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Tipps und Tricks für einfache Abrechnung

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Die wichtigsten Informationen zum 2.Update Dezember

2. Dezember-Update 2012

Das Neueste zu den Änderungen haben wir für Sie in der Übersicht zusammengefasst:

Umstellung auf das neue Rechnungsdesign

Alle Branchen sind von nun an auf das neue, vereinheitlichte Rechnungsdesign umgestellt. Sie können ab sofort auch Konsilrechnungen in die Liste für abweichende Bankverbindungen mit aufnehmen, sofern dies erforderlich ist.

Alle weiteren Änderungen sortiert nach Leistungserbringerbereich finden Sie unten. Bitte einfach auf die jeweilige Registerkarte klicken.

Vereinfachtes DTA-Echtverfahren jetzt verwendbar

Seit diesem Systemupdate haben Sie die Möglichkeit zu hinterlegen, mit welchem Kostenträger welcher DTA-Verfahrensstatus aktuell vorliegt, d.h. ob derzeit im Test- oder Echtverfahren abgerechnet wird. Dies erleichtert Ihnen die Übersicht über den aktuellen Stand, wenn Sie mit mehreren Kostenträgern abrechnen.
Dank Erinnerungsfunktion beim Rechnungsdruck werden Sie darauf hingewiesen, wenn Sie sich im Echtverfahren befinden und die Papierrechnung nicht mehr mitschicken brauchen – Sie brauchen sich also nichts mehr diesbezüglich zu merken!

Was hat es eigentlich mit dem „Erprobungs“- und dem „Echtverfahren“ auf sich?

Erprobungs-/ Testphase: Nach erfolgter Anmeldung zur DTA-Abrechnung mit einem Kostenträger ist in einer „Erprobungsphase“ (d.h. parallele Abrechnung mit herkömmlicher Papierrechnung und zusätzlicher elektronischer Datenlieferung) abzurechnen. Dies dient den Kostenträgern zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Datenübermittlung und –verarbeitung. Während der Erprobungsphase bleibt zunächst die Papierrechnung zahlungsbegründend.

Echtverfahren: Der Beginn der Echtverarbeitung wird Ihnen im Rahmen der DTA-Zulassung (Zulassung zum Echtverfahren) in der Regel von dem jeweiligen Kostenträger schriftlich mitgeteilt. Ab diesem Zeitpunkt ist die maschinelle Datenübermittlung zahlungsbegründend. Die Papierrechnungen sind dann nicht mehr notwendig.

Da die Erprobungszeiträume bei vielen Kostenträgern jedoch variieren können, verliert man leicht den Überblick. Auch kann es sein, dass eine solche Benachrichtigung kleingedruckt nebenher in einem Schreiben des Kostenträgers erscheint und somit leicht zu übersehen ist oder eine Benachrichtigung manchmal vergessen wird – somit lohnt es sich, zwischenzeitlich (z.B. nach Ablauf von drei Monaten) bei den Kostenträgern nachzufragen. Denn: Mit dem Weglassen der Papierrechnungen sparen Sie Papier, Tinte, Porto und Aufwand!

Und so können Sie den aktuellen Status hinterlegen:

Klicken Sie links in Ihrer DMRZ-Leiste auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und anschließend auf „DTA-Echtverfahren“.

Navigation zur Auswahl des Echtverfahrens
Navigation zur Auswahl des Echtverfahrens

Sie gelangen in die Maske „DTA Echtverfahren – Übersicht“. Um nun den aktuellen Verfahrensstatus für einen bestimmten Kostenträger zu hinterlegen, klicken Sie auf „neuer Datensatz“. Sie gelangen anschließend in die Maske „DTA Echtverfahren – Neueingabe“. Nun können Sie den Kostenträger und sein entsprechendes Institutionskennzeichen sowie den Status festlegen.

DTA Echtverfahren Neueingabe
DTA Echtverfahren Neueingabe

Status „Echtverfahren“: Sofern Sie wissen, dass Sie mit diesem Kostenträger im Echtverfahren abrechnen können, wählen Sie diesen Status aus. Sie werden dann beim Rechnungsdruck darauf hingewiesen, dass Sie keine zusätzliche Papierrechnung mehr ausdrucken brauchen.

