie. Diese bewirkt, dass ab dem 1. Januar 2021 viele bisherige Angaben, die auf der Heilmittelverordnung vorgenommen werden mussten, nicht mehr benötigt werden. Es soll auf den Rezepten in Zukunft nur noch das Wesentliche notiert werden. Die neue Verordnung wurde vom GKV-Spitzenverband zusammen mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung vereinbart.
So funktioniert der Übergang von der alten zur neuen Heilmittelverordnung
Ursprünglich war die Änderung für den 1. Oktober 2020 vorgesehen. DMRZ.de hat in seinen Software-Lösungen die Umstellung entsprechend angepasst – Sie hätten ab Oktober 2020 einfach und unkompliziert nach der neuen Heilmittel-Richtlinie arbeiten können. Da aber nicht alle Software-Unternehmen rechtzeitig die neuen Vorgaben umgesetzt haben, hat der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) beschlossen, dass die neue Heilmittel-Richtlinie sowie das neue Muster 13 erst ab dem 1. Januar 2021 in Kraft treten werden.
Ärzte müssen beachten, dass die bisherigen Heilmittelverordnungen ab Januar 2021 – nach derzeitigem Stand – nicht mehr genutzt werden dürfen. Es empfiehlt sich, die neuen Formulare rechtzeitig zu bestellen. Ob die alten Formulare noch nach dem 01.01.2021 jedoch aufgebraucht werden dürfen, steht aktuell nicht fest. Vielleicht wird es auch jetzt wieder eine ähnliche Regel wie bei der Vordruck-Umstellung 2017 geben: Obwohl es laut dem GKV-Spitzenverband für Ärzte nicht gestattet ist, veraltete Vordrucke zu verwenden, wurde für den Übergang festgelegt, dass alte Heilmittelverordnungs-Vordrucke noch ein halbes Jahr länger von den Krankenkrassen akzeptiert werden würden. Gut möglich also, dass eine solche Übergangsregelung ebenfalls 2021 Anwendung finden wird.
Natürlich wird auch die Software, mit der sich die Verordnungen ausfüllen lassen, bis zur Umstellung angepasst. Und selbstverständlich wird ab dem 1. Januar auch DMRZ.de die Abrechnung der neuen Heilmittelverordnung unterstützen.
Die neue Heilmittelverordnung: Das ist neu!
Da die neue Verordnung, die ab Januar 2021 gültig sein wird, die drei bisherigen Muster 13, 14 und 18 ablösen wird, kann direkt auf dem Formular festgehalten werden, um welche Maßnahme verordnet wird. Ärzte kreuzen hier ganz oben an, ob der Patient Physiotherapie, Podologische Therapie, Ergotherapie, Ernährungstherapie oder Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie, Ergotherapie oder Ernährungstherapie erhalten soll. So kann der Patient auch viel schneller sehen, zu welchem Therapeuten er muss.
Aufgrund der neuen Heilmittel-Richtlinie, die ab Januar 2021 gültig wird, werden viele der bisherigen Formularfelder nicht mehr benötigt. Deshalb entfallen diese auch auf der neuen Heilmittelverordnung. Das sind unter anderen Angaben wie Erst- und Folgeverordnung oder die Begründung für Verordnungen außerhalb des Regelfalls. Formular 14 hatte bisher auch Felder für das Tonaudiogramm sowie den Trommelfell- und Stimmbandbefund. Da diese meist direkt aus dem Messgerät erstellt wurden und deswegen fast nie auf der Verordnung angegeben wurden, fallen diese Felder auf der neuen Heilmittelverordnung ebenfalls weg.
Die Felder auf dem neuen Muster 13 sind so angeordnet, dass sie sich besser an den Workflow der Arztpraxis orientieren.
Beim neuen Formular werden die Diagnosegruppe und die Leitsymptomatik nun voneinander getrennt notiert. Mit der neuen Heilmittel-Richtlinie gibt es statt 22 nur noch 13 Diagnosegruppen (z. B. WS1 und WS2 werden nun zu WS zusammengefasst). Die Leitsymptomatik wird über gesonderte Ankreuzfelder angegeben. Anhand der Buchstabenkodierung des Heilmittelkatalog kann der Arzt die Leitsymptomatiken nun schneller und zielgerichteter auswählen.
