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So wird eine Rechnungsfahrt eingebuchtOb es Kurierdienste oder Personentransporte auf Rechnung sind, mit der DMRZ Flottenmanagement Software FleetQ ist das im Handumdrehen erledigt. Die Freischaltung der Fahrtenplanung ist für Sie kostenlos. Klicken Sie dazu einfach links im DMRZ-Menü auf ''Fahrtenplanung'' und bestätiigen die Aktivierung in der unteren Bildschirmhälfte. Wie Sie im Anschluß eine Rechnungsfahrt erfassen, zeige ich Ihnen jetzt...
Klicken Sie links im DMRZ Menü auf die Schaltfläche ''Fahrtenplanung'' und anschließend auf ''Neuer Datensatz''.
Um einen Transport als Rechnungsfahrt auszuweisen, wählen Sie bitte im Feld Termin-Typ den Eintrag ''Rechnungsfahrt''.
So weiß das System, dass es bei einer späteren Abrechnung keine elektronischen Rechnungen zu erstellen hat.
Zudem wird das Eingabeformular optisch automatisch angepasst, um eine Rechnungsfahrt komfortabel zu erfassen.
Fahren Sie fort mit Punkt 2.
Auswahl einer RechnungsfahrtTragen Sie in den zugehörigen Feldern alle Informationen zum Rechnungsempfänger ein, wie z.B. Anschrift, Zahlungsziel und Ansprechpartner.
Wird als Anrede keine Firma, sondern eine Person ausgewählt, variiert die Eingabemaske und wird durch die Felder ''IK Kasse'', Versichertennummer und Geburtsdatum erweitert.
Bitte beachten Sie, dass das Geburtsdatum aufgrund späterer Identifikation eine Pflichtangabe ist.
Eingabe des RechnungsempfängersIm nächsten Schritt machen Sie Ihre Angaben zum eigentlichen Transport. Welches Fahrzeug wird für den Transport verwendet? Welcher Fahrer übernimmt den Auftrag? Diese Angaben sind zur Abrechnung der Rechnungsfahrt nicht notwendig). Zudem können Sie in den Feldern ''Fahrgast/Kurierfahrt'' und ''Hinweis/Telefon'' die Position der Fahrt erfassen.
Erfassen der FahrdatenIm letzten Schritt geben Sie an, wann die Fahrt erbracht wurde und mit welchen Fahrkennzahlen abgerechnet werden soll. Im Feld ''Wiederholung'' können Sie zwischen Serienterminen oder Einzelterminen auswählen, um anschließend das Datum, Uhrzeit, Dauer der Fahrt und ggf. die Anfahrtszeit einzutragen.
Ist im Vorfeld ein Preis vereinbart worden oder bereits festgelegt, tragen Sie ihn im Feld ''Vereinbarungspreis'' ein und ergänzen die Angaben durch die Besetzt-km. Handelt es sich bei dem Transport und eine Hin- und Rückfahrt, setzen Sie den Haken entsprechend und bestätigen die vollständige Erfassung mit einem Klick auf die Schaltfläche ''Speichern'' entweder am oberen oder am unteren Bildschirmrand. Somit ist der Transport erfasst.
Maske zur Eingabe des Termins und der DauerNach dem Speichern wurde der Transport angelegt und ist in den Planungsansichten (Live, Tag, Woche oder Monat) sichtbar. Der Clou: Nachdem der Transport als ''Erledigt'' markiert wurde (siehe Screenshot unten), erzeugt das System automatisch den dazugehörigen Abrechnungsfall und kann anschließend von Ihnen zur Abrechnung freigegeben werden.
Klicken Sie dazu in die Maske ''Abrechnungsfälle'' links im DMRZ Menü und anschließend auf den orangefarbenden Haken des betroffenen Transports. Sobald Sie einen Rechnungslauf starten, wird dieser Transport abgerechnet und Sie erhalten in der Maske ''Rechnungen'' den passenden Beleg dazu.
Kontextmenü des Transports mit Statusanzeige "Termin ist erledigt"
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