Seit Februar 2023 müssen Kostenvoranschläge für Hilfsmittel elektronisch an die Krankenkassen übermittelt werden. Wir erklären, was es damit auf sich hat.
Ein Kostenvoranschlag im Gesundheitsbereich ist eine verbindliche Kostenschätzung, die Leistungserbringer für die Herstellung oder den Verkauf von Hilfsmitteln verfassen, damit die Krankenkassen diese entsprechend prüfen können. Ein elektronischer Kostenvoranschlag, kurz eKV, ist die papierlose, digitale Form des Kostenvoranschlags.
Hilfsmittel kommen zum Einsatz, um die Behandlung einer Krankheit zu unterstützen oder Behinderungen vorzubeugen bzw. auszugleichen. Manche Hilfsmittel werden in Deutschland von der Krankenkasse zu einem Großteil getragen. Vor allem Hilfsmittel, bei denen ein hoher Bedarf besteht und die häufig verordnet werden, gibt es meist Vertragspreise. Das können z. B. Pflegehilfsmittel, Rollstühle, Gehstützen oder Kompressionsstrümpfe sein. Die Vertragspreise werden zwischen den Krankenkassen und den Leistungserbringern – wie Sanitätshäusern oder Hilfsmittellieferanten – ausgehandelt. Die Verträge benennen den Höchstpreis, den die Kasse bereit ist, zu erstatten. Eine Prüfung seitens der Kasse ist dann nicht mehr notwendig.
Doch in manchen Fällen kommen die Leistungserbringer nicht daran vorbei, für Hilfsmittel Kostenvoranschläge zu erstellen. Diese müssen zunächst von der Krankenkasse überprüft und dann – im besten Fall – bewilligt werden. Wann ist das notwendig?
Die Kosten für ein Hilfsmittel übersteigen den vertraglich ausgehandelten Höchstpreis.
Für manche Hilfsmittel mit Vertragspreisen ist es verpflichtend, zusätzlich einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Das ist z. B. dann notwendig, wenn ein solches Hilfsmittel zunächst noch an die Bedürfnisse des Versicherten individuell angepasst werden muss und die Anpassung sehr aufwendig (und somit kostenintensiv) ist.
Für ein Hilfsmittel gibt es keinen Vertragspreis – und die Krankenkasse muss die Kostenerstattung erst bewilligen. Das trifft vor allem auf Hilfsmittel zu, die z. B. Prothesenhersteller oder Medizinproduktehersteller individuell produzieren und an die Bedürfnisse des Versicherten anpassen. Das können beispielsweise Hörgeräte, Sehhilfen, orthopädische Schuhe oder Prothesen sein.
Ein Kostenvorschlag ist eine schriftliche Prognose der zu erwartenden Kosten für ein bestimmtes Hilfsmittel sowie dessen Anpassung. Die Krankenkasse überprüft darauf zum einen, inwiefern das Hilfsmittel bei der jeweiligen Person für die Genesung einer Krankheit bzw. für die Verbesserung einer Behinderung hilfreich ist. Zum anderen wird überprüft, ob die Kosten für das Hilfsmittel im Rahmen dessen ist, was die Kasse bereit ist, zu tragen.
Auch wenn das Erstellen von Kostenvoranschlägen verglichen zu Vertragspreisen aufwendiger ist, so hat dieses Verfahren einen klaren Vorteil: Die bedarfsgerechte Versorgung der Patienten bzw. Pflegebedürftigen, angepasst an die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Person. Auch soll sichergestellt werden, dass Hilfsmittel gezielt und wirtschaftlich effektiv eingesetzt werden.
Um den verwaltungstechnischen Aufwand der Kostenvoranschläge in Papierform zu reduzieren, werden diese mittlerweile digital an die Krankenkassen übermittelt. Der genaue Begriff für diesen Prozess ist elektronischer Kostenvoranschlag, kurz eKV. Im Folgenden stellen wir den eKV genauer vor.
Schon seit langem wird gefordert, den Verwaltungsakt der Kostenvoranschläge für Hilfsmittel zu vereinfachen und die Versorgung zu beschleunigen. Formulare und Bezeichnungen sollten standardisiert werden und die Übermittlung sollte elektronisch erfolgen.
Früher wurden Kostenvoranschläge oft und gerne per Fax an die Kassen übermittelt. Mit Blick auf die Brisanz der sensiblen Gesundheitsdaten war der Versand per Fax alles andere als zeitgemäß. Erste Versuche starteten, die Kostenvoranschläge elektronisch abzuwickeln.