Mit der neuen Verordnung lassen sich bis zu drei vorrangige und ein ergänzendes Heilmittel verordnen. In den bisherigen Rezepten war immer nur ein vorrangiges und ein ergänzendes Heilmittel möglich.
Mit der neuen Heilmittel-Richtlinie und der neuen Heilmittelverordnung kann der Behandlungsbeginn bis zu 28 Tage nach dem Ausstellungsdatum erfolgen (nicht mehr nur bis zu 14 Tagen). Damit ist die Verordnung länger gültig und Therapeuten haben mehr Luft bei der Terminplanung. Für dringende Fälle kann der Arzt aber auch auf der Verordnung angeben, dass es dringlicher Handlungsbedarf besteht.
Die neue Heilmittel-Richtlinie beschreibt in Anlage 3, inwiefern für Änderungen die Zustimmung des Arztes notwendig ist. Unterschieden wird zwischen einer erneuten Arztunterschrift mit Datumsangabe, einer einvernehmlichen Abstimmung mit dem Arzt (Unterschrift nicht notwendig) und einer schlichten Informationen an den Arzt (ohne sich absprechen zu müssen). Durch diese Neuerung werden Ärzte und Heilmittelerbringer insbesondere bei kleineren Anliegen entlastet. Die Anlage 3 beschreibt für welche Änderungen welcher Vorgang notwendig ist.
Von nun an kann auf der Rückseite auch der Leistungserbringer angegeben werden.
1 Zuzahlung
Ärzte und Ärztinnen kreuzen hier an, ob eine „Zuzahlungspflicht“ besteht oder ob der Patient „Zuzahlungsfrei“ ist. Bei letzterem sollten sich Heilmittelerbringer den Befreiungsausweis vorlegen lassen. Zudem wird hier angekreuzt, ob die Heilmittelmaßnahmen aufgrund eines Versorgungsleidens (BVG) oder von „Unfallfolgen“ notwendig sind. Änderungen dürfen hier nur die Ärzte vornehmen.
2 Versicherten-, Arztangaben, Datum & Heilmittelbereich
In der Regel übernimmt der Arzt die Patientendaten von der Elektronischen Gesundheitskarte. Bitte prüfen Sie, ob die Versichertendaten vollständig und korrekt eingetragen sind. Auch werden hier die Betriebsstättennummer (BSNR), die Arztnummer (LANR) sowie das Ausstellungsdatum eingetragen. Fehlt eine der Angaben, ist die Verordnung ungültig. (Bei der Abrechnung per DTA ist es zwingend erforderlich, dass Sie Betriebsstätten- und Arztnummer in das DMRZ.de-System eintragen.) Rechts wird vom Arzt zudem der entsprechende Heilmittelbereich abgekreuzt. Es darf nur 1 Heilmittelbereich gewählt werden!
3 Behandlungsrelevante Diagnose(n) & Diagnosegruppe
In Ausnahmefällen können Ärzte auf die Angabe des entsprechenden ICD-10-Codes verzichten. Bei einem besonderen Verordnungsbedarf oder eines langfristigen Heilmittelbedarfs ist es aber erforderlich, dass der genaue Code notiert wird (siehe dazu die Diagnoseliste in Anlage 2 der Heilmittel-Richtlinie). Einen weiteren ICD-10 trägt der Arzt nur ein, wenn ein besonderer Verordnungsbedarf dies erfordert. Darunter wird zudem die Diagnosegruppe eingetragen. (Die im Heilmittelkatalog aufgeführten Beispieldiagnosen haben laut § 4 der Heilmittel-Richtlinie keinen Anspruch auf Vollständigkeit.)
4 Leitsymptomatik
Hier kreuzen Ärzte die mit a, b oder c codierte Leitsymptomatik aus dem Heilmittelkatalog an. Diese kann alternativ auch in eigenen Worten eingetragen werden. Auch dürfen Ärzte alternativ die Symptomatik – individuell angepasst an Patienten – als Freitext verfassen (in diesem Fall „patientenindividuelle Leitsymptomatik“ ankreuzen!). Auch darf der Arzt mehr als eine Leitsymptomatik aufschreiben.