Status Echtverfahren
Status Echtverfahren

Status „Testverfahren“: Befinden Sie sich für einen unbestimmten Zeitraum im Erprobungsverfahren mit dem jeweiligen Kostenträger, wählen Sie diesen Status aus. Sie bekommen innerhalb von bestimmten Zeitintervallen beim Rechnungsdruck eine kurze Erinnerung, die Sie darauf hinweist, sich mit dem Kostenträger in Verbindung zu setzen, ob weiterhin noch Papierrechnungen erforderlich sind. Möchten Sie die Erinnerungen nicht erhalten, können Sie diese beim Erscheinen mit einem Mausklick ausstellen oder direkt in dieser Maske das Kennzeichen bei „nicht mehr erinnern“ setzen.

Status Testverfahren
Status Testverfahren

Status „Immer Papier“: Wählen Sie den Status „Immer Papier“ dann aus, wenn Sie wissen, dass Sie für diesen Kostenträger stets parallel zu Rechnungsbegleitzettel und Urbelegen immer die Papierrechnung mit einreichen müssen. Sie erhalten dann keine Erinnerungs- oder Hinweismeldungen beim Rechnungsdruck.

Selbstverständlich können Sie einen bestehenden Status jederzeit ändern. Tragen Sie keine Kostenträger ein, gilt für Sie als Standard der Status „Testverfahren“. Dies hat keine Auswirkungen, außer den erscheinenden Hinweis beim Rechnungsdruck, den Sie jederzeit jedoch wieder abstellen können.

Das neue Druck-Kontextmenü für DTA-Rechnungen

Bisher erschienen in Ihrer Rechnungsübersicht in der Maske "Rechnungen" für alle DTA-Rechnungen zwei Druckersymbole – wahlweise zum Ausdruck des Begleitzettels oder zum Ausdruck der Rechnung und des dazugehörigen Begleitzettels.

Druckerleiste für Begleitzettel und Rechnungsdruck
Druckerleiste für Begleitzettel und Rechnungsdruck

Ab sofort finden Sie hierfür ein Druckersymbol. Durch einen Mausklick auf dieses Druckersymbol öffnet sich ein Kontextmenü, in welchem Sie wählen können, was Sie ausdrucken möchten: die Rechnung und den Begleitzettel zusammen oder lediglich den Begleitzettel.

Druck-Kontext-Menü Auswahl: Echtverfahren (nur Begleitzettel) oder Rechnung und Begleitzettel
Druck-Kontext-Menü Auswahl: Echtverfahren (nur Begleitzettel) oder Rechnung und Begleitzettel

Die klare Vorteil dieses neuen Designs: Übersichtlichkeit und einfache Lesbarkeit der Druckoptionen.

Für alle anderen Rechnungstypen finden Sie wie gewohnt ein Druckersymbol vor, das Ihnen die Auswahl zwischen PDF-Ausdruck zum Selbstversand oder auch den Rechnungsversand per DMRZ-Briefservice ermöglicht.

Hinweis: Das neue Druck-Kontextmenü für DTA-Rechnungen bietet ebenfalls das Erscheinen von Hinweismeldungen zum Rechnungsdruck. Bitte lesen hierzu den Artikel „DTA-Echtverfahren“.

Pflege: Änderung im Pflegevertrag

Folgende Änderung betrifft § 9 des Muster-Pflegevertrages über die Erbringung häuslicher Pflege nach § 120 SGB XI, den das DMRZ Ihnen in der Maske „Leistungsplanung“ für jeden Ihrer angelegten Versicherten unter dem Reiter „Drucken“ zur Verfügung stellt.

Bisher hieß es in § 9 (Dauer, Beendigung und Ruhen des Vertrages ) in Absatz 2: „Der Leistungsnehmer kann den Pflegevertrag mit einer Frist von zwei Wochen ohne Angaben von Gründen kündigen (ordentliche Kündigung).“

Diese Klausel wird aufgrund rechtlichen Beschlusses durch folgende ersetzt: „Der Pflegevertrag kann von dem Pflegebedürftigen jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.“ Dies gilt auch, wenn kein „wichtiger Grund“ vorliegt. Infolgedessen entfallen zukünftig auch § 9 (3) und § 9 (4) im oben genannten Pflegevertrag.

Der Abschnitt in dem Vertrag wird demnach dem Pflege-Neuausrichtungs-Gesetz (PNG) angepasst.

