So rechnen Sie mit uns ab 

Aufgrund der starken Nachfrage zu unserem Abrechnungsservice im Internet und den zahlreichen Anfragen dazu, haben wir Ihnen die Eckpunkte unseres Angebots noch einmal zusammengefasst und beantworten die häufigsten Fragen. Wir beginnen mit der Anmeldung und der Eingabe der ersten Abrechnungsfälle. Schritt für Schritt lernen Sie auf den folgenden Seiten die Vorgehensweise. Als Beispiel haben wir die Abrechnung von Krankentransportleistungen gewählt -  andere Leistungsbereiche werden ähnlich abgerechnet. Sehen Sie dazu unsere FAQs. 

1. Zunächst einmal benötigen Sie einen Computer mit Internet-Anschluss und den Internet-Explorer von Microsoft, der standardmäßig in Windows integriert ist. Damit rufen Sie die Seite www.dmrz.de auf. Wenn Sie noch nicht mit uns abrechnen, können Sie einen kostenlosen Zugang mit einem Klick auf den Link "neu anmelden" beantragen.   

2. Es erscheint ein Formular, in das Sie die Daten Ihres Unternehmens eingeben und uns auch Ihr Institutionskennzeichen (IK) mitteilen. Nur mit Ihrem IK, das Sie unter den medizinischen Leistungserbringern eindeutig identifiziert, können Sie elektronisch mit den gesetzlichen Kassen abrechnen. Verfügen Sie bisher noch nicht über ein Institutionskennzeichen, beantragen Sie dies bitte bei der Sammel- & Verteilstelle IK (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen: Telefon 02241 231-1800, Telefax: 02241 231-1334     
   
3. Bei der Auswahl des Passwortes müssen Sie aus Sicherheitsgründen darauf achten, dass dies mindestens sechs Zeichen umfasst, wobei ein Zeichen davon kein Buchstabe sein darf. Nachdem Sie unsere Nutzungsvereinbarungen gelesen und mit einem Häkchen bestätigt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Anmelden". Übrigens: Ihre persönlichen Daten sind bei uns gut aufgehoben. Als Abrechnungsstelle für medizinische Leistungserbringer haben wir uns verpflichtet, alle personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte zu geben.  

4. Hat alles geklappt, dann bekommen Sie von uns eine E-Mail mit dem Registrierungsantrag zugesendet. Als Abrechnungsstelle müssen wir uns von Ihrer Identität überzeugen. Das ist aber kein Problem: Senden Sie uns einfach eine Kopie des Vergabebescheids für Ihr Institutionskennzeichen (IK), und eine Kopie Ihres Personalausweises, Reisepasses oder Führerscheins per Post. Auch den zuvor unterschriebenen Registrierungsantrag, den Sie per E-Mail bekommen haben, legen Sie dazu. Unsere Anschrift lautet: Deutsches Medizinrechenzentrum GmbH, Rheydter Str. 73, 41515 Grevenbroich.   

5. Wenn die Unterlagen bei uns eingetroffen sind, werden sie von uns auf Richtigkeit überprüft. Ist alles in Ordnung, dann bekommen Sie eine Liste mit TAN-Nummern kostenlos auf dem Postweg zugeschickt. Wer Online Banking betreibt, weiß genau was eine Tan- Nummer ist. Dabei handelt es sich um eine 6stellige Nummer, die auf einem Bogen aufgelistet ist. Eine TAN-Nummer kann nur einmalig genutzt werden. Mit der TAN-Liste können Sie sich in unseren Abrechnungsdienst einloggen. Dazu geben Sie Ihren bei der Anmeldung gewählten Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein. Sind diese Angaben in Ordnung, sehen Sie das Eingabefeld für die TAN-Nummer. Dabei wird immer eine bestimmte Nummer abgefragt, die Sie auch auf Ihrer TAN-Liste finden. Geben Sie die Nummer ein und klicken auf die Schaltfläche "Weiter".   

Abrechnungsvereinbarung und Guthaben aufladen

1. Jetzt sehen Sie die eigentliche Software zur Abrechnung mit den Kostenträgern in Ihrem Internet-Explorer. Sie sind direkt mit unserem Dienst verbunden. In der Maske "DMRZ Assistent" finden Sie nützliche Tipps und Hinweise. Sie können nun alle Funktionen unverbindlich testen und haben natürlich auch Zugang zu unserer kostenlosen telefonischen Hotline. Wenn Sie sich für unseren Abrechnungsservice entscheiden, finden Sie in der Maske "DMRZ Assistent" die Abrechnungsvereinbarung, die Sie bitte ausdrucken und uns unterschrieben per Post oder Fax zukommen lassen. Darin bestätigen Sie uns, dass wir Ihre Rechnungen in Ihrem Namen an eine Annahmestelle versenden dürfen. Sie verpflichten sich darüber hinaus zu nichts und gehen keine vertragliche Bindung ein. Wenn die Abrechnungsvereinbarung bei uns angekommen ist, bekommen Sie eine entsprechende E-Mail.