5 Heilmittel & Behandlungseinheiten
Bei Physio- und Ergotherapie können bis zu drei vorrangige Heilmittel plus ein ergänzendes Heilmittel verordnet werden. Bei mehreren vorrangigen Heilmitteln muss genau angegeben werden, wie die Behandlungseinheiten auf diese Heilmittel aufgeteilt werden soll. Bei einer Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie können maximal drei verschiedene Behandlungszeiten oder Einzel- und Gruppenbehandlungen miteinander kombiniert werden. Eine podologische Behandlung erfolgt ausschließlich als Einzeltherapie. Für alle Heilmittel gilt: Die Anzahl der Behandlungseinheiten darf den Wert der Höchstmenge je Verordnung gemäß Heilmittel-Richtlinie nicht überschreiten. (Siehe unten für besondere Fälle der Verordnung.)
6 Therapiebericht, Hausbesuch & Therapiefrequenz
Hier können Ärzte einen Therapiebericht anfordern sowie festlegen, ob Hausbesuche notwendig sind. Empfehlungen für die Therapiefrequenz nennt der Heilmittelkatalog. Therapeuten sind an die Angaben des Arztes gebunden.
7 Dringlicher Handlungsbedarf
Behandlungen dürfen bis zu 28 Tage nach dem Verordnungsdatum beginnen. Sollen aber lange Wartezeiten vermieden werden, können Ärzte auch einen „dringlichen Handlungsbedarf“ innerhalb von 14 Tagen verordnen. Nach Ablauf der genannten Zeiträume verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.
8 Therapieziele, Vertragsarztstempel & Unterschrift
Hier können Ärzte das Therapieziel spezifizieren oder sonstige Angaben machen. Bitte beachten Sie, dass eine Verordnung ohne Unterschrift und Vertragsarztstempel ungültig ist.
9 IK des Leistungserbringers
Dieses Feld wird nicht vom Arzt, sondern vom Heilmittelleistungserbringer ausgefüllt. Beachten Sie, dass das Institutionskennzeichen (IK) auch auf der Rückseite eingetragen werden muss. (Bei DMRZ.de wird das IK automatisch eingefügt. Außerdem steht Ihnen zum Bedrucken des Formulars die Taxierungsfunktion von DMRZ.de zur Verfügung.)
Besonderheiten für das Feld „Heilmittel nach Maßnahme des Kataloges“
In begründeten Fällen kann ein Heilmittel als „Doppelbehandlung“ verordnet werden (bitte entsprechend angeben). Diese Regelung gilt nur für Physiotherapie und Ergotherapie, nicht für die anderen Heilmittel. Beachten Sie, dass Doppelbehandlungen nicht für „ergänzende Heilmittel“ oder für „standardisierte Heilmittelkombinationen“ (s. u.) möglich sind. Die orientierende Behandlungsmenge erhöht sich bei einer Doppelbehandlung nicht.
Speziell für Physiotherapie gelten noch folgende Sonderfälle:
Bei „Standardisierter Heilmittelkombination“ dürfen hinter dieser Angabe in Klammern beliebig viele zur Diagnosegruppe passende Heilmittel kombiniert werden (mindestens 3).
Falls keine Hilfsmittel zur Kompressionstherapie vorhanden sind, wird bei einer „manuellen Lymphdrainage“ ein erforderlicher Kompressionsverband in der gleichen Zeile angegeben (Beispiel: „MLD-45 + Kompressionsbandagierung“).
Die ergänzenden Heilmittel „Elektrotherapie“, „Elektrostimulation“ oder „Ultraschall-Wärmetherapie“ dürfen auch isoliert (also ohne Verordnung eines vorrangigen Heilmittels) verschrieben werden.
1 Empfangsbestätigung
Hier werden die Termine protokolliert und der Leistungserbringer eintragen. Die Menge der Termine orientiert sich an den Angaben zu den Behandlungseinheiten.
2 Rechnungsnummer, IK & Belegnummer
Nutzen Sie DMRZ.de, werden das IK sowie die Rechnungs- und Belegnummer automatisch generiert. Außerdem steht Ihnen zum Bedrucken des Formulars die Taxierungsfunktion von DMRZ.de zur Verfügung.
