16.10.25 Allgemein

Neue SEPA-Regeln seit 5. Oktober: Was Leistungserbringer jetzt wissen müssen

Seit 5. Oktober 2025 prüfen Banken IBAN und Empfängernamen bei Überweisungen automatisch. Das müssen Leistungserbringer beachten.

Seit dem 5. Oktober 2025 hat sich eine wichtige Änderung im europäischen Zahlungsverkehr vollzogen: Alle Banken sind nun verpflichtet, bei SEPA-Überweisungen eine automatisierte Empfängerüberprüfung durchzuführen. Diese neue EU-weite Sicherheitsmaßnahme betrifft alle Gesundheitsdienstleister – von ambulanten Pflegediensten über Physiotherapie-Praxen bis hin zu Krankenfahrt-Unternehmen und Sanitätshäusern.

Was ist das IBAN-Namensabgleich-Verfahren?

Das sogenannte „Verification of Payee"-Verfahren (VoP) funktioniert wie ein automatischer Sicherheitscheck: Die Bank gleicht die angegebene IBAN mit dem Empfängernamen ab. Stimmen diese nicht exakt überein, drohen Verzögerungen oder sogar Ablehnungen von Zahlungen. Für Gesundheitsdienstleister, die täglich Zahlungen von Krankenkassen, Pflegekassen oder Selbstzahlern erhalten, kann das erhebliche Auswirkungen haben.

Wie funktioniert die Empfängerüberprüfung konkret?

Der Zahlende gibt den Namen des Empfängers und die IBAN an. Die Bank führt innerhalb weniger Sekunden einen Abgleich durch und meldet das Ergebnis über ein Ampelsystem zurück:

Grün (Match): Name und IBAN stimmen überein – Zahlung läuft problemlos durch
Gelb (Close-Match): Leichte Abweichungen mit Rückmeldung des korrekten Empfängernamens
Rot (No-Match): Keine Übereinstimmung – Zahlung wird höchstwahrscheinlich abgelehnt oder verzögert

Besondere Herausforderungen für die verschiedenen Leistungserbringer

Ambulante Pflegedienste und Betreuungsdienste: Der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste bpa warnt vor besonderen Risiken bei Einzelüberweisungen von Selbstzahlern. Während bei Sammelüberweisungen von Kostenträgern teilweise auf die Prüfung verzichtet werden kann, ist dies bei Einzelüberweisungen nicht möglich. Dies kann zu Liquiditätsproblemen führen, wenn der Empfängername nicht exakt mit dem bei der Bank hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt.

Heilmittelbetriebe (Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie, Podologie): Viele Praxisinhaber führen ihr Geschäftskonto auf den privaten Namen, während auf Rechnungen der Praxisname steht. Diese Diskrepanz kann ab sofort zu Zahlungsausfällen führen, wenn Patienten oder deren Versicherungen per Einzelüberweisung zahlen.

Krankenfahrt- und Krankentransport-Unternehmen: Auch hier ist die korrekte Angabe des Zahlungsempfängers auf Rechnungen entscheidend. Besonders bei Notfall-Abrechnungen kann es zu zeitkritischen Verzögerungen kommen.

Hilfsmittelanbieter (z. B. Sanitätshäuser, Orthopädiemechaniker, Hörgeräteakustiker): Bei der Direktabrechnung mit Versicherungen oder bei Selbstzahler-Rechnungen müssen die Bankverbindungsangaben exakt stimmen.

Anbieter von Rehasport und Funktionstraining: Viele Vereine führen ihr Bankkonto unter einer abgekürzten Bezeichnung, während auf Abrechnungen der vollständige Vereinsname inklusive „e.V." steht. Diese Namensabweichungen können bei Zahlungen von Krankenkassen oder anderen Kostenträgern zu Problemen führen.

Selektivverträge (Ärzte, MVZ, Managementgesellschaften): Bei Selektivverträgen mit Krankenkassen erfolgen Zahlungen häufig über komplexe Strukturen – von der Managementgesellschaft an einzelne Praxen oder MVZ. Hier ist besonders wichtig, dass die Empfängerbezeichnung auf Abrechnungen exakt dem entspricht, was bei der jeweiligen Bank hinterlegt ist. Gerade bei Netzwerkstrukturen oder wenn verschiedene Rechtspersonen beteiligt sind, können Abweichungen zwischen Rechnungsempfänger und Kontoinhaber zu Verzögerungen bei der Vergütung führen.

Was musst du jetzt konkret tun?

Sofortige Überprüfung der Rechnungsangaben: Stelle sicher, dass der auf deinen Rechnungen angegebene Zahlungsempfänger exakt mit dem bei deiner Bank hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt.
Besonders wichtig: Wenn dein Bankkonto auf deinen privaten Namen läuft, der Firmenname jedoch davon abweicht, musst du den Empfängernamen auf allen Rechnungen entsprechend anpassen.
Kundeninformation bei Änderungen: Falls du Anpassungen vornehmen musstest, informiere deine Kunden – insbesondere solche mit Daueraufträgen.
ARGE-IK-Daten prüfen: Pflegeeinrichtungen sollten kontrollieren, ob ihre bei der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen hinterlegten Kontoinformationen mit den Bankdaten übereinstimmen.

DMRZ-Kunden sind optimal vorbereitet

Das Team vom Deutschen Medizinrechenzentrum (DMRZ) hat bereits frühzeitig reagiert und alle Kunden über die notwendigen Änderungen informiert. Mit dem System-Update vom 2. Oktober wurde ein neues Feld „Kontoinhaber" in der Profil-Maske bei den Bankdaten eingeführt. Damit können DMRZ-Kunden sicherstellen, dass auf allen zukünftig erstellten Rechnungen der korrekte Zahlungsempfänger automatisch ausgewiesen wird.

So passt du deine Bankdaten in DMRZ an: Im Profil findest du bei den Bankdaten ein neues Feld „Kontoinhaber". Trage dort den exakt bei deiner Bank hinterlegten Empfängernamen ein. Dieser wird ab sofort automatisch auf allen neuen Rechnungen als Zahlungsempfänger hinterlegt.

Haftung und Risiken

Die Bank haftet nur dann, wenn trotz korrekter Empfängerüberprüfung (grüne Ampel) eine Überweisung fehlschlägt. Gibt der Zahlende trotz Abweichung (gelbe oder rote Ampel) die Zahlung frei, trägt er das Risiko selbst. Für Gesundheitsdienstleister bedeutet das: Präzise Angaben sind existenziell wichtig, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Warum diese Änderung eingeführt wurde

Die EU-weite Maßnahme dient dem Schutz vor Betrug und soll alle Beteiligten schützen. Besonders in Zeiten zunehmender Cyber-Kriminalität im Gesundheitswesen ist dies ein wichtiger Baustein für mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr.

Fazit: Handele jetzt!

Die neuen SEPA-Regeln sind bereits in Kraft. Wer seine Empfängerangaben noch nicht überprüft und angepasst hat, riskiert ab sofort Zahlungsausfälle oder -verzögerungen. Als DMRZ-Kunde hast du mit dem neuen „Kontoinhaber"-Feld bereits das optimale Werkzeug an der Hand. Nutze es und sorge dafür, dass deine Zahlungseingänge auch weiterhin reibungslos funktionieren.

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Allgemeiner Hinweis: Unsere Blogartikel dienen lediglich zur Information und bieten einen Überblick über das Thema. Trotz sorgfältiger Recherche und Prüfung können wir keine Garantie auf Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen und Daten übernehmen. Konkrete Informationen findest du unter den jeweils genannten Quellen.