2. Ist die Abrechnungsvereinbarung bei uns eingegangen, schalten wir Ihr Zugangskonto frei. Um abrechnen zu können, müssen Sie jetzt nur noch Ihr Zugangskonto aufladen. Wir arbeiten mit einem so genannten Prepaid-Verfahren. Dabei gehen Sie mit einem von Ihnen frei wählbaren Betrag in monetäre Vorleistung, was uns eine Zahlungsgarantie sichert und für beide Seiten sehr günstig ist. Um Ihr Zugangskonto aufzuladen steht Ihnen der Menüpunkt "Kontostatus" zur Verfügung. Hier sehen Sie später auch immer, wie viel Sie bereits von Ihren Guthaben verbraucht haben. Die Abbuchung der prozentualen Gebühren erfolgt immer dann von Ihrem Konto, wenn Sie Rechnungen erstellen. Sie können den Rechnungsservice solange nutzen, bis das Guthaben auf Ihrem Konto erschöpft ist. Das Aufladen Ihres Guthabens erfolgt durch einfache Bank-Überweisung. Jetzt kann es losgehen:  

Die Dateneingabe  

1. Die Formalien sind erledigt und Sie können damit beginnen, die ersten Einzelrechnungen einzugeben. Das geht sehr einfach und funktioniert über die Schaltfläche "Abrechnungsfälle/Neuer Datensatz". Geben Sie beispielsweise in dem nun sichtbaren Formular im Feld "IK Kasse" die Kassennummer der Versicherten ein, für die Sie abrechnen wollen. Diese Nummer finden Sie auf der Versichertenkarte. Anhand dieser Nummer bestimmen wir automatisch den Kostenträger, die Datenannahmestelle für den elektronischen Datenaustausch und die zuständige Rechnungsprüfstelle. Sie müssen sich also um diese Angaben nicht kümmern.

2. Um Ihnen unnötige Tipparbeit zu ersparen, haben wir eine intelligente Schnellerfassung integriert, die Ihnen die Eingabe der einzelnen Fahrten erleichtert. Die Versichertendaten werden bei der Belegerfassung automatisch als Stammdaten zur Verfügung gestellt und stehen damit nach einmaliger Eingabe stets zur Auswahl. Das gleiche gilt für die verschiedenen von Ihnen eingegebenen Abhol- und Zielorte für den Versicherten. Die Eingabe von gleichartigen Fahrten, z.B. bei Dialyse- oder Bestrahlungspatienten, ist damit in Windeseile erledigt.

3. Um einen Abrechnungsfall abzuspeichern, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern". Wenn Sie alle Abrechnungsfälle eingegeben haben, die Sie berechnen wollen, dann können Sie einfach per Mausklick einen Rechnungslauf durchführen. Dabei werden alle von Ihnen angelegten Abrechnungsfälle zu Rechnungen pro Kostenträger zusammengefasst und von unserem System elektronisch an die jeweils zuständige Datenannahmestelle gesendet. Sie müssen sich also nicht um verschlüsselten Datentransfer per E-Mail oder den Diskettenversand kümmern, das übernehmen wir für Sie. Normalerweise führen Sie einen Rechnungslauf einmal im Monat aus, um so monatliche Sammelrechnungen pro Kostenträger zu erstellen.

4. Fast fertig. Nachdem Ihre Rechnungen von uns elektronisch an die Datenannahmestelle versandt wurden, müssen Sie die Rechnungen nur noch postalisch an die zuständigen Rechnungsprüfstellen versenden. Auch hierbei hilft Ihnen unser System. Öffnen Sie die Maske "Rechnungen". Die neuen Rechnungen erscheinen nun in der Listendarstellung an erster Stelle. Rechts in der Listendarstellung finden Sie für jede Rechnung eine Schaltfläche zum Drucken des Rechnungsbegleitzettels und der Rechnung. Klicken Sie für jede Rechnung auf diese Schaltfläche, um Rechnungsbegleitzettel und die dazugehörige Rechnung auszudrucken.

5. Auf dem Ausdruck der Rechnung finden Sie Rechnungsnummer und Belegnummern. Übertragen Sie diese Nummern auf die zugehörigen Rechnungsbegleitenden Unterlagen – also Transportscheine und gegebenenfalls Genehmigungen - um der Rechnungsprüfstelle die Zuordnung zu den Rechnungsdaten zu ermöglichen. Verwenden Sie die dazu vorgesehenen Felder auf den Unterlagen, sofern vorhanden. Jetzt versenden Sie die Rechnung, den Rechnungsbegleitzettel und die rechnungsbegleitenden Unterlagen postalisch an die Rechnungsprüfstelle, die im Adressfenster auf dem Rechnungsbegleitzettel von unserem System bereits vorgegeben wurde.

Die Papiere sollten Sie wie folgt sortieren:

1. Rechnungsbegleitzettel als Deckblatt
2. Rechnung
3. Rechnungsbegleitende Unterlagen in Reihenfolge der Belegnummern

Sie haben es geschafft. Ihre Rechnungen werden nun von der zuständigen Prüfstelle weiterverarbeitet und wenn alles in Ordnung ist, erhalten Sie Ihr Geld in der Regel nach spätestens 30 Tagen.