Hintergrund war die Entscheidung des Bundesgerichtshofs (Az. III ZR 203/10), dass Vertragsklauseln, die für Pflegebedürftige eine Kündigungsfrist vorsehen, unwirksam seien, da die Patienten dadurch zum einen unangemessen benachteiligt würden und zum anderen, da Leistungen ambulanter Pflegedienste als „Dienste höherer Art“ nach § 627 BGB anzusehen sind. Demnach ist ein Pflegevertrag für den Patienten ohne Einhaltung einer bestimmten Frist kündbar.

Pflege: Einzugsermächtigungen für Eigenanteilsrechnungen, Investitionskostenrechnungen und Privatrechnungen

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, Zahlungen für Rechnungen an Versicherte per Lastschrift einzuziehen. Dies gilt für Eigenanteilsrechnungen, Investitionskostenrechnungen und für Privatrechnungen.
Klicken Sie in der Menüleiste links auf die Schaltfläche "Einstellungen" und anschließend auf "Profil".

Navigation: Einzugsermächtigung
Navigation: Einzugsermächtigung

Setzen Sie rechts im Bereich "Abrechnungsdaten" das Kennzeichen "Lastschriften verwalten", sofern Sie anfallende Leistungsbeträge von Ihren Versicherten per Lastschrift abbuchen (möchten) und Lastschriftinformationen zu den jeweiligen Versicherten hinterlegen wollen. 

Navigation: Abrechnungsdaten, Lastschriften verwalten
Navigation: Abrechnungsdaten, Lastschriften verwalten

Wechseln Sie anschließend in die Maske "Versicherte".

Navigation: "Versicherte"
Navigation: "Versicherte"

Öffnen Sie dort diejenigen Versicherten, für die Sie Einzugsermächtigungsinformationen verwalten möchten.

Dort öffnen Sie rechts in dem Bereich "Verwaltungsdaten" den Reiter "Verwaltung". Dort finden Sie den Reiter "Zahlungsart". Wählen Sie hier unter Zahlungsart den Eintrag "Lastschrift" als Zahlungsart. Daraufhin erscheint das Auswahlfeld "Lastschriftstatus".

Lastschrift als Zahlungsart
Lastschrift als Zahlungsart
  1. Wählen Sie hier "bisher keine erteilt", sofern Sie die Zahlbeträge per Lastschrift einziehen möchten, Ihnen jedoch noch keine Einzugsermächtigung erteilt wurde. Das System druckt dann beim Rechnungsdruck automatisch ein Einzugsermächtigungs-Formular als Beiblatt aus.
  2. Verwenden Sie für diesen Versicherten kein Lastschrift-Verfahren und möchten Sie dies auch nicht, so wählen Sie den Status "keine Ermächtigung". Ihnen wird dann kein Beiblatt beim Rechnungsdruck für diesen Versicherten mit ausgedruckt.
  3. Wurde Ihnen eine Einzugsermächtigung für diesen Versicherten erteilt, ob bereits im Vorfeld oder anhand des Vordrucks, den Ihnen das DMRZ nun zur Verfügung stellt, dann wählen Sie den Status "wurde erteilt". Ein entsprechender Vermerk, dass die betreffende Rechnungssumme vom angegebenen Konto abgebucht wird, erscheint dann auf den jeweiligen Rechnungen.
Lastschrift-Status "wurde erteilt"
Lastschrift-Status "wurde erteilt"

Hat Ihnen der Versicherte eine Einzugsermächtigung erteilt und wählen Sie diesen Status dementsprechend aus, so erscheinen darunter Eingabefelder, für die dazugehörige Bankverbindung.

Navigation: Abrechnungsfälle Pflege
Navigation: Abrechnungsfälle Pflege

Erstellen Sie nun einen Abrechnungsfall in der Maske "Abrechnungsfälle Pflege" für diesen Versicherten, für den Sie zuvor die Lastschrift-Einstellungen vorgenommen haben oder öffnen einen zurückgestellten Abrechnungsfall.
Wenn Sie möchten, dass die Lastschrift-Einstellungen für die Eigenanteilsrechnung und/oder Investitionskostenrechnung innerhalb dieses Abrechnungsfalls übernommen werden:

  1. Öffnen Sie den Reiter "Rechnungsadr." im Bereich "Sonstige Daten".
  2. Öffnen Sie dort den Reiter "RgAdr. EA" und/oder den Reiter "RgAdr. Inv" .
  3. Setzen Sie hier ein Kennzeichen bei „Einzugsermächtigung verwenden“.
Einzugsermächtigung verwenden
Einzugsermächtigung verwenden

Möchten Sie eine Privatrechnung an diesen Versicherten erstellen, haben Sie ebenfalls die Option das Kennzeichen für "Einzugsermächtigung verwenden" innerhalb des Reiters "RgAdr" zu setzen. Dies gilt auch für die Maske "Abrechnungsfälle Privat".

