1. Vorfinanzierung Basiswissen

Was bedeutet Vorfinanzierung?

Vorfinanzierung bedeutet, dass Sie nach der Abrechnung Ihrer Leistungen mit den Kostenträgern nicht darauf warten, bis diese Ihnen das Geld überweisen. Stattdessen bekommen Sie Ihr Geld gegen eine Vorfinanzierungsgebühr zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt auszahlt. Dies übernimmt unser Partner – die renommierte Bank für Sozialwirtschaft. Die Vorfinanzierung wird auch als Factoring bezeichnet

Wie funktioniert die Vorfinanzierung?

Sie treten Ihre Rechnungen, die Sie an die Kostenträger versendet haben, an den Vorfinanzierer (unseren Partner, die Bank für Sozialwirtschaft) ab. Wenn Sie also über die DMRZ-Plattform eine Abrechnung an die Kostenträger versenden, werden der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) Teilinformationen dieser Abrechnungen über eine Schnittstelle zugesendet. Die BfS zahlt daraufhin an Sie das Geld aus, das Sie den Kostenträgern in Rechnung gestellt hatten – und zwar genau zu dem Zeitpunkt, der im Vertrag mit der BfS festgelegt ist. Beim Tarif innerhalb von 24 Stunden können Sie Ihr Geld sogar schon am gleichen Tag auf dem Konto haben: Vormittags die Rechnung geschrieben - Nachmittags das Geld auf dem Konto. Das schafft sonst kein anderes Abrechnungszentrum.
Die Kostenträger zahlen nach Prüfung der Rechnungen das Geld nicht an Sie aus, sondern an die BfS, die Ihnen das Geld ja vorfinanziert hat.
Für ihre Leistungen berechnet die BfS eine Vorfinanzierungsgebühr. Diese Gebühr kann unterschiedlich hoch sein. Je nach Auszahlungszeitpunkt liegt sie zwischen 0,6 %** und 1,3 %** der Bruttorechnungssumme.

Was ist echtes Factoring?

Beim Factoring wird zwischen echtem und unechtem Factoring unterschieden. Finanziert eine Bank die ausstehende Rechnungssumme, trägt sie beim echten Factoring auch das Risiko, wenn eine Rechnung von den Kostenträgern nicht bezahlt wird. Dabei gibt es ein rechtliches Problem. Da die Bank für die Nichtbezahlung Ihrer Rechnungen aufkommen muss, wird sie die ausstehenden Rechnungen prüfen wollen, um das Risiko des Ausfalls abschätzen zu können. So ist aber der Datenschutz nicht gewährleistet, denn in den Begleitunterlagen wie Verordnungen und Transportscheinen befinden sich Daten, die den Gesundheitszustand und die Privatsphäre des Patienten betreffen. Diese dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden.
Daher wird beim DMRZ unechtes Factoring eingesetzt.

Was ist unechtes Factoring

Beim unechten Factoring übernimmt die finanzierende Bank nicht das Risiko, falls eine Rechnung nicht bezahlt wird. Sollte dies passieren, wird der Fehlbetrag einfach mit der nächsten Abrechnung verrechnet. Das unechte Factoring wird daher als Darlehen angesehen. Da beim unechten Factoring nur Teilinformationen Ihrer Rechnungen – allerdings keine Patientendaten – an die Bank für Sozialwirtschaft übertragen werden, ist der Datenschutz Ihrer Patientendaten jederzeit gewährleistet.

Wird beim DMRZ echtes oder unechtes Factoring angeboten?

Wir bieten, wie es meistens bei der Finanzierung von Forderungen im Gesundheitssektor der Fall ist, das unechte Factoring an. Die Bank übernimmt dann zwar nicht das Risiko, wenn eine Rechnung nicht von der Kasse beglichen wird, der Fehlbetrag wird aber komfortabel mit der nächsten Abrechnung verrechnet. Für Sie bietet das unechte Factoring den Vorteil, dass die Bank für Sozialwirtschaft Ihre Rechnungen nicht prüft und somit die vertraulichen Daten Ihrer Patienten vertraulich bleiben. So ist Ihr Datenschutz gesichert.