2019 wurden dann zwischen den Spitzenverbänden der Krankenkassen und der Leistungserbringer Rahmenempfehlungen festgelegt, wie die Versorgung mit Hilfsmitteln vereinfacht und vereinheitlicht werden soll. Unter anderem schrieben die Rahmenempfehlungen vor, dass innerhalb drei Jahren „eine offene Schnittstelle für die Abwicklung eines elektronischen Kostenvoranschlags“ eingeführt werden sollte. Auch dürften die Leistungserbringer ihre Kostenvoranschläge dann nur noch elektronisch abgeben.
Manche Krankenkassen, wie z. B. die DAK machten die eKV schon vor Ablauf der Drei-Jahres-Frist verpflichtend; seit Juli 2022 wurden von der Kasse nur noch elektronische Kostenvoranschläge angenommen. Und Anfang 2023 verstrich schließlich die Drei-Jahres-Frist: Seit dem 1. Februar 2023 müssen bei allem Krankenkassen Kostenvoranschläge für Hilfsmittel ausschließlich elektronisch eingereicht werden.
In den Rahmenempfehlung von 2019 wurde anvisiert, den Leistungserbringern eine offene Schnittstelle für die Einreichung von elektronischen Kostenvoranschlägen kostenlos anzubieten. Zum aktuellen Stand (März 2023) ist diese bisher noch nicht fertiggestellt worden (Quelle: Deutsche Apotheker Zeitung). Wollen Leistungserbringer eine eKV einreichen, bleibt ihnen in der Regel nur die Möglichkeit, das über eine Browseranwendung oder Schnittstelle zu tun, die eine Kasse nur für sich selbst erstellt hat, oder einen externen Anbieter zu nutzen. Das erste hat den Nachteil, dass man für jede Kasse unterschiedliche Abläufe und Schnittstellen nutzen muss, das zweite den Nachteil, dass diese kostenpflichtig sind.
Wenn es an die Abrechnung der Hilfsmittel geht, benötigen Sie die Genehmigungsnummer, die die Krankenkasse Ihnen im Falle der Genehmigung übermittelt hat. Damit lässt sich eine Hilfsmittel-Abrechnung einem Kostenvoranschlag und der damit verbundenen Kassengenehmigung zuordnen.
Mit dem Deutschen Medizinrechenzentrum (DMRZ.de) können Leistungserbringer schnell und einfach ihre Hilfsmittel abrechnen. Egal von wo, egal wann. Probieren Sie es aus – und testen Sie DMRZ.de kostenlos und unverbindlich.
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Der eKV wird schon seit längerem von einer Vielzahl an Leistungserbringern angenommen. Beispielsweise seien an die Barmer schon 2019 bereits 95 Prozent der Kostenvoranschläge elektronisch übermittelt worden.
Dennoch tun sich nach wie vor manche mit der Umstellung auf die eKV schwer. Der Versand von Kostenvoranschlägen per Fax hatte sich eingespielt. Beispielsweise kritisiert ein Apotheker das neue Konzept der eKV und die Nutzung kostenpflichtiger Angebote: „Die Apotheken übernehmen die Arbeit für das GKV-Mitglied, beantragen bei seiner Krankenkasse die Kostenerstattung für sein Hilfsmittel, das oft nur wenige Euro wert ist, übernehmen die Arbeit der Krankenkasse, pflegen die Daten in die EDV ein und müssen dafür auch noch eine Gebühr bezahlen.“
Aber natürlich hat der elektronische Kostenvoranschlag auch seine Vorteile:
Papier, Druckkosten, Porto und den Weg zur Post lassen sich einsparen.
Die Kostenvoranschläge werden automatisch dem zuständigen Mitarbeiter bei der Krankenkasse zugeordnet. Die Anträge können schneller bearbeitet werden und die Entscheidung der Kasse geht dann zeitnaher beim Leistungserbringer und Versicherten ein.
Kostenvoranschläge lassen schnellerer, sicherer und nachvollziehbarer abrufen und verwalten als zuvor in Papierform.
Die Krankenkassen sparen sich Tonnen an Papierdokumenten, die aufwendig und kostenintensiv archiviert werden müssen.
Das mühselige und fehleranfällige Abtippen und Zuordnen von Kostenvoranschlägen auf Papier fällt weg.