3 Behandlungsabbruch
Sollte es wider Erwarten zu einem Therapieabbruch kommen, ist dieses an hier mit Datum und einer Begründung (siehe Feld darunter) zu vermerken. Dadurch kann der Kostenträger nachvollziehen, warum die Heilmittelverordnung mit weniger Behandlungseinheiten als geplant abgerechnet wird.
4 Änderung der Therapiefrequenz oder -form
Sollte eine Änderung in Gruppen- bzw. Einzeltherapie oder eine Abweichung der Therapiefrequenz notwendig sein, wird das im Feld „Begründung“ erläutert.
5 Stempel & Unterschrift
An dieser Stelle unterschreiben die Heilmittelerbringer die Behandlung.
Hintergrund der neuen Verordnung: Die neue Heilmittel-Richtlinie
Die Änderungen, die die neue Heilmittel-Richtlinie mit sich bringt, sind der Grund für die Umgestaltung des Muster 13 und den Wegfall der anderen Heilmittelverordnungen. Die letzte Neufassung der Heilmittel-Richtlinie fand 2001 statt – seit dem hat sich im Gesundheitssystem und speziell im Bereich Heilmittel viel getan. Die Vorgaben der bisherigen Heilmittel-Richtlinie wurden mit der Zeit immer komplexer und unübersichtlicher, weshalb eine Neuerung notwendig wurde.
Die neue Heilmittel-Richtlinie soll zum einen die Arztpraxen entlasten. Die vereinfachte Struktur der neuen Hilfsmittelverordnung soll dabei helfen. Darüber hinaus wird aber auch die Unterscheidung zwischen Verordnungen innerhalb oder außerhalb des Regelfalls abgeschafft. Aus diesem Grund wird das Genehmigungsverfahrens bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls nicht mehr benötigt.
Die neue Heilmittelverordnung bietet für Ärzte auch die Option der sogenannten Blankoverordnung. Hierbei nehmen die Ärzte weiterhin die Indikationsstellung und die Verordnung vor, doch der Heilmittelerbringer selbst kann entscheiden, welche Leistung in welcher Dauer und Frequenz benötigt wird.
Eine weitere Neuerung ist die Erweiterung der Zeit bis zum ersten Behandlungstermin von 14 auf 28 Tage. Ein dringlicher Behandlungsbedarf innerhalb 14 Tage kann im Bedarfsfall auf der neuen Heilmittelverordnung auch angekreuzt werden.
Sämtliche Infos zur Heilmittel-Richtlinie und dem Heilmittelkatalog finden Sie hier.
Heilmittelverordnungen korrekt abrechnen – und Rückläufer vermeiden
Ärgerlich, wenn eine Heilmittelverordnung falsch ausgefüllt wurde. Denn Heilmittelerbringer dürfen auf dem Vordruck nicht jede Korrektur eigenhändig vornehmen. Ist eine Verordnung fehlerhaft, sorgt das später bei der Abrechnung mit dem Kostenträger für Rückläufer – und somit zu Verzögerungen bei der Auszahlung. Aus diesem Grund ist es ratsam, als Heilmittelerbringer genau zu achten, ob ein Muster 13 korrekt ausgefüllt wurde, um rechtzeitig zu reagieren und Rückläufer von vornherein zu vermeiden. Oder nutzen Sie lieber direkt DMRZ.de: Rechnen Sie Ihre Heilmittel über DMRZ.de mit den Kostenträgern ab, warnt Sie eine Plausibilitätsprüfung vor fehlerhaften Angaben. Und das noch, bevor Sie den Rechnungslauf starten.
Übrigens: Müssen eingereichte Abrechnungen nachträglich geändert werden, können Sie diese mit DMRZ.de ganz einfach stornieren und neu erstellen – oder neuerdings auch korrigieren (ohne diese stornieren zu müssen). Mit dem neuen Korrekturverfahren lassen sich Heilmittelabrechnungen schnell und einfach anpassen. Außerdem: Zahlt der Versicherte seine Zuzahlungen nicht, zahlt ab sofort die Kasse! Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem praktischen Korrekturverfahren.