Was bedeutet Bonität?

Bonität oder Kreditwürdigkeit ist die Eigenschaft, die aufgenommenen Schulden zurückzahlen zu können bzw. zu wollen. Daraus ableitbar ist die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Kreditnehmer in der Lage und willens sein wird, die erforderlichen Rückzahlungen zu leisten.

Warum ist eine Bonitätsprüfung notwendig?

Die Bank für Sozialwirtschaft finanziert Ihre Forderungen und muss als Kreditinstitut sicherstellen, dass Sie kreditwürdig sind. Auch wenn Ihre Forderungen von den Kostenträgern beglichen und direkt an die BfS überwiesen werden, wäre es theoretisch möglich, dass Rechnungen zurückgewiesen werden und Sie im nächsten Monat nicht genug Abrechnungen gestellt haben, damit der Betrag verrechnet werden kann. In diesem Fall ist für das Kreditinstitut Ihre Bonität wichtig, damit es nicht auf dem Forderungsausfall sitzen bleibt.

2. Geld und Gebühren

Was kostet die Vorfinanzierung?

Die günstigen DMRZ Vorfinanzierungstarife in der Übersicht
Vorfinanzierung Tarif** Kosten in Prozent der Bruttorechnungssumme
Sofortauszahlung 1,3%
nach 3 Tagen 1,2%
nach 5 Tagen 1,1%
nach 10 Tagen 0,9%
nach 15 Tagen 0,6%

Gibt es eine Anmeldegebühr oder weitere Kosten?

Nein, es gibt keine Anmeldegebühr für die Vorfinanzierung. Auch weitere Kosten wie eine Depotführungsgebühr, Supportgebühren oder ähnliches fallen nicht an. Sie zahlen also nur den von Ihnen ausgewählten Vorfinanzierungstarif.

Von wem erhalte ich mein Geld?

Bei der Vorfinanzierung erhalten Sie Ihr Geld von unserem Partner, der renommierten Bank für Sozialwirtschaft (BfS). Bereits seit Anfang 2008 arbeiten wir erfolgreich mit diesem Partner zusammen und unsere Kunden sind damit zufrieden. Die BfS setzt auf Vertrauen, Integrität, Gesetzestreue und Fairness bei allen Beteiligten und in allen Belangen ihres täglichen Geschäfts.

Muss ich das Geld, das ich von der Krankenkasse erhalte, an die BfS zurückzahlen?

Nein. Durch die Vorfinanzierung erhalten Sie Ihr Geld von der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) und die BfS erhält dafür im Gegenzug Ihr Geld von den Kostenträgern. Sie brauchen also nichts an die BfS zu überweisen. Ihre Gebühr für die Vorfinanzierung behält die BfS automatisch ein.

3. Ablauf: So geht's

Wie melde ich mich an?

Wenn Sie die Vorfinanzierung durch unseren Partner, die BfS, in Anspruch nehmen möchten, loggen Sie sich bitte auf der DMRZ-Plattform ein. Auf der Startseite finden Sie eine Information darüber, dass die Vorfinanzierung ab sofort für alle Kunden zur Verfügung steht. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Jetzt anmelden". Sie erhalten dann eine E-Mail von der Bank für Sozialwirtschaft (BfS), in der die Anmeldung bei "Factomat" erwähnt wird. Über den in der E-Mail enthaltenen Link gelangen; Sie zu einem Formular, in das Sie alle für die Vorfinanzierung relevanten Daten einfügen können. Wenn Sie das Formular absenden, hat die BfS alle Informationen für die Vorfinanzierung erhalten und wird sich zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.
Sollten Sie dazu noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Frau Iris Schmitz von der BfS unter der Telefonnummer 0221 97356-160.

Welche Rechnungen kann ich vorfinanzieren?