Hinweis: Die von Ihnen gesetzten Kennzeichen in den Abrechnungsfällen sind letztendlich ausschlaggebend.

  1. Sofern Sie in den Daten des jeweiligen Versicherten festgelegt haben, dass "bisher keine Ermächtigung" erteilt wurde und in einem Abrechnungsfall die entsprechenden Kennzeichen für die Verwendung einer Einzugsermächtigung gesetzt haben, erscheint eine Einzugsermächtigung als Beiblatt beim Rechnungsausdruck. Diese können Sie dem Versicherten zum Ausfüllen zuschicken oder überreichen. Sobald der Versicherte Ihnen das Formular ausgefüllt hat, ändern Sie den Status beim Versicherten in "Einzugsermächtigung erteilt".
  2. Sofern Sie in den Daten des jeweiligen Versicherten festgelegt haben, dass eine "Einzugsermächtigung erteilt" wurde und in einem Abrechnungsfall die entsprechenden Kennzeichen für die Verwendung einer Einzugsermächtigung gesetzt haben, erscheint ein entsprechender Vermerk auf der erstellten Rechnung: „Der Rechnungsbetrag wird wie vereinbart in den nächsten Tagen von Ihrem Konto (Kontonr.) mit der BLZ (Nummer) abgebucht.“
  3. Haben Sie in den Daten des jeweiligen Versicherten festgelegt, dass "keine Ermächtigung" vorhanden ist und Sie somit keine verwenden wollen, erscheinen die Optionen zur Verwendung der Einzugsermächtigung nicht in den Abrechnungsfällen.

Alle wichtigen Daten der Fahrtenplanung auf einen Blick

  • Fahrtenplanung: Die Dateneingabe wurde umstrukturiert, sodass jetzt die wichtigen Daten auf einer Bildschirmseite sichtbar sind und weniger Scrollen nötig ist. Zusätzlich gibt es nun eine Kompaktansicht, die über den Link in der Headerzeile eingestellt werden kann. 
Fahrtenplanung "Neueingabe"
Fahrtenplanung "Neueingabe"
  • In der Fahrtenplanung wurden für die "Erweiterte Suche" folgende Begriffe ergänzt: Zielort (Straße, PLZ, Ort), Transport-Nr und der Termin-Typ. Die Suche nach der Belegnummer wird demnächst folgen.
Fahrtenplanung "Erweiterte Suche"
Fahrtenplanung "Erweiterte Suche"

Pflege: Weitere Änderungen

  • SGB XI-Rechnungen werden nun auch als Sammelrechnungen für „Papierrechnung an Kostenträger“ zusammengefasst, sofern Sie dies in Ihrem Profil einstellen.
  • Der Druckerbutton in der Tourenplanung Pflege hat sich verändert. Um den Standard Tourenplan für alle Touren zu drucken, tragen Sie hier nichts ein. Wenn Sie eine detaillierte Tour mit allen Leistungen ausdrucken möchten, wählen Sie hier eine einzelne Tour aus. Zusätzlich finden Sie unten rechts das Datum des Ausdrucks.
  • SGB XII Rechnungen werden jetzt auch von der BFS angekauft, sofern Sie dies vom Support freischalten lassen.
  • Die Detailsuche innerhalb der Maske "Rechnungen" bietet nun die Suche nach Versichertennachname, -vorname, -geburtsdatum und -nummer. Gilt für Privatrechnungen / SGBXII-Rechnungen/ Eigenanteilsrechnungen / Beihilferechnungen.
Pflegebereich: "Rechnungssuche"
Pflegebereich: "Rechnungssuche"
  • Innerhalb der Tourenplanung (Tourenplan – Details ) finden Sie nun eine Schnellsuche, um Patienten schnell zu finden.
Pflegebereich: "Tourenplanung Details"
Pflegebereich: "Tourenplanung Details"
  • Kostenvoranschläge lassen sich nun auch für aktuellen Monat erstellen und drucken.
  • Über die Maske "Personal" lassen sich Rechte vergeben, die die Einsicht in die Touren und in den Dienstplan beschränken.

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