Sie können alle DTA-Rechnungen vorfinanzieren lassen, die Sie an Kostenträger - also alle Kranken- und Pflegekassen - stellen. In Kürze wird es auch möglich sein, Rechnungen an Institutionen vorzufinanzieren, die ein Institutionskennzeichen (IK) haben.
Möchten Sie Privatrechnungen oder solche Rechnungen, die Sie an Institutionen ohne IK stellen, vorfinanzieren, wenden Sie sich bitte an Frau Iris Schmitz von der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) unter der Telefonnummer 0221 97356-160.

Wie behalte ich den Überblick über die Vorfinanzierung?

Nach Übertragung der Rechnungsdaten von der DMRZ-Plattform an die Kostenträger erhalten Sie eine Ankaufsübersicht von der Bank für Sozialwirtschaft (BfS). Zusätzliche erhalten Sie nach Abschluss des Finanzierungszeitraumes eine Abschlussübersicht, aus der hervorgeht, welcher Betrag zu verrechnen ist.

Wie lange dauert es nach der Antragstellung, bis ich zum ersten Mal Geld vorfinanziert bekomme?

Von der Antragstellung bis zu Ihrer ersten Vorfinanzierung dauert es ca. 12 Tage. Möchten Sie die Vorfinanzierung nutzen und haben in Kürze einen großen Betrag abzurechnen, der über die Vorfinanzierung abgedeckt werden soll, planen Sie also bitte mindestens 12 Tage für die Bearbeitung durch die Bank für Sozialwirtschaft (BfS) ein.

Ab welchem Zeitpunkt startet die Vorfinanzierung: Wie schnell habe ich mein Geld auf dem Konto?

Sobald Sie Ihre Abrechnung über die DMRZ-Plattform per DTA versenden (also "Abrechnung erstellen" klicken), startet der Zeitpunkt der Vorfinanzierung. Sie haben dann tatsächlich nach dem Zeitraum ihr Geld auf dem Konto, den Sie bei der BfS ausgewählt haben und der ihrem Tarif entspricht. Dies wird insbesondere dadurch gewährleistet, dass die BfS als Kreditinstitut die Überweisung vornimmt. So kann ihr Geld pünktlich bei Ihnen eintreffen, unabhängig davon, bei welchem Kreditinstitut Sie ihr Konto haben.

Was passiert, wenn eine bereits vorfinanzierte Rechnung von der Krankenkasse nicht bezahlt wird?

In diesem Fall wird der Fehlbetrag von der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) im nächsten Monat mit Ihrem Forderungsbetrag verrechnet. Da Sie zwar Ihre Forderungen an die BfS abgetreten haben, Ihre Abrechnung mit den Kostenträgern aber immer noch selber über die DMRZ-Plattform erstellen, wird sich der Kostenträger wie gewohnt mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen die begründeten Rückläufer zurücksenden. So haben Sie die Möglichkeit, den fehlenden Rechnungsbetrag noch zu erhalten. Wenn die Kasse dann gezahlt hat, wird Ihnen der Betrag von der BfS bei der nächsten Abrechnung gutgeschrieben.

Wen kann ich ansprechen, wenn ich Fragen zur Vorfinanzierung habe?

Wenn Sie allgemeine Fragen zur Vorfinanzierung haben, wenden Sie sich bitte an Frau Iris Schmitz von der Bank für Sozialwirtschaft (BfS). Sie erreichen Frau Schmitz unter der Telefonnummer 0221 97356-160.

4. Fristen/Laufzeiten/Bedingungen

Ab welchem Umsatz kann ich eine Vorfinanzierung in Anspruch nehmen?

Ab sofort bieten wir allen unseren Kunden eine Vorfinanzierung der Leistungen an, die über die DMRZ-Plattform mit den Kostenträgern abgerechnet werden. Das heißt es gibt einen monatlichen Mindestumsatz von 4.000 Euro, ab dem Sie die Vorfinanzierung in Anspruch nehmen können. Allerdings bitten wir Sie durchzurechnen, ab welchem Umsatz sich die Vorfinanzierung für Sie tatsächlich lohnt. Bei einem Umsatz von monatlich 4.000 Euro könnte es z. B. sinnvoll sein, auf die Vorfinanzierung zu verzichten und den Zeitraum bis zur Zahlung der Kassen auf anderem Wege zu überbrücken.
Wir weisen zudem darauf hin, dass die umsatzunabhängige Vorfinanzierung nur für Rechnungen an die Kostenträger gilt. Möchten Sie auch Privatrechnungen vorfinanzieren, halten Sie bitte mit Frau Schmitz von der BfS Rücksprache unter der Telefonnummer 0221 97356-160.

Welche Kündigungsfristen gelten für die Vorfinanzierung?

Der Vertrag zur Vorfinanzierung wird mit der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann schriftlich bzw. per Telefax nach Vertragsbeginn mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Quartals gekündigt werden.

Wie lange muss ein Vorfinanzierungsvertrag mindestens laufen?

Da die Kündigungsfrist bei der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) einen Monat zum Ende des Quartals beträgt, läuft der Vorfinanzierungsvertrag mindestens drei Monate. Er wird aber auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann schriftlich oder per Telefax gekündigt werden.

Kann ich den Vorfinanzierungstarif auch wechseln?

Vor Ankauf durch die Bank für Sozialwirtschaft (BfS) besteht die Möglichkeit, den Vorfinanzierungstarif zu wechseln. Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich.

Kann ich spontan, z. B. für eine große Zahlung, Vorfinanzierung in Anspruch nehmen, obwohl ich sonst nicht vorfinanziere?

Da die Vorfinanzierung bei der Bank für Sozialwirtschaft (BfS) einerseits mit Verwaltungsaufwand, z. B. für die Bonitätsprüfung, einhergeht und andererseits eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Quartalsende besteht, ist dies nicht möglich. Aufgrund der Kündigungsfrist beträgt die Mindestvertragsdauer drei Monate.

5. Abschlussüberlegungen

Lohnt sich die Vorfinanzierung für mich?

Für viele Unternehmen ist es wichtig, das Geld möglichst schnell auf dem Konto zu haben, um so die Liquidität zu sichern. So ist die Vorfinanzierung eine attraktive Möglichkeit, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Sie sollten allerdings bedenken, dass bei der Vorfinanzierung über das Jahr gerechnet einiges an Kosten zusammenkommt. Bei einem angenommenen Umsatz von 10.000 Euro pro Monat fallen bei sofortiger Auszahlung monatlich 130 Euro Gebühren an, die zusätzlich zu den reinen Abrechnungsgebühren gezahlt werden müssen. Im Jahr kommen so 1.560 Euro zusammen.
Ob sich die Vorfinanzierung für Sie lohnt oder nicht, hängt sicherlich auch davon ab, wie schnell die gesetzlichen Kostenträger Ihre Rechnungen begleichen. Rechnen lohnt sich in jedem Fall.

Darf die BfS überhaupt Informationen über meine Abrechnungsdaten erhalten?

Ja. Da es sich bei unserem Angebot um unechtes Factoring handelt, werden nicht die gesamten Abrechnungs- und Patientendaten an die BfS übermittelt sondern nur die Daten, die die BfS benötigt, um Ihnen Ihr Geld zu überweisen (z. B. Rechnungsbeträge, Rechnungsnummern und Kostenträger). So bleiben Ihre Patientendaten geschützt.

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Mit allen Kostenträgern abrechnen

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Beim DMRZ haben Sie die Möglichkeit, mit allen gesetzlichen Kostenträgern per DTA abzurechnen. Und das für nur 0,5 %* der Bruttorechnungssumme zzgl. MwSt. Für DMRZ-Kunden übernehmen wir die Anmeldung zur Abrechnung bei den gesetzlichen Kostenträgern kostenfrei. Sie brauchen sich also nicht schriftlich für den Datenaustausch mit den Kostenträgern anzumelden.

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Rechtliche Hinweise: * = Beim DMRZ bezahlen Sie nur 0,5% der Bruttoabrechnungssumme zzgl. MwSt. für die Abrechnung mit allen Kostenträgern.
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